Wat moet ik doen bij het overlijden van een medewerker?

Je moet er als ondernemer natuurlijk niet aan denken, maar het zou kunnen dat een personeelslid overlijdt. Buiten tijd voor je eigen rouwproces moeten er ook zakelijke dingen geregeld worden. Waar moet je aan denken?

Wat moet ik regelen?

Waneer een werknemer van je overlijdt, zijn er verschillende zaken die je zult moeten regelen. Dit kan door een contactpersoon gebeuren, maar ook door jou als werkgever. Aan de ene kant moet je denken aan dingen waarmee je als onderneming je medeleven toont, en aan de andere kant heb je administratieve en financiële zaken die geregeld moeten worden. 

Medeleven tonen

Als een medewerker van je overlijdt wil je natuurlijk je medeleven tonen aan de nabestaanden. Er is een aantal dingen dat je dan kunt doen. Je bent natuurlijk niets verplicht als werkgever, maar het is voor jezelf en voor de nabestaanden wel zo fijn als je het verlies met elkaar kan delen.

Het is erg handig om een contactpersoon aan te stellen die het contact met de nabestaanden onderhoudt en zorgt dat iedereen binnen de onderneming op de hoogte is van het overlijden van de werknemer. Dit kan bijvoorbeeld door het kopiëren van het rouwkaartje zodat iedereen kennis heeft van de datum en plaats van de uitvaart, zodat iedere werknemer kan bepalen of hij daarbij aanwezig wil zijn.

De contactpersoon neemt, in samenwerking met jou als werkgever, contact op met de nabestaanden, niet alleen om jullie medeleven te tonen, maar ook om na te gaan of de nabestaanden prijs stellen op condoleancebezoek, aanwezigheid bij de uitvaart, een rouwadvertentie of een bloemstuk met een bedrukt lint.

Als de nabestaanden geen bezwaar maken tegen bovenstaande zaken, zorg dan dat alles op tijd is geregeld. Een krant heeft een deadline waar je rekening mee moet houden, en ook een bedrukt lint kost wat tijd. Zorg als werkgever dat je weet wat de contactpersoon in de rouwadvertentie of op het lint heeft gezet, of ontwerp zelf een tekst, dit is wel zo persoonlijk. Ook kan je een condoleanceregister opzetten in je bedrijf, waar medewerkers hun steunbetuigingen in kunnen zetten.

Na de uitvaart is het goed om nog een keer contact op te nemen met de nabestaanden, natuurlijk om te vragen hoe het gaat, maar ook om een afspraak te maken over teruggave van persoonlijke bezittingen van de overledene die nog op de werkplek zijn, of over eigendommen van de onderneming die bij de overledene thuis liggen.

Zakelijk

Hiernaast moeten er ook zakelijke dingen worden geregeld. Hierbij moet je denken aan administratieve zaken en aan de financiële afwikkeling. Zoals:

• Arbeidsovereenkomst

Als een werknemer overlijdt is de arbeidsovereenkomst van rechtswege automatisch beëindigd. Het arbeidscontract eindigt zonder opzegging en jij als werkgever hoeft het contract dus niet op te zeggen. Er is dus geen sprake van ontslag. Het maakt hierbij niet uit of je werknemer een tijdelijk contractof een vast contract had. Het overlijden is als het ware een ontbindende factor, die volgens de wet een einde maakt aan de arbeidsovereenkomst.

Whitepaper: Arbeidscontracten

Download

GRATIS

• Algemene bedrijfsadministratie

Ook moet in de administratie worden verwerkt dat de medewerker niet langer werkzaam is. Zo moeten bijvoorbeeld de personeelsadministratie en de salarisadministratie op de hoogte worden gebracht van het overlijden. Mochten er projecten zijn waar de werknemer alleen aan werkte, dan moeten eventuele (externe) contacten omtrent het project op de hoogte gebracht worden. Er moet ook worden nagedacht over het overnemen van dergelijke projecten. Dit geldt ook voor afspraken. Zorg dat openstaande afspraken door een vervangende medewerker worden afgehandeld, of zorg dat ze worden afgezegd.

• Overige zakelijke administratie

Niet alleen de eigen administratie, maar ook andere diensten moeten op de hoogte worden gebracht. Zo moet je medewerker afgemeld worden bij de belastingdienst. En als je bijvoorbeeld een collectieve ziektekostenverzekering bij je onderneming hebt, moeten ook zij op de hoogte worden gesteld van het overlijden, net als bijvoorbeeld een pensioenverzekeraar.

• Overlijdensuitkering

Het is wettelijk bepaald dat nabestaanden recht hebben op een overlijdensuitkering. Deze uitkering is gelijk aan het loon dat je werknemer zou hebben ontvangen vanaf één dag na het overlijden tot en met één maand daarna. Daarvan mogen wel de bedragen van de ziektwet of WIA-uitkering af worden gehaald. In veel cao’s staan regelingen over uitzonderingen van de hoogte van de uitkering, die bijvoorbeeld tot en met drie maanden na het overlijden bedraagt. Het is dus noodzaak om na te gaan waar de nabestaanden volgens jouw cao precies recht op hebben. De overlijdensuitkering is niet belast voor de inkomstenbelasting als hij niet meer dan drie keer het maandloon van je werknemer bedraagt.

Niet alle nabestaanden hebben recht op deze uitkering. In de eerste plaats is de uitkering bedoeld voor de partner of echtgenoot waar de overledene mee samenleefde. Als deze er niet is, hebben minderjarige kinderen recht op de uitkering. Als ook deze er niet zijn, gaat de uitkering naar degene waarmee de overledene in gezinsverband leefde en in wiens onderhoud de overleden medewerker voorzag.

• Opstellen eindafrekening

Naast de overlijdensuitkering, moet je meer financiële zaken regelen. Je moet een eindafrekening opstellen waarin alle laatste financiële zaken worden afgehandeld. Zo moet het salaris worden uitbetaald, de vakantiedagen worden berekend, het spaarloon of premie-sparen worden afgehandeld en eventueel andere zaken worden geregeld als bijvoorbeeld pc-privé, een lease-auto of nabetalingen van de CAO.

Je kunt de financiële zaken het beste met de nabestaanden samen regelen. De kans is namelijk groot dat zij dingen over het hoofd zien. Maak dus na de uitvaart een persoonlijke afspraak met de nabestaanden. Dan kun je meteen de persoonlijke bezittingen van de medewerker afgeven aan de nabestaanden. Ook is het aan te raden een aantal weken na deze afspraak nog een keer contact op te nemen met de nabestaanden om te informeren of alles naar wens is verlopen en ze sterkte te wensen.