Hoe schrijf ik een slecht-nieuws brief?

Hoe vertel je je medewerker dat hij ontslagen wordt? Het zou niet netjes zijn om dat per brief te doen. Maar, het is wel slim om ná het ontslaggesprek een 'slecht-nieuws brief' te schrijven: de vaststellingsovereenkomst.

Aan het schrijven van een ontslagbrief aan je werknemer, gaat een heel traject vooraf. Eigenlijk moet je een ontslagbrief zien als een weergave van het ontslagtraject dat heeft plaatsgevonden.

Het ontslagtraject

1. Je signaleert fouten bij je werknemer. Deze bespreek je met hem of haar, bijvoorbeeld in een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.

2. Je maakt een verbeterplan voor (of samen met) je werknemer. In dit verbeterplan noem je een deadline waarop zaken (werkwijze, gedrag, etc) verbeterd moeten zijn.

3. Plan een evaluatiegesprek met je werknemer, waarin je de conclusie bespreekt. Dat kan zijn:

• dat de medewerker de verbeterdoelen heeft gehaald; 

• dat er al iets verbetering zichtbaar is en er een nieuwe deadline wordt afgesproken voor het behalen van de verbeterdoelen;

• dat er geen verbetering is en de overeenkomst wordt beëindigd.

1. Besluit je dat de overeenkomst beëindigd moet worden? Schrijf dan een vaststellingsovereenkomst. Dit is een schrijftelijke weergave van het evaluatiegesprek. Hierin beschrijf je:

• Wat er is gebeurd (punt 1);

• Voorbeelden van wat er is gebeurd: Wat is er voorgevallen en hoe zwaar wegen deze voorvallen voor enerzijds jou als werkgever en anderzijds je werknemer?;

• Wat er gedaan is om dit te verbeteren en hoe dit is gegaan (punt 2 en 3);

• Het voorstel dat je de werknemer wil doen. Hier kun je zetten: 'Wij zien geen mogelijkheden meer' of 'Wij hebben nog andere functies waar de medewerker voor in aanmerking komt'. 

Toch het slechte nieuws per brief brengen? 

Wil je er tóch voor kiezen om het slechte nieuws geheel per brief te brengen? Volgens het boek 'Stukken beter schrijven' van J. de Geus en N. Loomans, zijn er twee manieren om de vervelende boodschap te brengen: via de sandwich-formule en via de aanvalsformule. Bij de sandwichformule verpak je het slechte nieuws tussen positieve en neutrale teksten, bij de aanvalsformule begin je direct met de belangrijkste boodschap.Welke formule je ook gebruikt, breng het slechte nieuws helder en zorg voor goede argumentatie.

Hieronder de opbouw van beide soort slecht-nieuws brieven.

Brief volgens de sandwichformule

• Onderwerp

• Kenmerk

• Plaats, datum van verzenden

• Aanhef

• Positieve of neutrale buffertekst, bijvoorbeeld argumenterende achtergrondinformatie.

• Slecht nieuws, samen met de besluitgrond

• Begrip voor ontvanger, hulp, toelichting

• Slotformule

• Ondertekening

• Naam, adres afzender

Brief volgens de aanvalsformule

• Onderwerp

• Kenmerk

• Plaats, datum van verzenden

• Aanhef

• Slecht nieuws, samen met besluitgrond

• Slotformule, met een positieve mededeling, bijvoorbeeld over de toekomst van de werknemer of over de prettige samenwerking (als dat tenminste zo was, anders komt het ongeloofwaardig over).

• Ondertekening

• Naam, adres afzender

Bron: Stukken beter schrijven, ISBN: 978908714299