Zes tips om efficiënter te werken

Annemiek Tigchelaar is adviseur en trainer. Ze geeft organisaties praktisch en persoonlijk advies over efficiënt werken zonder stress. Ze schreef de boeken ‘Grip op je e-mail’ en ‘Stop de stapels’. We vroegen haar naar tips op het gebied van effectief werken.

1. Zorg voor orde

Tigchelaar: “Ik merk in de praktijk dat mensen weinig orde hebben in hun hoofd, in hun e-mail en hun planning. Ik geloof in orde. Als je geen orde hebt in je taken, dan werk je niet effectief. Je kunt dan wel plannen maken, maar als je niet weet wat er exact op je bordje ligt, zijn je plannen gedoemd om te mislukken. Veel bedrijven werken reactief, in de waan van de dag. Wil je grip op je zaken, dan dien je te weten wat je precies moet doen en hoe. Eerst orde brengen in je werkzaamheden is de basis.”

2. Eén plek voor je taakbeheer

“Belangrijk is om al je taken (to do’s) samen te voegen in één systeem en van daaruit te werken. Je e-mailprogramma heeft waarschijnlijk meer mogelijkheden dan je denkt. Veel bedrijven werken volledig vanuit Microsoft Outlook bijvoorbeeld. Niet alleen om e-mail te versturen, maar ook om hun contactpersonen en agenda te beheren. Andere bedrijven werken vanuit CRM-systemen of hebben speciale programma’s voor taakbeheer. Denk aan Evernote. Gebruik in ieder geval één vaste plaats om je taken te noteren en af te werken.”

3. Benut de mogelijkheden

“Werknemers werken gemiddeld drie uur per dag in hun e-mailprogramma. Als je daar niet goed mee overweg kunt, kun je gewoon niet goed je werk doen. Het is dus heel belangrijk alle mogelijkheden te kennen en te leren hier efficiënt mee te werken. Onderzoeken wat een programma precies kan en je werknemers heldere instructies hierover geven is voor organisaties een belangrijk winstpunt.”

3. Investeer in je werknemer

“Onwetendheid en onduidelijkheid kost bedrijven veel onnodige tijd en geld. Het gaat meestal om afspraken maken en weten hoe iets werkt. Als je niet weet dat iets anders kan, blijf je het altijd op dezelfde manier doen. Als je niet weet dat het handiger kan, werk je dus niet optimaal. Iedere organisatie kan efficiënter werken, maar daar moet je samen de tijd voor nemen. Je moet investeren in je werknemers. Veel bedrijven slaan instructietrainingen en opleidingen voor hun personeel over, want ze vinden het te duur in deze tijd van crisis. Heel begrijpelijk, maar als je uitrekent hoeveel het je kan opleveren, is het in de meeste gevallen een prima investering. Al werkt iemand maar 5 procent sneller en beter, daar heb je lange tijd profijt van.”

4. Leg afspraken vast

“Afspraken vastleggen gebeurt gelukkig steeds vaker binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een e-mailprotocol of een Twitter-protocol. Hoe ga je als bedrijf om met het versturen van e-mail of hoe ga je om met Twitter? Het is goed dit vast te leggen. Het geeft je werknemers duidelijkheid.”

5. Verander gedrag

“Bij veel organisaties werkt een rigoureuze omslag. Onlangs begeleidde ik een papier-opruimdag bij een bedrijf, als aanloop naar Het Nieuwe Werken. We organiseerden al het papier en lieten de werknemers wennen aan een papierloze omgeving. Sindsdien wordt er een stuk minder papier gebruikt en een groeiend aantal werknemers werkt nu volledig zonder papier. Vastgeroest gedrag veranderen kan dus wel.”

6. Zorg voor ritme

“De oude gedachte van rust, reinheid en regelmaat is niet zo gek. Als jij ‘s ochtends weet wanneer je opstaat, eet en je wast, geeft dat rust. Dan houd je energie over voor de moeilijke taken. Trek dit door naar je werk. Gebruik bijvoorbeeld een vast stramien: in de ochtend een vergadering, daarna je e-mail verwerken, daarna lunchen, etc. Zit je in een ritme, dan doe je het op een gegeven moment met je ogen dicht en houd je meer doorzettingsvermogen over voor lastigere klussen.”

