Wat is een goed zakelijk e-mailadres?
Zorg dat je betrouwbaar overkomt
Een zakelijke e-mail komt een stuk professioneler en betrouwbaarder over dan een standaard Gmail of Outlook e-mailadres. Maar hoe maak je zo'n zakelijk e-mailadres aan en waar moet je op letten?
Zakelijke e-mail: waarom nodig?
Als je een eigen bedrijf hebt, is het belangrijk om goed na te denken over de manier waarop je communiceert met je (potentiële) klanten en zakelijke partners. Je wilt tenslotte wel professioneel overkomen.
Stel je voor: je bent op zoek naar een schilder en vindt online een geschikt bedrijf. Als het zakelijke e-mailadres schildersbedrijfjansen@gmail.com is, komt dat minder professioneel over dan info@schildersbedrijfjansen.nl, vind je niet?
Al met al heeft een zakelijk emailadres drie grote voordelen:
Professionaliteit: Het laat zien dat je serieus bezig bent met je bedrijf.
Herkenbaarheid: Klanten zien direct van wie de e-mail afkomstig is.
Betrouwbaarheid: E-mails met een bedrijfsdomein worden minder snel als spam gemarkeerd.
Is een zakelijke e-mail verplicht?
Nee, een zakelijk e-mailadres is niet verplicht. Je kunt in theorie dus zonder problemen aan de slag met een Gmail of Outlook e-mailadres. Het is wel vaak een goed idee om een apart emailadres aan te maken voor je bedrijf, zo komen je zakelijke mails niet tussen de reclamemails terecht.
Let op: ben je nog deels in loondienst? Het is uiteraard niet zo handig om gebruik te maken van het e-mailadres van je werkgever.
Wat zet je voor de @?
Het is aan te raden om een e-mailadres te gebruiken dat eindigt op jouw eigen domeinnaam. Maar wat zet je voor het @? Veel bedrijven gebruiken een info@-adres. Dit is prima voor de algemene mail. Echter is het ook een anoniem adres en heb je als verzender geen idee wie de e-mail ontvangt. Daarom is het verstandig voor jezelf en je medewerkers aparte mailadressen aan te maken. Bijvoorbeeld johan@schildersbedrijfjansen.nl, peter@schildersbedrijfjansen.nl, etc. Op deze manier is het contact persoonlijker. Bovendien hoef je niet met z’n allen één mailbox bij te houden en dat kan verwarring voorkomen.
Tip: je kunt ook algemene inboxen aanmaken als sales@schildersbedrijfjansen.nl en facturen@schildersbedrijfjansen.nl.
Stappenplan voor het aanmaken van een zakelijk e-mailadres
Het aanmaken van een zakelijk mailadres is eenvoudiger dan je denkt. We leggen je in vijf stappen uit hoe het werkt.
1. Kies een e-mailprovider
De eerste stap is het kiezen van een provider. Via hen kun je namelijk een domein laten registreren, dit wordt het deel van je e-mailadres na de @. Een provider werkt samen met registry’s, dit zijn de beheerders van domeinextensies (.nl, .com, etc.). Er zijn verschillende aanbieders, zoals Yourhosting, TransIP of Strato. Let bij het kiezen vooral op hoeveel e-mailadressen je mag aanmaken per domein en hoeveel opslagruimte je krijgt per mailbox. Een ander belangrijk aandachtspunt is de beveiliging van de e-mailadressen.
2. Kies een domeinnaam
Vervolgens is het zaak om een domeinnaam te kiezen die past bij je bedrijf. Zorg dat de domeinnaam kort en krachtig is, en makkelijk te spellen. Je wilt voorkomen dat toekomstige klanten moeite hebben met het intikken van je zakelijke email. Idealiter is je domeinnaam je bedrijfsnaam, dat is wel zo makkelijk. Je kunt bij je provider controleren of een domeinnaam nog beschikbaar is. Het kan gebeuren dat de domeinextensie .nl niet beschikbaar is, maar .com wel.
3. Maak een e-mailaccount aan
Nadat je een provider hebt gekozen en een domeinnaam hebt geregistreerd, kun je je eerste zakelijke e-mailadres aanmaken. Hierbij een voorbeeld van hoe dit werkt bij Yourhosting:
Log in op je account bij de e-mailprovider.
Ga naar de sectie voor e-mailinstellingen of -beheer.
Klik op ‘nieuw e-mailaccount aanmaken’.
Voer de gewenste gebruikersnaam in (bijv. info@bedrijf.nl of jouwnaam@bedrijf.nl).
Stel een sterk wachtwoord in.
Bevestig en sla de instellingen op.
De stappen die je doorloopt, zullen bij andere providers vergelijkbaar zijn.
4. Configureer je e-mailprogramma
Je wilt je zakelijke e-mail natuurlijk eenvoudig kunnen beheren. Dit doe je door je e-mailaccount te configureren in een e-mailclient zoals Outlook, Apple Mail of Gmail. De meeste providers bieden stap-voor-stap handleidingen voor deze configuratie.
5. Communiceer je nieuwe e-mailadres
Nu je zakelijke e-mailadres is aangemaakt, is het tijd om het te gaan gebruiken. Informeer je klanten, partners en andere contacten over je nieuwe e-mailadres. Vergeet ook niet om je visitekaartjes, website en social media bij te werken met je nieuwe zakelijke e-mailadres.
Tip: Sommige providers bieden een catch-all-functie. Hiermee kun je alle mails die naar jouw domeinnaam laten doorsturen naar je inbox, zelfs wanneer het onderdeel voor het @-teken niet klopt.
