Meer gedaan krijgen in minder tijd: we willen allemaal efficiënter werken. Met de juiste tips en trucs kun je de productiviteit verhogen. We delen in dit artikel 9 tips op het gebied van effectief werken, opgesteld in samenwerking met Annemiek Tighelaar, en een lijst met software die je binnen je bedrijf in kunt zetten om processen te optimaliseren.
Wat is efficiënt werken?
Efficiënt werken betekent dat je met zo min mogelijk inspanning en tijd je werk kunt doen. Je werkt slimmer in plaats van harder. Je doet de juiste dingen op de juiste manier, waarbij je optimaal gebruik maakt van je tijd en middelen.
Verschil met effectief werken
Het is niet hetzelfde als effectief werken. Effectief werken is het doen van de juiste dingen, zonder daarbij nadruk te leggen op de tijd en inspanning die het je kost. Efficiënt werken richt zich op het optimaliseren van je processen, zodat je meer kunt doen in minder tijd.
Voordelen efficiënt werken: dit levert het op
Minder stress: je ervaart minder druk en hebt meer controle over je werk
Hogere productiviteit: je krijgt meer gedaan in minder tijd.
Betere kwaliteit van werk: meer tijd om je werk goed te doen
Meer tevredenheid: door de verlaagde werkdruk leidt tot meer tevredenheid en meer energie.
Effectief werken: 9 tips
Deze tips kregen we van Annemiek Tigchelaar, adviseur en trainer op het gebied van efficiënt werken zonder stress.
1. Creëer overzicht om effectief te werken
Tigchelaar: “Ik merk in de praktijk dat mensen weinig overzicht hebben in hun hoofd, in hun e-mail en hun planning. Ik geloof in overzicht. Als je geen overzicht hebt van wat je moet doen, dan werk je niet effectief. Veel bedrijven werken reactief, in de waan van de dag. Wil je grip op je zaken, dan dien je te weten wat je precies moet doen en hoe. Dat overzicht is de basis."
2. Eén plek voor je taakbeheer
“Belangrijk is om al je taken (to do’s) samen te voegen in één systeem en van daaruit te werken. Je e-mailprogramma heeft waarschijnlijk meer mogelijkheden dan je denkt. Je kunt niet alleen e-mail versturen, maar ook contactpersonen en agenda's beheren. Het programma kan verschillen, maar zorg dat je één vaste plaats hebt om je taken te noteren en af te werken."
3. Benut de mogelijkheden
“Werknemers werken gemiddeld drie uur per dag in hun e-mailprogramma. Als je daar niet goed mee overweg kunt, kun je je werk gewoon niet goed doen. Het is dus heel belangrijk alle mogelijkheden te kennen en te leren hoe je hier efficiënt mee kan werken. Onderzoek wat een programma precies kan en werknemers hierover heldere instructies geven is voor organisaties een belangrijk winstpunt.”
4. Investeer in je werknemer
"Onwetendheid en onduidelijkheid kost bedrijven veel onnodige tijd en geld. Iedere organisatie kan efficiënter werken, maar daar moet je samen de tijd voor nemen. Je moet investeren in je werknemers. Veel bedrijven slaan instructie-trainingen en opleidingen voor hun personeel over, want ze vinden het te veel tijd en/of geld kosten. Heel begrijpelijk, maar als je uitrekent hoeveel het je kan opleveren, is het vaak een prima investering."
5. Leg afspraken vast
“Afspraken vastleggen gebeurt gelukkig steeds vaker binnen organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een e-mailprotocol of een social media-protocol. Hoe ga je als bedrijf om met het versturen van e-mail of hoe ga je om met berichten van klanten op social media? Door dit goed vast te leggen, geef je werknemers duidelijkheid."
6. Zorg voor ritme
“De oude gedachte van rust, reinheid en regelmaat is niet zo gek. Ritmes geven rust, waardoor je energie overhoudt voor de moeilijke taken. Kijk of je een ritme kunt ontwikkelen voor je werk: in de ochtend een vergadering, daarna je e-mail verwerken, daarna lunchen, etc. Zit je in een ritme, dan doe je het op een gegeven moment met je ogen dicht en houd je meer doorzettingsvermogen over voor lastigere klussen.”
