Een salaris noemen in vacatures, niet meer vragen naar het vorige loon en kunnen uitleggen waarom medewerkers verschillend verdienen. De nieuwe regels voor loontransparantie raken ook kleine werkgevers. Met duidelijke salarisafspraken en een eenvoudig functiehuis bereid je je bedrijf erop voor.
Meer openheid over beloning en salarisverschillen
De Europese regels moeten nog worden verwerkt in Nederlandse wetgeving. De precieze inhoud en ingangsdatum kunnen daarom nog veranderen. De richting is wel duidelijk: werkgevers moeten meer openheid geven over beloning en salarisverschillen beter kunnen onderbouwen.
Begin met een eenvoudig functiehuis
In een klein bedrijf ontstaan functies vaak vanzelf. Een medewerker begint als allrounder en krijgt er gaandeweg taken en verantwoordelijkheden bij. Daardoor wordt het lastig om uit te leggen wat een functie precies inhoudt en waarom de ene medewerker meer verdient dan de andere.
Een functiehuis geeft structuur. Hierin beschrijf je per functie de belangrijkste taken, benodigde vaardigheden en verantwoordelijkheden. Daarna vergelijk je de functies en koppel je ze eventueel aan functiegroepen en salarisschalen.
Bij functiewaardering zijn vier criteria belangrijk:
Vaardigheden: welke kennis, opleiding en ervaring zijn nodig?
Inspanning: hoeveel mentale of lichamelijke inspanning vraagt het werk?
Verantwoordelijkheden: is iemand verantwoordelijk voor bijvoorbeeld klanten, collega’s, projecten of budgetten?
Arbeidsomstandigheden: gaat het om fysiek zwaar werk, onregelmatige tijden of bijzondere veiligheidsrisico’s?
Beoordeel iedere functie aan de hand van dezelfde criteria. Kijk eerst naar het werk en daarna pas naar de persoon. Vraag dus niet waarom Anna meer verdient dan Lisa, maar welke relevante verschillen er bestaan tussen hun functies, ervaring of verantwoordelijkheden.
Je hoeft hiervoor geen uitgebreid HR-systeem op te zetten. Maak een lijst van de functies binnen je bedrijf, schrijf per functie een korte beschrijving en zet functies die ongeveer even zwaar zijn bij elkaar. Aan iedere functiegroep kun je vervolgens een salarisbandbreedte koppelen.
Zet het salaris in je vacature
Volgens het wetsvoorstel moet je een sollicitant vóór de salarisonderhandeling informeren over het loon of de salarisbandbreedte. De eenvoudigste manier is om die informatie meteen in de vacature te zetten.
Een formulering als ‘marktconform salaris’ of ‘salaris in overleg’ biedt weinig duidelijkheid. Schrijf bijvoorbeeld: Salaris: € 3.200 tot € 3.700 bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van relevante ervaring en kwalificaties.
Maak duidelijk waarop de uiteindelijke inschaling is gebaseerd. Denk aan werkervaring, vakkennis of het niveau waarop iemand de functie kan uitvoeren. Heb je een cao, controleer dan welke salarisschalen en andere bepalingen gelden.
Een salarisbandbreedte kan je bovendien tijd besparen. Kandidaten zien meteen of het salaris bij hun verwachtingen past. Daardoor voer je minder gesprekken die uiteindelijk op de arbeidsvoorwaarden stuklopen.
Vraag niet naar het vorige salaris
Ook het sollicitatiegesprek verandert. Vragen als ‘Wat verdien je nu?’ en ‘Wat verdiende je bij je vorige werkgever?’ zijn straks niet meer toegestaan. Dat geldt ook als een recruiter of ander bureau namens jou personeel werft.
Een kandidaat mag het salaris wel uit eigen beweging noemen. Gebruik het alleen niet automatisch als uitgangspunt voor je aanbod. Vraag liever: ‘Welke salarisverwachting heb je bij deze functie?’ Zo richt je het gesprek op de nieuwe baan in plaats van op het salarisverleden van de kandidaat.
Loop daarom je standaard sollicitatievragen na en zorg dat iedereen die bij de werving betrokken is van de regels op de hoogte is.
Bereid je voor op vragen van medewerkers
Werknemers mogen hun salaris onderling bespreken. Een bepaling in een arbeidsovereenkomst die dat verbiedt, wordt onder de nieuwe regels nietig. Controleer daarom je arbeidscontracten en personeelshandboek.
Medewerkers krijgen volgens het wetsvoorstel ook recht op informatie over hun eigen loonniveau en over de gemiddelde loonniveaus van mannen en vrouwen die gelijk of gelijkwaardig werk doen. Dat betekent niet dat je zomaar het exacte salaris van een collega moet delen. Je moet wel kunnen uitleggen hoe salarissen tot stand komen.
Een salarisverschil is niet automatisch verboden. Relevante ervaring, verantwoordelijkheden of de zwaarte van het werk kunnen een verschil rechtvaardigen. Een antwoord als ‘dat hebben we destijds zo afgesproken’ is alleen onvoldoende. Leg uit welke criteria je gebruikt, hoe de functie is ingedeeld en wat nodig is om binnen de salarisschaal door te groeien.
Let op de bewijslast
Houd je je niet aan de transparantieverplichtingen en stelt een werknemer dat sprake is van loondiscriminatie, dan kan de bewijslast bij jou komen te liggen. Je moet dan aantonen dat het salarisverschil niet discriminerend is.
Leg daarom vast hoe je functies beoordeelt, salarissen bepaalt en medewerkers inschaalt. Controleer ook of bestaande salarisverschillen objectief te verklaren zijn. Is dat niet het geval, onderzoek ze dan en corrigeer ze waar nodig.
Zo bereid je je bedrijf voor
Met deze stappen leg je een goede basis:
Beschrijf alle functies binnen je bedrijf.
Beoordeel ze aan de hand van dezelfde vier criteria.
Koppel functies aan duidelijke salarisbandbreedtes.
Controleer of bestaande salarisverschillen uitlegbaar zijn.
Vermeld het salaris of de bandbreedte in vacatures.
Schrap vragen over het huidige of vorige salaris.
Controleer contracten op afspraken over salarisgeheimhouding.
Leg vast hoe medewerkers kunnen doorgroeien.
Loontransparantie kan lastige gesprekken opleveren, maar duidelijkheid werkt ook in je voordeel. Vacatures worden concreter, salarisbeslissingen beter uitlegbaar en medewerkers weten beter waar ze aan toe zijn.
Benieuwd hoe goed jouw bedrijf is voorbereid? Doe de gratis scan van Van Spaendonck! Met deze scan zie je in drie minuten wat je nog moet regelen, in begrijpelijke taal. Aan het einde ontvang je een actielijst met punten waar je direct mee aan de slag kunt.
