Overeenkomsten met klanten, leveranciers en opdrachtgevers

Communiceren, het bespreekbaar maken van mogelijke problemen, is dé manier om (juridische) conflicten en kleinere problemen met klanten, opdrachtgevers en leveranciers te voorkomen. Dat betekent dat je vooraf goede afspraken moet maken met klanten, opdrachtgevers en leveranciers. Je legt die vast in een overeenkomst, ofwel contract.

De overeenkomst

Een overeenkomst ontstaat wanneer de ene partij aangeeft dat hij een overeenkomst wil aangaan - een aanbod doet - en de andere partij dit 'aanbod' aanvaardt. Ook als dit mondeling gebeurt, is er sprake van een overeenkomst. Leg in dat geval wel alsnog het aanbod en de aanvaarding schriftelijk vast. De inhoud, en zelfs het bestaan, van een mondelinge overeenkomst is namelijk bijna niet te bewijzen. Alleen als een en ander op papier of in een e-mail staat en door middel van ondertekening door de andere partij is aanvaard, is de overeenkomst bewezen.

Rechten en plichten

Je kunt de afspraken die je maakt in principe op elke manier vastleggen, maar zorg wel dat duidelijk is wat de rechten en plichten van beide partijen zijn. Je voorkomt op die manier een mogelijk geschil, en mocht dat toch ontstaan, dan kan het van belang zijn tijdens de juridische procedure. Een rechter kijkt namelijk naar wat in de overeenkomst is vastgelegd. Is dat niet duidelijk of voor meerdere uitleg vatbaar, dan kijkt hij naar wat partijen voor ogen hadden bij het aangaan van de overeenkomst en geeft aan de hand daarvan zijn oordeel.

Wat staat erin?

Wat precies in een overeenkomst moet worden opgenomen, verschilt van geval tot geval, afhankelijk van de afspraken die partijen met elkaar maken. Daarbij is ook van belang of het een overeenkomst is met een zakelijke partij of met een consument. Een aantal algemene zaken staan er altijd in, zoals de partijen die de afspraak maken en en om welke prestaties het gaat. Een checklist: welke zaken moet ik in een overeenkomst of contract vastleggen? Een uitgebreid overzicht met wat je in contracten kunt opnemen met een toelichting per aandachtspunt (o.a. aansprakelijkheid) vind je in het e-book Eerste hulp bij juridische zaken.

Problemen voorkomen

Ga voor het aangaan van de overeenkomst na welke problemen zouden kunnen ontstaan. Je kunt daar vervolgens bij het opstellen van de overeenkomst op anticiperen door afspraken te maken over hoe partijen in die gevallen handelen. Bijvoorbeeld:

• Kun je de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst ook daadwerkelijk nakomen?

• Is je bedrijf voor nakoming afhankelijk van anderen? 

• Wat zijn realistische

  ?

• Hoe betrouwbaar is de wederpartij? Is zekerheidstelling nodig?

• Is er specifieke wetgeving van toepassing waarvan niet kan worden afgeweken?