Je moet er natuurlijk niet aan denken, maar een werknemer kan overlijden. Buiten tijd voor het rouwproces van jezelf en collega’s om, moeten er ook zakelijke dingen geregeld worden. Hoe zit het bijvoorbeeld met de overlijdensuitkering en waar moet je nog meer aan denken?
Wat moet ik allemaal regelen als een werknemer overlijdt?
Wanneer een werknemer van je overlijdt, zijn er verschillende zaken die je moet regelen, waaronder de overlijdensuitkering die je als werkgever verschuldigd bent aan nabestaanden.
De meeste zaken kun je (deels) overdragen aan een externe partij, maar je kunt het ook zelf regelen. Aan de ene kant moet je denken aan dingen waarmee je als onderneming medeleven toont. En aan de andere kant zijn er administratieve en financiële zaken die je moet regelen.
Medeleven tonen
Als een medewerker van je overlijdt, wil je natuurlijk je medeleven tonen aan de nabestaanden. Er zijn een aantal dingen die je kunt doen. Je bent niets verplicht, maar het is voor jezelf, je medewerkers en voor de nabestaanden vaak prettig als je het verlies met elkaar deelt. Zo getuigt een condoleancebrief aan de nabestaanden van je overleden werknemer van medeleven. Een gebaar dat zeker op waardering kan rekenen.
Protocol overlijden werknemer opstellen
Je hoeft de last trouwens niet helemaal zelf te dragen. Het is raadzaam om een protocol op te stellen dat houvast biedt in het geval dat een werknemer overlijdt. Daarin leg je bijvoorbeeld vast dat je iemand intern aanwijst die het contact met de nabestaanden onderhoudt en zorgt dat iedereen binnen de onderneming op de hoogte is van het overlijden van je werknemer. Dit kan bijvoorbeeld door het kopiëren van het rouwkaartje, zodat iedereen kennis heeft van de datum en plaats van de uitvaart.
Contact met de nabestaanden van je werknemer
Jij, of een contactpersoon, neemt contact op met de nabestaanden. Niet alleen om jullie medeleven over te brengen, maar ook om na te gaan of de nabestaanden prijs stellen op condoleancebezoek, aanwezigheid bij de uitvaart, een rouwadvertentie of een bloemstuk met een bedrukt lint.
Als de nabestaanden geen bezwaar maken tegen bovenstaande zaken, zorg dan dat alles op tijd is geregeld. Een krant heeft een deadline waar je rekening mee moet houden, en ook een bedrukt lint kost wat tijd. Zorg dat je weet wat je contactpersoon in de rouwadvertentie of op het lint laat drukken. Of bedenk zelf een tekst; wel zo persoonlijk. Ook kan je een (online) condoleanceregister openen waar medewerkers steunbetuigingen kunnen delen.
Na de uitvaart is het goed om nog een keer contact op te nemen met de nabestaanden, natuurlijk om te vragen hoe het gaat, maar ook om een afspraak te maken over teruggave van persoonlijke bezittingen van de overledene die nog op de werkplek zijn. Of over eigendommen van de onderneming die eventueel nog bij je werknemer thuis liggen, zoals een laptop of zakelijke smartphone.
Administratieve en financiële zaken afhandelen bij overlijden werknemer
Hiernaast moeten er ook zakelijke dingen worden geregeld. Hierbij moet je denken aan administratieve zaken en aan de financiële afwikkeling, zoals:
Automatische ontbinding arbeidsovereenkomst
Belangrijk om te weten: als een werknemer overlijdt, is de arbeidsovereenkomst van rechtswege automatisch beëindigd. Het arbeidscontract eindigt zonder opzegging. Je hoeft het contract dus niet op te zeggen. Er is ook geen sprake van ontslag. Het maakt hierbij niet uit of je werknemer een tijdelijk arbeidscontract of een vast contract had. Het overlijden is een ontbindende factor, die volgens de wet een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst.
Algemene bedrijfsadministratie
Wel moet in de administratie worden verwerkt dat de medewerker niet langer werkzaam is. Zo moeten bijvoorbeeld de personeelsadministratie en de salarisadministratie op de hoogte worden gebracht van het overlijden.
Lopende projecten overdragen
Lopen er projecten waar de werknemer individueel aan werkte? Dan moeten eventuele (externe) contacten omtrent het project op de hoogte gebracht worden. Er moet ook worden nagedacht over het overnemen van dergelijke projecten. Dit geldt ook voor afspraken. Zorg dat openstaande afspraken door een vervangende medewerker worden afgehandeld of dat ze worden beëindigd.
Overige zakelijke administratie
Niet alleen je eigen administratie, maar ook andere instanties moeten op de hoogte worden gebracht. Zo moet je medewerker afgemeld worden bij de Belastingdienst. En als je bijvoorbeeld een collectieve ziektekostenverzekering bij je onderneming hebt, moeten ook zij op de hoogte worden gesteld van het overlijden, net als bijvoorbeeld een pensioenverzekeraar.
Wettelijke overlijdensuitkering werkgever
Het is wettelijk bepaald dat nabestaanden recht hebben op een overlijdensuitkering. Nabetaling van salaris na overlijden is dus verplicht. Zo’n uitkering bij overlijden werknemer staat gelijk aan het loon dat je werknemer zou hebben ontvangen vanaf één dag na het overlijden tot en met één maand daarna. Daarvan mag je wel de bedragen van de Ziektewet of WIA-uitkering aftrekken.
Cao is leidend
In veel cao’s staan regelingen over uitzonderingen van de hoogte van de uitkering. Soms is het ruimer geregeld en ontvangen nabestaanden tot en met drie maanden na overlijden. Het is dus noodzaak om na te gaan waar de nabestaanden volgens jouw cao precies recht op hebben. De overlijdensuitkering is niet belast voor de inkomstenbelasting als hij niet meer dan drie keer het maandloon van je werknemer bedraagt.
Niet alle nabestaanden hebben recht op overlijdensuitkering
In de eerste plaats is de uitkering bedoeld voor de partner of echtgenoot waar de overledene mee samenleefde. Als een dergelijke nabestaande er niet is, hebben minderjarige kinderen recht op de uitkering. Als iemand kinderloos was, gaat de overlijdensuitkering naar degene waarmee de overledene in gezinsverband leefde en in wiens onderhoud de overleden medewerker voorzag.
Zijn er geen nabestaanden aanwezig, zoals hierboven beschreven? Dan hoef je geen overlijdensuitkering te betalen aan andere familieleden, zoals tweede- of derdegraads familieleden.
Eindafrekening opstellen
Naast de overlijdensuitkering, moet je meer financiële zaken regelen. Je moet een eindafrekening opstellen waarin alle laatste financiële zaken worden afgehandeld. Zo moet het salaris worden uitbetaald, de vakantiedagen worden berekend, het spaarloon of premiesparen worden afgehandeld en eventueel andere zaken worden geregeld als bijvoorbeeld pc-privé, een leaseauto of nabetalingen van de cao.
Probeer afspraken te maken met nabestaanden over financiën
Je kunt de financiële zaken het beste met de nabestaanden samen regelen. De kans is namelijk groot dat zij dingen over het hoofd zien. Maak dus na de uitvaart een persoonlijke afspraak met de nabestaanden. Dan kun je meteen de persoonlijke bezittingen van de medewerker afgeven aan de nabestaanden. Ook is het aan te raden een aantal weken na deze afspraak nog een keer contact op te nemen met de nabestaanden om te informeren of alles naar wens is verlopen en ze sterkte te wensen.
