Eerste hulp bij Exporteren

Wat is een CN22-formulier?

Een CN22 is een douaneverklaring die je nodig hebt voor het versturen van pakketten naar bestemmingen buiten de EU. In principe is een CN22 alleen verplicht voor pakketten die je verstuurt met PostNL.

Voor internationale zendingen wordt PostNL namelijk beschouwd als een postale vervoerder of nationale postdienst. PostNL is de officiële postdienst van Nederland en dat heeft invloed op de vereisten voor douanedocumentatie bij het verzenden van pakketten naar bestemmingen buiten de EU. Dat heeft te maken met het feit dat PostNL onder de Wereldpostunie (Universal Postal Union, UPU) valt.

Dit netwerk bestaat uit nationale postdiensten die samenwerken om internationale postzendingen te verwerken. Als lid van de UPU hanteert PostNL de standaardprocedures en -documenten die binnen dit netwerk zijn vastgesteld, zoals de CN22- en CN23-formulieren.​

CN22 of CN23 formulier niet verplicht voor commerciële koeriersdiensten

Dat werkt anders bij commerciële koeriersdiensten: bedrijven zoals DHL, DPD, UPS en FedEx opereren onafhankelijk van het UPU-netwerk. Zij hanteren hun eigen procedures en werken meestal met een commerciële factuur in plaats van CN22- of CN23-formulieren voor douaneaangiften.​ Hoewel het bij commerciële koeriersdiensten zoals DHL of DPD niet altijd verplicht is, wordt het toch aanbevolen om ook een CN22 te gebruiken om eventuele vertragingen bij de douane te voorkomen.

Wat staat er in een Douaneverklaring CN22?

In een CN22 staat informatie over de inhoud van het pakket: wat erin zit, wat de waarde is, wie er betrokken zijn bij het transport en wie de verzender en ontvanger zijn. Met deze informatie kan de douane van het land in kwestie monitoren wat er een land binnenkomt en uitgaat. Op basis van de Commercial Invoice (bij e-commerce pakketten) kunnen ze dan ook bepalen of er invoerrechten betaald moeten worden.

CN22 of douaneverklaring CN23

Naast een CN22 is er ook een CN23. Wat is het verschil tussen een CN22 en een CN23? Het komt erop neer dat een CN23 bedoeld is voor pakketten die zwaarder zijn en een hogere waarde hebben. Vandaar dat een CN23 ook meer informatie bevat.

Verschillen CN22 en CN23

Hoe vul je een CN22 correct in?

Natuurlijk wil je dat je pakket op de bestemming aankomt. Vandaar dat de informatie op het formulier goed ingevuld moet zijn. Geef de correcte informatie over:

• Het soort zending. Voor de meeste webshops zal het gaan om de verkoop van goederen. Andere opties zijn: documenten, een geschenk, een handelsmonster.

• Beschrijving van de inhoud. Geef correct weer wat er in het pakket zit, dus bijvoorbeeld de hoeveelheid, het gewicht en de verkoopwaarde in euro (ex. btw)

• Internationale goederencode (HS-code) en land van oorsprong. De HS-code bestaat uit 10 cijfers, waarvan de eerste 6 staan voor het land van oorsprong. De overige cijfers van de HS-code geven aan in welke categorie het product valt. Als het product geen categorie heeft, kun je alleen de eerste 6 cijfers invullen.

• Ondertekening. De CN22 moet gedateerd en ondertekend zijn.

Tip: vul het formulier in het Engels in. Daarmee vergemakkelijk je het douaneproces.

Hoe vul je een CN23 correct in?

Voor een CN23 moet je meer gedetailleerde informatie verstrekken. Dat heeft vooral te maken met het feit dat het meestal om duurdere zendingen gaat. ​Bij zendingen met een hogere waarde wil de douane meer zekerheid over de inhoud van het pakket en of er invoerrechten, btw bij uitvoer (meestal 0%) of andere heffingen van toepassing zijn. Ook gaat het bij een CN23 meestal om een groter en zwaarder pakket, wat meer impact heeft op de logistiek en douaneafhandeling. Meer informatie helpt de douane om de inhoud correct te classificeren, risico’s in te schatten, en indien nodig de juiste controlemaatregelen toe te passen.

Verplicht in te vullen op een CN23 formulier

• Volledige gegevens van afzender en ontvanger. Inclusief namen, adressen en contactinformatie.

• Uitgebreide beschrijving van de inhoud. Specificeer elk item met type, hoeveelheid artikelen, gewicht per product, waarde per artikel, HS-code en land van oorsprong.

• Verzenddetails. Vermeld het betaalde portobedrag en de plaats en datum van verzending.

• Aanvullende documenten. Voeg indien nodig facturen, certificaten of vergunningen toe.

• Datum en handtekening: Bevestig de juistheid van de informatie die je hebt verstrekt.

De CN23 wordt meestal aan de buitenkant van het pakket bevestigd, samen met de CP71 verzendnota in een transparante envelop.

Belang van correcte douaneverklaringen

Het correct invullen van CN22 en CN23 formulieren is cruciaal om vertragingen, boetes of terugzendingen te voorkomen. Onjuiste of onvolledige informatie kan leiden tot extra controles of weigering van de zending door de douane.

Aanvullende documenten bij internationaal verzenden

Steeds meer ondernemers zien dat er in het buitenland, ook buiten de EU, mogelijkheden liggen. Waar we voorheen vooral goederen van buiten de EU importeerden, gaan we steeds meer internationaal versturen. Denk hierbij ook aan luchtvrachtzendingen, waarvoor je de Air Waybill nodig hebt, en de Bill of lading voor zeevracht. Welke weg je ook kiest, zorg ervoor dat je zo min mogelijk oponthoud oploopt door te kiezen voor de juiste documenten.

Lees ook het artikel: Alles over importheffingen

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.