Vergaderen is nodig om beslissingen te nemen en elkaar bij te praten. Maar niet elke meeting is even efficiënt. Hoe zorg jij ervoor dat er van elke meeting een duidelijke samenvatting komt inclusief de afgesproken actiepunten? Het geheim zit hem in goed notuleren. In dit artikel laten we je zien hoe je meer uit je meetings kunt halen door goed te notuleren.
Wat is notuleren?
Notuleren is het vastleggen van wat er tijdens een vergadering gezegd en afgesproken wordt. De notulist neemt deze taak op zich en legt bondig vast waar de meeting over is gegaan.
Notulist
De notulist kan iemand zijn die dit bij alle meetings doet, maar het kan ook steeds iemand anders zijn. Waar het om gaat, is dat er iemand aangewezen is om te notuleren. Meestal is het het handigst als de notulist zelf niet aan de vergadering mee hoeft te doen.
Soorten notulen
Je kunt met notuleren verschillende dingen vastleggen, afhankelijk van het type vergadering dat je hebt gepland.
Actie- en besluitenlijst. De notulist legt vast welke besluiten er genomen worden tijdens de vergadering en wie deze besluiten gaan uitvoeren. Bij een goede vergadering zal de voorzitter ervoor zorgen dat het voor elk besluit duidelijk is wat het besluit is, wie het uitvoert en wat de deadline hiervoor is.
Discussieverslag. Je kunt ook notuleren hoe een discussie verloopt. Hierbij is het belangrijk dat de notulist goed bijhoudt wat de standpunten zijn, welke argumenten er worden aangevoerd en hoe hier door de verschillende partijen op gereageerd wordt.
Woordelijk verslag. Bij een woordelijk verslag maak je geen korte aantekeningen, maar een transcriptie van wat er tijdens de meeting allemaal gezegd wordt. Om dit te kunnen doen zul je steno moeten beheersen. Of je kunt een transcriptie-programma gebruiken.
De actie- en besluitenlijst is meestal het belangrijkste element van de notulen.
Voordelen notuleren
Een paar voordelen van notuleren op een rij:
Personen die niet aanwezig konden zijn tijdens een meeting kunnen nalezen wat er besproken en afgesproken is.
Je maakt je vergaderingen meer to the point: je dwingt jezelf bij elk punt een duidelijke conclusie te formuleren. Een goede notulist zal aan de bel trekken als er geen duidelijke conclusie is voor een agendapunt.
Je kunt zelf nog eens nalezen wat er gezegd en afgesproken is, want vergeten is menselijk.
Je kunt de afspraken en uitvoerdatums na de meeting rustig in je agenda zetten zodat je in de gaten kunt houden of acties opgevolgd worden
De notulen van de vorige meeting zijn een mooi uitgangspunt voor de volgende meeting.
Wat wel en niet notuleren?
Wat je wel of niet notuleert, is afhankelijk van de afspraken die je van tevoren maakt. In de meeste gevallen kun je afspreken dat je acties en besluiten vastlegt, plus de redenen om iets wel of juist niet te doen.
Wat verder belangrijk is voor goede notulen:
Datum en tijd van de vergadering.
Aanwezigen en afwezigen.
Besluiten.
Actiepunten.
Wie doet wat plus de deadline hiervoor.
Agenda
De agenda van de meeting is meestal een goed raamwerk om besluiten bij te houden. Je zult willen notuleren wat uiteindelijk de conclusie is van elk punt: wat er is afgesproken en wie het (wanneer) gaat uitvoeren. Mochten er agendapunten niet behandeld zijn, dan is het goed om dat te notuleren, zodat deze agendapunten meegenomen kunnen worden naar de volgende meeting.
Persoonlijke mening
Het is belangrijk dat de notulist zo objectief en feitelijk mogelijk opschrijft wat er tijdens de meeting besproken wordt. Het is niet wenselijk dat de mening van degene die notuleert doorklinkt in de aantekeningen. Of erger: dat hij of zij dingen zo verwoordt dat het meer in het eigen straatje past. Je wilt de feitelijke weergave van de meeting.
Goed notuleren: tips & tricks
Misschien heb je niet de luxe om altijd over een opgeleide notulist te beschikken. Pak je het zelf op? Of vraag je een van je medewerkers? Gebruik deze tips om het notuleren een stuk makkelijker te maken. Check ook ons ‘notuleren voorbeeld’ om inspiratie op te doen.
