Hoe maak ik een vakantieplanning voor mijn bedrijf?

In de zomer gaan veel werknemers een aantal weken op vakantie. Het is nog een hele klus om binnen het bedrijf alle vakantieplannen op elkaar af te stemmen. Daarom hier een aantal tips om de vakantieplanning overzichtelijk te maken.

Tijdig vakantiedagen doorgeven

Het is natuurlijk handig als personeelsleden zo snel mogelijk hun vakantiedagen doorgeven. Probeer daarom al vroeg in het jaar een beeld te krijgen wie er wanneer weg zou kunnen gaan. Bij je een globale planning kun je vaak al rekening houden met de schoolvakanties. Werknemers met schoolgaande kinderen zijn namelijk aan een aantal weken gebonden waarin de kinderen vakantie hebben. Bekijk een overzicht van de schoolvakanties en vrije dagen in 2018.

Inventarisatie van werkzaamheden

Inventariseer ook hoe het werkaanbod zich in de vakantieperiode zal ontwikkelen. In sommige branches zie je dat het werkaanbod in vakantieperiodes lager wordt, in andere branches is dat juist meer, zoals in de horeca.

Afspraken in arbeidsovereenkomst

Spreek duidelijk met je werknemers af hoe vakantiewensen worden gehonoreerd. Bijvoorbeeld: niet langer dan drie weken aaneengesloten, werknemers met schoolgaande kinderen krijgen voorrang, en tijdens de belangrijkste vakantieperiodes kunnen geen extra vrije dagen worden opgenomen. Dit zijn regelingen die in een arbeidsovereenkomst moeten worden opgenomen.

Beperken werkzaamheden tijdens vakantieperiodes

Beperk eventueel de werkzaamheden tijdens de grote vakantieperiodes. Dus bijvoorbeeld:

• Geen onderhoud plannen

• Geen cursussen en trainingen aan het personeel aanbieden

• Indien mogelijk de productie beperken

• Indien mogelijk een korte collectieve vakantie plannen

Bedenk maatregelen voor onderbezetting

Er is een grote kans dat werknemers toch tegelijk op vakantie willen. Er zijn een aantal mogelijkheden om onderbezetting op te vangen:

• Wellicht kunnen parttime krachten in de vakantie vaker werken

• Uitzendkrachten

• Stagiaires 

• Vakantiehulpen

Let wel op: al deze oplossingen voor onderbezetting hebben ook nadelen en zijn niet in elk bedrijf toepasbaar. Het uitgangspunt moet in elk geval zijn dat werknemers die niet op vakantie zijn, niet extra hard en lang moeten werken. Hiermee loop je het risico dat de thuisblijvers die wel werken, overbelast raken. Uitzendkrachten of vakantiehulpen kunnen dus vaak uitkomst bieden. Lees hier meer over vakantiekrachten.

Overleggen

Idealiter gaat elke werknemer in een andere periode op vakantie, maar in de praktijk zal dit niet vaak voorkomen. Als verschillende werknemers in dezelfde periode op vakantie willen, betrek deze personen dan bij het planprobleem. Laat de medewerkers zelf proberen met een oplossing te komen. Komen ze er onderling niet uit, dan moet jij als werkgever een keuze maken. Spreek met de ‘verliezer’ af dat hij of zij volgend jaar voorrang krijgt bij de vakantieplanning.

Planning

Het is handig om voor de vakantieplanning een groot planbord op te hangen in je bedrijf. Geef met stickertjes of kruisjes aan wanneer wie op vakantie is. Zo heb je het in één oogopslag helder voor ogen wie er wanneer op vakantie is en weten werknemers dit ook van elkaar. Om zelf een vakantieplanning te maken is het handig om in excel een schema te maken. Geef per werkdag aan of een werknemer er is, zo zie je gelijk al waar er problemen ontstaan.