Hoe moet ik notuleren?

Het is een hele kunst om een goed verslag te maken van een vergadering. Wat is het belang van een goede notulist? Aan welke eisen moeten notulen doen? En welke eigenschappen horen bij een goede notulist?

Wat is het nut van notuleren?

Een goede notulist maakt een verslag waardoor de essentie van de vergadering ook duidelijk is voor degenen die niet aanwezig zijn geweest tijdens de vergadering zelf. Daarnaast dienen notulen als geheugensteun voor alle deelnemers. Het is een bewijsstuk van de afspraken die gemaakt zijn en kan gelden als de basis voor een volgende vergadering.

Eisen goede notulist

Als je alle voorbereidingen hebt getroffen kun je beginnen met notuleren. kan niet alleen een duidelijk verhaal schrijven. Het is nog veel belangrijker dat een notulist goed kan luisteren, bijzaken van hoofdzaken kan onderscheiden, de essentie van de punten in de vergadering kan verwoorden en natuurlijk leesbaar kan schrijven. Een goede notulist richt zich op de besluiten en afspraken in een vergadering. Ook is het belangrijk dat een notulist onafhankelijk is en zelf niet deelneemt aan de vergadering

Voorbereidingen van een goede notulist

Een goede notulist begint met een degelijke voorbereiding: zorg dat je als notulist de agenda hebt, weet wie er aanwezig zijn tijdens de vergadering en weet wie de voorzitter is. Daarnaast is het handig om van te voren te vragen of je een lijstje van actiepunten moet maken of juist de discussie moet weergeven in de notulen. Zorg voordat de vergadering begint, dat je op een goede plek zit waar je iedereen kunt zien en verstaan.

Het echte werk: notuleren

Noteer altijd de datum en plaats van de vergadering, de naam van de voorzitter en de naam van alle aanwezigen. Als de vergadering begint luister je goed naar wat er gezegd wordt en noteer je in steekwoorden wat er wordt gezegd. Namen kort je af door initialen te gebruiken. Versta je iets niet, dan kun je altijd vragen of iemand zijn/haar antwoord kan herhalen. Werk duidelijk en met structuur: maak bijvoorbeeld duidelijk onderscheid tussen de verschillende onderwerpen die worden besproken en markeer ze met tussenkopjes.

Gouden tip: werk de notulen gelijk na de vergadering uit, hierdoor ligt alles wat is gezegd nog vers in het geheugen en voorkom je dat je belangrijke zaken vergeet.

Cursus notuleren

Tijdens de cursus Notuleren leer je in een groep van maximaal twaalf deelnemers hoe je het beste vergaderingen, werkbesprekingen of bijeenkomsten kunt verslaan. Dat gebeurt met behulp van veel praktische opdrachten. Onderwerpen als correct taalgebruik, samenvatten, formuleren en hulpmiddelen komen langs tijdens de cursus die uit twee dagdelen van 2,5 uur bestaat. Of dat allemaal is gelukt, kun je daarna testen tijdens het notuleren van een ‘echte’ vergadering op DVD.