Als ondernemer maak je talloze plannen, van groei en marketing tot investeringen. Maar de echte uitdaging is om ze ook uit te voeren. Marjan Heemskerk (The Happy Financial) laat zien hoe je met duidelijke KPI’s (Key Performance Indicators) je plannen vertaalt naar concrete acties, voortgang meet én weet wanneer en hoe je moet bijsturen om je doelen echt te behalen. Na het lezen van dit artikel weet je precies hoe je jouw strategie meetbaar maakt en welke stappen nodig zijn om koers te houden.
Inhoud:
Waarom evalueren en bijsturen essentieel zijn
De meeste ondernemers hebben wel financiële rapportages en begrotingen, maar vergeten weleens de stap die daartussen zit: écht sturen. Tips die je eerder kon lezen: benut je administratie, maak je cijfers actief bruikbaar en niet alleen als reflectie van het verleden.
Evalueren en bijsturen zijn noodzakelijk omdat omstandigheden veranderen. Denk aan marktontwikkelingen, kostenstijgingen of veranderend klantgedrag. En omdat je alleen door te meten en bij te sturen voorkomt dat je achter de feiten aanloopt.
Wat zijn KPI’s en wat zijn goede KPI’s?
KPI staat voor Key Performance Indicator (kritische prestatie-indicator). Het is een meetwaarde waarmee je de voortgang richting je strategische doelen volgt. Een goed gekozen KPI is dus niet uitsluitend een financieel resultaat zoals omzet, maar juist iets waar je invloed op hebt én wat vooruit wijst.
Belangrijk is het verschil tussen meten wat is gebeurd en meten wat gaat gebeuren. Een resultaatmaat, zoals winst of omzet, laat vooral het eindresultaat zien. Handig om te weten, maar je kunt er niets meer aan veranderen. Een KPI kijkt juist vooruit: het meet factoren die invloed hebben op dat resultaat, zoals het aantal nieuwe klanten, het aantal openstaande offertes of de gemiddelde levertijd. Door die cijfers regelmatig te volgen, kun je op tijd bijsturen vóórdat het resultaat tegenvalt.
Gebruik daarbij het SMART-principe: zorg dat elke KPI specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden is. Zo weet je precies wat je wilt bereiken, hoe je het meet en wanneer je resultaat verwacht.
Stap-voor-stap: KPI’s opstellen
Hier volgt een praktisch proces dat je direct kunt toepassen om goede KPI’s op te stellen én te gebruiken voor sturing in je bedrijf.
Stel je strategisch doel vast (en maak deze SMART). Wat wil je bereiken en wanneer? Bijvoorbeeld: “Binnen 12 maanden een omzetgroei van 10% realiseren” of “De klantloyaliteit binnen een jaar met 15% verhogen”. Zorg dat het doel past bij de fase waarin je bedrijf zich bevindt,groei, winstgevendheid of stabiliteit, en dat het concreet en meetbaar is.
Bepaal de drijvers van dat doel. Wat beïnvloedt dit resultaat het meest? Denk aan sneller factureren, betere opvolging van leads of een hogere klanttevredenheid. Richt je op processen waarop jij daadwerkelijk invloed hebt met de middelen die je nu hebt.
Formuleer KPI’s die deze drijvers meten. Bijvoorbeeld: “80% van offertes binnen 24 uur verzonden” of “gemiddeld aantal factuurdagen < 30”. Kies KPI’s die iets zeggen over resultaat of gedrag, niet alleen over activiteit. Een KPI moet laten zien of je dichter bij je doel komt, niet alleen dat je ‘druk bezig’ bent.
Zorg dat je data hebt. Meetbaar betekent: betrouwbare data die actueel is. Zonder goede data kun je niet bijsturen. Leg vast waar de cijfers vandaan komen, wie ze bijhoudt en hoe vaak ze worden gecontroleerd.
Leg vast wie verantwoordelijk is en hoe vaak gerapporteerd wordt. Zonder eigenaarschap blijft het bij mooie plannen. Koppel elke KPI aan één verantwoordelijke en plan vaste evaluatiemomenten, bijvoorbeeld maandelijks. Zo blijft voortgang zichtbaar en kun je tijdig bijsturen.
Voorbeelden van relevante KPI’s
Afhankelijk van je branche en focus kun je kiezen uit verschillende soorten KPI’s: De kunst is om alleen díe indicatoren te gebruiken die echt iets zeggen over de prestaties van je bedrijf.
Financiële KPI’s
Financiële indicatoren helpen je om grip te houden op de gezondheid van je bedrijf. Denk aan brutomargepercentage (hoeveel winst je overhoudt na directe kosten) of de current ratio. Dit is de verhouding tussen je vlottende activa en kortlopende schulden. Een gezonde ratio (meestal tussen 1,2 en 2) laat zien dat je je rekeningen op tijd kunt betalen. Ook cashflow, liquiditeit en winst per productlijn geven inzicht in waar winst of risico’s ontstaan.
