Hoe zorg je voor een optimale bezetting en geef je toch iedereen zijn welverdiende vakantie? Dan moet je een goede vakantieplanning maken. In dit artikel leer je wat een vakantieplanning is en hoe je er zelf een kunt maken. Gewoon in Excel of met behulp van een softwareprogramma.
Wat is een vakantieplanning?
Een vakantieplanning is een overzicht waarin je bijhoudt wie wanneer vakantie heeft. In dit document breng je de vakanties en vrije dagen van elke medewerker in kaart. Zo kun je zien wanneer je mogelijk in de knel komt met de bedrijfsvoering. Met een goede vakantieplanning voorkom je onderbezetting, verstoorde bedrijfsprocessen en gedoe tussen medewerkers. Het geeft duidelijkheid en structuur aan het verlof binnen de organisatie.
Afspraken in arbeidsovereenkomst
Check voordat je een vakantieplanning maakt, welke afspraken er juridisch binnen jouw bedrijf gelden over verlof. Dit kun je vinden in de arbeidsovereenkomst of de cao. Zo kan er staan dat verlof niet langer dan 3 aaneengesloten weken mag duren, medewerkers die gebonden zijn aan de schoolvakanties voorrang krijgen of dat er tijdens de drukste periodes van het bedrijfsjaar geen vrije dagen worden opgenomen.
Tips voor het maken van een vakantieplanning
Het maken van een vakantieplanning lijkt op het maken van een werkrooster. Alleen kijk je niet naar wie er wèl is, maar naar wie er niet is. Ook kan een vakantieplanning vragen om compromissen. Er zijn bepaalde periodes, denk aan vakanties en feestdagen, waarin veel mensen vrij willen zijn. Maar als het bedrijf gewoon open is, kan niet iedereen tegelijk verlof opnemen. Met een vakantieplanning creëer je duidelijkheid. Hoe zorg je ervoor dat het maken van die planning zo soepel mogelijk verloopt?
Stel deadlines op voor de aanvraag van verlof Vervelend als iemand moet wachten met boeken tot een collega heeft bedacht wanneer hij of zij vakantie wil. Met een deadline kun je last minute stress voorkomen. Bekijk in welke periodes veel mensen vrij willen, denk aan de zomervakantie of tussen kerst en oud en nieuw, en zet voor die periodes een duidelijke deadline. Dan is er genoeg tijd om wijzigingen aan te brengen of vervanging te regelen.
Bepaal de minimale bezettingsgraad Hoeveel mensen moeten er minimaal aanwezig zijn om het bedrijf op een fijne en goede manier te laten draaien? Zijn er dingen die je kunt doen als er minder mensen zijn? Communiceer dit met je medewerkers zodat zij hier al rekening mee kunnen houden.
Check de knelpunten Als iedereen zijn wensen heeft doorgegeven of de deadline voorbij is, ga je op zoek naar knelpunten. Waar willen veel medewerkers tegelijk vakantie? Kun je dit opvullen met een parttimer die een dag extra wil werken of een oproepkracht? Kan dit niet, dan moet je als team in gesprek. Hoe kun je dit samen oplossen?
Voer de moeilijke gesprekken Een gesprek over vakanties die verschoven moeten worden, gaat zelden soepel. Maar doe dit wel zo snel mogelijk, zodat er ruimte is om de opties te verkennen. Iemand met schoolgaande kinderen zit nou eenmaal aan de schoolvakantie vast, maar dat betekent niet dat mensen zonder kinderen nooit in die periode op vakantie kunnen.
Wees redelijk Als vorig jaar collega X heeft geschoven, dan mag die nu die populaire weken vrij. Kijk ook naar andere vakanties. Heeft iemand alle feestdagen in het voorjaar omgetoverd tot een lang weekend en heeft een andere collega die dagen opgevangen? Dan kan het nu wellicht andersom.
Vakantieplanning maken voor personeel in 6 stappen
Een mooi Excelbestand of een uitdraai uit de software: hoe je de vakantieplanning maakt, maakt niet zoveel uit. Met deze 6 stappen kom je tot een vakantieplanning voor je personeel, met een optimale bezetting binnen je bedrijf.
Stap 1: start op tijd Het kost tijd om verlofaanvragen te verzamelen. Niet alleen moeten mensen bekijken wanneer ze vakantie willen, maar ook zij zijn afhankelijk van anderen. Partners, kinderen, etc. Zet niet alleen de deadline voor het aanvragen van verlof ver voor de vakantie, maar begin ook op tijd met het herinneren van medewerkers aan de deadline.
Stap 2: bepaal de bezetting Om welke periode gaat het en welke bezetting heb je nodig? In een rustige periode kun je af met minimale bezetting, maar vallen populaire verlofperiodes samen met topdrukte - dan is het een ander verhaal. Markeer de dagen waarop het druk is binnen je bedrijf en de dagen dat er vaak verlof aangevraagd wordt. Data uit het verleden kunnen je hier meer inzicht over geven, zodat je weet waar je knelpunten kunt verwachten en daar tijdig op in kunt spelen.
Stap 3: maak een conceptplanning Vul de verlofdagen die je hebt ontvangen in. Dit kan in een kalender in excel, in HR-software of op papier. Bekijk eerst wat er gebeurt als je ieders aanvragen goedkeurt. Ontstaan er geen problemen, moet je vervanging regelen of moeten er mensen schuiven in hun vakanties om de planning rond te krijgen?
Stap 4: overleg en zorg voor flexibiliteit Op basis van stap 3 heb je een conceptplanning. Deel deze met je medewerkers en geef de mogelijkheid tot feedback. Soms moeten medewerkers hun vakanties aanpassen en dat zijn vaak niet de makkelijkste gesprekken. Voer deze gesprekken zo snel mogelijk en denk mee in oplossingen.
Stap 5: communiceer de definitieve planning Deel de definitieve planning zo snel mogelijk met je team. Zo weet iedereen wie wanneer vakantie heeft. Dit maakt ook het overdragen van werk of extra inplannen van parttimers of oproepkrachten makkelijker.
Stap 6: maak gebruik van vervanging Kunnen medewerkers elkaar vervangen tijdens vakanties? Zijn er parttimers die een dag extra kunnen werken? Kun je oud-medewerkers of oproepkrachten inzetten? Door de vakantieplanning op tijd rond te hebben, kun je onderbezetting voorkomen.
Knelpunten in de verlofplanning voorkomen
Aan de ene kant kun je knelpunten in de planning voorkomen door te werken met vakantiekrachten, oproepkrachten of parttimers die extra werken. Aan de andere kant kun je ervoor zorgen dat de werkdruk lager ligt tijdens de vakantieperiodes. Bijvoorbeeld door geen onderhoud te plannen, geen cursussen en trainingen aan te bieden en waar mogelijk de productie af te schalen of gewijzigde openingstijden te hanteren.
Kijk wat voor het bedrijf en de medewerkers het beste werkt. Hoe beter je voorbereid bent op populaire verlofperiodes, hoe makkelijker je erop in kunt spelen.
Vakanties en feestdagen
Op welke feestdagen moet je werknemers betaald vrij geven? Zijn Kerst, Goede Vrijdag, Pinksteren en Koningsdag bijvoorbeeld verplicht vrije dagen? En wanneer zijn de schoolvakanties? Bekijk een overzicht van feestdagen en vakanties en de regels voor vrij geven.