Benut je persoonlijke klok

Individueel zijn er grote verschillen als het gaat om je biologische klok. Ongeveer 10 tot 15 procent van de bevolking is een uitgesproken ochtend- of avondmens. Ochtendmensen bereiken ongeveer één uur vroeger hun hoogste lichaamstemperatuur dan avondmensen. Ook ben je als ochtendmens vroeger alert dan avondmensen. Bij beide types kan een toename van stress worden gemeten als ze op het voor hen verkeerde tijdstip moeten presteren.

Werk als je energiek bent 

Mensen die 's ochtends enthousiast uit bed springen, zullen veel en efficiënt werk verzetten in de vroege ochtend. Ben je een uitgesproken avondmens, doe dan zo mogelijk 's avonds het werk waarvoor je helder en geconcentreerd moet zijn. Natuurlijk is niet iedereen vrij om zijn eigen werktijden te bepalen, maar als je die mogelijkheid wel hebt, benut die dan.

Ken je ritme: functioneer optimaal

Of je nu een ochtend- of een avondmens bent, je energiepeil en prestatieniveau zullen de hele dag schommelen. Houd het bijvoorbeeld eens een tijdje bij, zodat je beter weet wanneer je optimaal functioneert en wanneer het wat minder gaat. Daar kun je bij je dagplanning rekening mee houden: moeilijke taken doe je wanneer je je het energiekst voelt. Ben je moe en voel je je sloom en suf, dan reserveer je die tijd voor gemakkelijke routinetaken.

Tip: gebruik de Pomodoro-techniek

Je aandacht verdelen is de kunst. Een wetenschappelijk bewezen methode om dit efficiënt te doen is de pomodoro-techniek. Bij deze techniek werk je steeds periodes van 25 minuten geconcentreerd aan een bepaalde taak. Na 25 minuten volgen drie minuten pauze, waarna weer een nieuwe periode van 25 minuten kan worden gestart. Na de vierde keer mag een langere pauze genomen worden.

Eten, slapen en bewegen

Regelmatig bijtanken is een must als je efficiënt wil werken. Genoeg slapen, gezond eten en regelmatig bewegen zorgen voor lichamelijke en geestelijke energie. Maar ook regelmatig pauzes nemen draagt bij aan het energieniveau. Het lijkt misschien slimmer om bij grote drukte uren achter elkaar door te werken, maar een paar keer per dag ontspannen zorgt ervoor dat je uiteindelijk meer werk kunt verzetten.

Het soort lunch kan een groot verschil maken voor het verloop van je dag. Een slechte lunch leidt hoogstwaarschijnlijk tot een moeizame middag, omdat je je suf voelt en sneller afgeleid bent. Met een goede lunch ben je weer opgeladen, in balans en klaar om door te stomen.

Tip: Lunch later

De gemiddelde mens is op zijn scherpst rond 12.00 uur. Wil je efficiënt werken, benut dan die tijd en ga bijvoorbeeld pas lunchen rond 14.00 uur.

Een zware lunch met veel koolhydraten, zoals brood, wordt gewoonlijk gevolgd door een daling in productiviteit, omdat het veel energie kost om deze lunch te verteren. Toch moet je geen maaltijd overslaan. Doe je dat, dan zakt de bloedsuikerspiegel en daarmee je aandacht tot nul. Als je tussen de maaltijd liggende periodes opvult met zoetigheid en koffie gaat je stemming als een jojo op en neer. Deze stoffen verstoren het effect van je biologische ritme en hebben slechts zeer tijdelijk een positieve uitwerking op je productiviteit.

Stimuleer werknemers

Stimuleer ook je werknemers gezond te lunchen om de productiviteit hoog te houden. Voorzie hierin en vertel ze over het belang van een gezonde lunch op de juiste tijd.

Auteur

Raphael Klees

Elke week probeer ik ondernemers in Nederland te inspireren en vooruit te helpen. Dat doe ik als redacteur en hoofdredacteur van verschillende zakelijke websites. Mijn doel is de informatie voor bedrijven zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Daardoor kunnen ondernemers zich snel weer richten op hun bedrijfsvoering.