Voorbeeld van een financiële KPI:
Een freelance marketeer merkt dat haar winst achterblijft, terwijl de omzet stijgt. Door de brutomarge als KPI te gebruiken, ontdekt ze dat externe advertentiekosten harder stijgen dan verwacht. Ze besluit tarieven aan te passen en haar marge te monitoren en binnen twee maanden stijgt de winst met 12%.
Operationele of proces-KPI’s
Deze KPI’s geven inzicht in hoe efficiënt je interne processen verlopen. Denk aan het percentage correcte facturen, leveringen binnen afgesproken termijn of het foutpercentage per proces. Door dit structureel te meten, ontdek je knelpunten vroegtijdig en kun je verbeteringen onderbouwen met data in plaats van gevoel.
Sales- of commerciële KPI’s
Commerciële KPI’s meten hoe effectief je bent in het aantrekken en behouden van klanten. Belangrijke voorbeelden zijn het aantal nieuwe klanten per maand, de conversieratio van lead naar klant en de gemiddelde orderwaarde. Deze cijfers vertellen je niet alleen of je verkoopstrategie werkt, maar ook waar in je funnel de meeste verbetering mogelijk is.
Voorbeeld van een commerciële KPI:
Een softwarebedrijf ziet dat veel offertes niet worden omgezet in opdrachten. Door de conversieratio als KPI te meten, blijkt dat de opvolging te lang duurt. Na het instellen van een standaardprocedure (opvolgen van een verstuurde offerte binnen 48 uur) stijgt de conversie van 15% naar 28%.
Klant- of kwaliteits-KPI’s
Tot slot de KPI’s die iets zeggen over de ervaring van je klant. Denk aan klanttevredenheidsscore, herhaalaankopen of het retentiepercentage. Zulke cijfers helpen je om te meten of klanten niet alleen tevreden zijn, maar ook terugkomen. Zeker in dienstverlenende sectoren zijn dit vaak de meest waardevolle indicatoren voor duurzame groei.
Belangrijk: kies slechts enkele KPI’s waarop je de focus legt. Te veel indicatoren zorgen voor verwarring en leiden af van waar het echt om draait: sturen op resultaat.
Zet je plan om in actie: monitor en stuur bij
Een KPI is pas bruikbaar als je er ook consequent op monitort en actie onderneemt bij afwijking. Enkele praktische tips:
Maak een dashboard (in Excel, Google Sheet of een gespecialiseerde tool) waarin je wekelijks of maandelijks je KPI’s bijwerkt.
Plan vaste evaluatiemomenten in, bijvoorbeeld één keer per maand. Kijk naar de trend: gaat het goed, blijft het stabiel of wijkt het af?
Analyseer bij afwijking waarom iets gebeurt. Waarom is bijvoorbeeld het aantal nieuwe klanten gedaald?
Stel concrete bijsturingsacties op: denk aan automatisering, training van personeel of het inzetten van een andere marketing.
Controleer of je KPI’s nog relevant zijn. Wat vandaag belangrijk is, kan morgen minder zijn.
Veelgemaakte valkuilen (en hoe je ze vermijdt)
Enkele typische fouten die ondernemers vaak maken:
Te veel KPI’s: dan raak je het overzicht kwijt en verliezen mensen focus.
Geen actie gekoppeld aan KPI’s: meten is leuk, sturen is nodig.
Sturen op alleen financiële kengetallen: dat zegt weinig over de onderliggende processen.
Data niet op orde: zonder betrouwbare cijfers zijn je KPI’s voor de vorm.
KPI’s zonder eigenaarschap of frequentie: dan blijft het rapporteren en daar houdt het op.
Praktische eerste stappen om aan de slag te gaan met KPI's
Wil je meteen aan de slag? Begin klein en concreet.
Pak jouw strategisch doel voor de komende twaalf maanden en schrijf dit kort op.
Inventariseer welke processen of drijvers het meest bijdragen aan dat doel (bijvoorbeeld sales, klantservice of facturering). Maak per proces één of twee KPI’s.
Start met meten: maak een eenvoudige sheet met die KPI’s, bepaal de nulwaarde (huidige stand) en spreek een evaluatiemoment af (bijvoorbeeld eind van volgende maand). Leg vast wie verantwoordelijk is voor de meting en wat je gaat doen wanneer de KPI afwijkt.
Van saaie rapportage naar praktisch stuurinstrument
Van plan naar actie gaan betekent dat je niet alleen een doel stelt, maar ook meet en stuurt op de juiste indicatoren. Voor ondernemers betekent dit: houd het simpel, kies KPI’s die direct verband hebben met je belangrijkste processen, meet regelmatig, analyseer en stuur bij. Zo maak je van cijfers geen saaie rapportages, maar een praktisch stuurinstrument waarmee je bedrijf echt in beweging blijft.
