Alles over de digitale loonstrook
Een kostenbesparende oplossing voor je salarisadministratie
Heb je toestemming van je medewerker, dan mag je een digitale loonstrook sturen. Zo kun je met één druk op de knop de maandelijkse salarisstroken beschikbaar maken. Maar aan welke wettelijke eisen moet een digitale loonstrook voldoen, wanneer moet je hem versturen, hoe kunnen werknemers hem inzien en hoe werkt een online salarisstrook maken?
Digitale loonstrook: waarom kiezen ondernemers ervoor?
Je bent als werkgever verplicht om je medewerkers te voorzien van een loonstrook. Verstuur je een digitale loonstrook, dan bespaar je materiaal-, print- en portokosten. Ook kun je een digitale salarisstrook automatisch opslaan in het digitale personeelsdossier. Daar hoef je dan ook geen kopieën meer van te bewaren. Heeft een medewerker toch een papieren loonstrook nodig, dan haalt hij deze zelf makkelijk uit het systeem.
De digitale versie van de salarisstrook is natuurlijk sneller waar hij moet zijn. Binnen een paar seconden na akkoord in het systeem, is hij bij de juiste persoon. Tel daarbij op dat een digitale loonstrook duurzamer is en AVG-technisch goed te beveiligen is, dan snap je waarom veel ondernemers de overstap van papier naar digitaal omarmen.
Wetgeving 2024 voor de digitale loonstrook
Je medewerker moet de loonstrook makkelijk kunnen begrijpen en je moet alle bedragen die erop staan omschrijven. Dit moet er volgens de wet minimaal op staan:
Naam van je bedrijf
Naam werknemer
Het brutoloon in geld
Vakantiebijslag (vakantiegeld)
Omschrijving van vergoedingen
De opbouw van het salaris (basisloon, prestatiebeloning, overwerkgeld, toeslagen, etc.)
Bedragen die op het salaris zijn ingehouden of die ermee zijn verrekend(pensioenpremie, loonbelasting, premie volksverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zvw, etc.)
Aantal uren dat een medewerker werkt volgens contract (bijvoorbeeld 32 uur per week)
Of de werknemer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een oproepovereenkomst heeft
Periode waarover salaris is betaald (loontijdvak)
Periode waarover je vakantiegeld hebt betaald
Wettelijk minimumloon voor deze werknemer
Tip: Lees meer over de berekening van bruto naar netto uurloon en maandloon.
Dit is anders sinds begin 2024
Sinds 1 januari 2024 geldt een wettelijk minimumuurloon. Er is geen wettelijk voorgeschreven minimumloon meer, maar één minimumuurloon. Hoeveel iemand verdient, wordt nu bepaald door het aantal uur dat iemand werkt. In januari 2024 steeg het minimumuurloon met 3,75% en 1 juli 2024 met 3,09% tot €13,69 per uur.. Ook ging de reiskostenvergoeding verder omhoog, van 0,21 per kilometer naar 0,22 per kilometer. Dit geldt zowel voor zakelijke kilometers als woon-werkverkeer. Ook de thuiswerkvergoeding is weer aangepast. Het maximale bedrag dat je als werkgever onbelast kan vergoeden ligt nu op €2,35 per dag.
Alleen nog een online loonstrook: mag dat?
Mag je als werkgever de overstap van papieren naar een digitale of online loonstrook zomaar maken? Nee, dat mag niet. Iedere medewerker heeft namelijk 3 mogelijkheden:
De papieren loonstrook: het traditionele A4-tje met de gegevens
Digitale loonstrook per mail: elke maand (of afgesproken periode) krijgt je medewerker een mail, met daarin de loonstrook als bijlage. De medewerker mag zelf aangeven op welk mailadres hij of zij de loonstrook wil ontvangen.
Online loonstrook: de digitale loonstrook wordt elke nieuwe periode aan het digitale personeelsdossier toegevoegd. Medewerkers moeten hun loonstrook daar zelf opzoeken en bekijken.
Let op: zolang je geen toestemming hebt om de loonstrook alleen digitaal aan te leveren, ben je als werkgever verplicht om je werknemers ook een papieren loonstrook te geven.
Een online loonstrook maken: hoe doe je dat?
Als je de salarisadministratie deels of helemaal uitbesteedt, kun je bij de boekhouder of salarisadministrateur navragen of ze de loonstrook online beschikbaar kunnen maken. Afhankelijk van de software die ze gebruiken kunnen ze jouw specificaties makkelijk toevoegen aan de loonstroken en die in het online personeelsdossier toevoegen.
Als je de loonadministratie zelf doet, dan ligt het aan je manier van werken hoe je een digitale loonstrook aanmaakt. Wil je gemakkelijk je salarisverwerking doen? Kijk dan eens naar de online oplossing van Loket.nl.
Werk je zonder softwarepakket voor salarisverwerking? Je kunt in Microsoft Excel en Google Spreadsheets ook loonstroken maken die je dan zelf digitaal kunt versturen naar je medewerkers.
Wanneer geef je een digitale loonstrook?
Of je een digitale loonstrook aanbiedt mag je als werkgever zelf weten. Wil je overstappen, dan moet je wel uitdrukkelijke toestemming hebben van je medewerkers om de salarisstroken alleen digitaal te versturen. Verder gelden voor de digitale loonstrook dezelfde eisen als voor de papieren versie:
Je bent verplicht een loonstrook te versturen bij de eerste loonbetaling, nadat iemand in dienst is getreden
Bij iedere loonbetaling die anders is dan de vorige loonbetaling
Is er niks veranderd, betaal je elke maand hetzelfde bedrag uit? Dan ben je niet verplicht een loonstrook te versturen.
Salarisstrook online inzien: hoe werkt dat voor je werknemer?
Verstuur je geen digitale loonstroken meer, maar werk je met online loonstroken? Dan moeten je medewerkers inloggen in hun digitale personeelsdossier om hun salarisspecificaties te kunnen bekijken. De meeste salarisverwerkingsprogramma's hebben hier een apart werknemersdeel voor, waar je medewerker kan inloggen.