Bereid je goed voor
De notulist moet zich goed op de vergadering voorbereiden. Dat houdt bijvoorbeeld in:
De agenda doornemen
Bepalen hoe hij of zij gaat notuleren: uitgebreid of juist beknopt (alleen de besluiten en actiepunten), op papier of digitaal
De notulen van vorige relevante meetings teruglezen
Alles klaarzetten voor het begin van de meeting
Met een goede voorbereiding loop je tijdens de meeting niet achter de feiten aan. Je weet wat je kunt verwachten, je hebt alle documenten die je nodig hebt binnen handbereik (of klaarstaan op je computer), zodat je niets mist en nauwkeurig kunt notuleren.
Kies een goede plek
Om goed te kunnen notuleren, is het belangrijk dat je niets mist van wat er gezegd wordt. Het is daarom belangrijk een goede plek te kiezen. Ga voor een plek waar je overzicht hebt en iedereen makkelijk kunt verstaan.
Wees overzichtelijk
Vermijd wollige taal bij het notuleren. Misschien verwoorden de sprekers op de meeting zich niet altijd even bondig, maar wat je notuleert moet altijd de kerngedachten verwoorden. Het is de kunst om een heel relaas terug te brengen tot een paar korte zinnen.
Puntsgewijs
Gebruik bullets, checklists en andere tools om je notulen overzichtelijk te maken. Dit maakt het makkelijker om later puntsgewijs terug te lezen wat er allemaal besproken is. Zorg ook dat de actiepunten en besluiten duidelijk zichtbaar zijn. Dit zijn tenslotte de belangrijkste take aways van de meeting.
Grijp in als iets onduidelijk is
Het handigst is als de notulist niet mee hoeft te doen aan de meeting. Maar als een agendapunt blijft ‘hangen’ en het niet duidelijk is wat er precies afgesproken wordt, is het tijd om in te grijpen. Als degene die notuleert het niet snapt, is de kans groot dat anderen het ook niet snappen. Wat helpt bij het notuleren is af en toe in te grijpen en te vragen wat er precies afgesproken is. Of om te vragen het besluit of actiepunt in één of twee zinnen samen te vatten.
Werk de notulen direct uit
Na de vergadering ben je nog niet klaar met notuleren. De notulist zal de aantekeningen nog moeten verwerken tot een degelijk verslag. Ga daar meteen mee aan de slag, want direct na de meeting zit alles nog vers in het geheugen. Vertrouw er niet op dat je op maandag nog precies weet wat er vrijdagochtend op de vergadering allemaal gezegd is. Blok na de meeting direct tijd om je notulen uit te werken tot een degelijk verslag van de meeting. Hiermee doe je iedereen die de notulen onder ogen krijgt een groot plezier.
Laat de notulen controleren
Een belangrijke stap: zorg dat de notulen akkoord zijn. Het kan natuurlijk zijn dat degene die genotuleerd heeft bepaalde afspraken anders geïnterpreteerd heeft. Check dus de notulen voordat je ze met iedereen deelt.
Notuleren voorbeeld
Er zijn verschillende sjablonen online te vinden die je op weg helpen om het notuleren een stukje makkelijker te maken. Je kunt bijvoorbeeld sjablonen gebruiken van Microsoft. Je kunt zo’n voorbeeld ombouwen naar een document dat geschikt is om jouw meetings vast te leggen.
Goede notulist in een notendop
Om goed te notuleren, heb je dus bepaalde vaardigheden nodig. De notulist is:
Een goede luisteraar
Analytisch
Niet bang om extra uitleg te vragen
Goed op de hoogte van wat er binnen het bedrijf speelt
Een vlotte schrijver
AI & notuleren
Ook op het gebied van notuleren en aantekeningen tijdens vergaderingen staat de technologie niet stil. Dankzij AI is er veel mogelijk. Er zijn inmiddels heel wat tools beschikbaar die je kunnen helpen te notuleren tijdens (online) vergaderingen.
Meetingtools in Teams of Zoom
Veel van die tools zijn te integreren in de software die je gebruikt voor meetings, zoals Teams of Zoom. Sommige tools geven een transcriptie van het gesprek. Je kunt zo’n transcriptie gebruiken om later terug te lezen wat er precies afgesproken is. Op basis hiervan kun je een actie- en besluitenlijst maken.
Andere AI-tools geven een samenvatting van je meeting. Deze tools worden steeds beter, maar het is verstandig om zo’n gegenereerde samenvatting met besluiten en actiepunten goed door te lezen voordat je deze doorstuurt naar je medewerkers.
Investeer in goede notulen
Het mag duidelijk zijn dat goed notuleren veel voordelen heeft. De belangrijkste: je geeft iedereen duidelijkheid en je vergaderingen worden doelgerichter. Het is niet per se moeilijk, zolang je er maar de juiste aandacht voor hebt. Geef notuleren dus voldoende prioriteit en haal meer uit je meetings.