7. Benut je persoonlijke klok
Individueel zijn er grote verschillen als het gaat om je biologische klok. Ongeveer 10 tot 15% van de bevolking is een uitgesproken ochtend- of avondmens. Mensen die 's ochtends enthousiast uit bed springen, zullen veel en efficiënt werk verzetten in de vroege ochtend. Ben je een uitgesproken avondmens, doe dan zo mogelijk 's avonds het werk waarvoor je helder en geconcentreerd moet zijn.
8. Wissel werk en pauze af met de Pomodoro-techniek
Je aandacht verdelen is de kunst. Een wetenschappelijk bewezen methode om dit efficiënt te doen is de pomodoro-techniek. Bij deze techniek werk je steeds periodes van 25 minuten geconcentreerd aan een bepaalde taak. Na 25 minuten volgen drie minuten pauze, waarna weer een nieuwe periode van 25 minuten kan worden gestart. Na de vierde keer mag een langere pauze genomen worden.
9. Let op wat en wanneer je eet
De gemiddelde mens is op zijn scherpst rond 12.00 uur. Wil je efficiënt werken, benut dan die tijd en ga bijvoorbeeld pas lunchen rond 14.00 uur. Een zware lunch met veel koolhydraten, zoals brood, zorgt vaak voor een daling in productiviteit. Het kost veel energie om deze lunch te verteren. Dit betekent niet dat je de lunch moet overslaan. Dan zakt de bloedsuikerspiegel en daarmee je aandacht tot nul.
Let ook op je tussendoortjes. Als je tussen de maaltijd liggende periodes opvult met zoetigheid en koffie gaat je stemming op en neer. Deze stoffen verstoren het effect van je biologische ritme en hebben slechts zeer tijdelijk een positieve uitwerking op je productiviteit.
Systemen en software waarmee je efficiënter kunt werken
Er zijn heel veel systemen en softwarepakketten waarmee je efficiënter kunt werken. Welke voor jou werkt, hangt af van je doel en persoonlijke voorkeur. We delen hier een aantal programma’s en waar ze voor gebruikt worden. Vaak kun je met een gratis proefversie kijken of het voor jouw bedrijf werkt.
Systemen voor projectmanagement
Trello: tool waar je taken kunt verzamelen en beheren. Ook de mogelijkheid om met Scrum of Kanban-borden te werken.
Asana: projectmanagement tool met veel functies. Handig voor bedrijven die veel complexe projecten hebben.
Notion: gebruiksvriendelijke tool om taken te organiseren en beheren, ideaal voor teams die visueel werken
Systemen voor communicatie
Slack: platform voor teamcommunicatie, met chat, videovergaderingen en integraties met andere apps.
Zoom: online software voor videovergaderingen en online meetings
Tijdsregistratie
Toggle: tool waarin je tijd kunt registreren. Hoeveel tijd ben je aan welk project kwijt?
Harvest: tool voor tijdsregistratie met uitgebreide functies, geschikt voor teams.
Automatisering
Zapier: tool waarmee je workflows kunt automatiseren tussen verschillende apps
Integromat: krachtige tool om processen te automatiseren, met uitgebreide functies
IFTTT: gebruiksvriendelijke software om eenvoudige automatiseringen te creëren.
CRM
Salesforce: populaire CRM tool om klantrelaties mee te beheren
HubSpot: CRM tool met focus op marketing en sales
Pipedrive: eenvoudige CRM tool voor kleine teams.
Dit zijn maar een paar voorbeelden van de vele tools en software die je kunt gebruiken om efficiënter te werken. Probeer verschillende tools uit om te kijken wat het beste werkt voor jou en je team. Vaak kun je met een gratis versie al heel veel en is er een proefperiode om het verschil met de betaalde versie te ervaren. Ook kun je verschillende tools vaak samen laten werken voor nog meer efficiëntie.
