Word productiever dankzij slimmer werken

18 augustus 2021

Heb je het te druk? Dan is je neiging misschien om harder te werken: meer uren draaien, sneller werken, minder pauzes nemen. Veel mensen pakken het zo aan. Maar deze strategie werkt meestal contraproductief. Slimmer werken werkt wél. Maar hoe doe je dat? Wat kan je helpen jouw werkproces te optimaliseren?

Interne processen bij dienstverleners

Het kan doeltreffend zijn om af en toe langer door te werken als je een opdracht af wilt krijgen: even aanpoten om die deadline te halen. Tijdsdruk kan soms extra motivatie geven om iets af te krijgen. Maar werkdruk die chronisch te hoog is, is nooit goed: niet voor de gezondheid, niet voor de productiviteit en niet voor de creativiteit. Dan moet je iets veranderen. Zoals ze in de sportwereld zeggen: train niet harder, maar slimmer. Hoe kun je je werkproces aanpassen zodat je slimmer kunt werken?

7 tips om slimmer te werken

De neiging om harder te werken komt meestal voort uit tijdgebrek, te veel taken of een combinatie van deze twee. Slimmer werken betekent kort gezegd dat je de beschikbare tijd efficiënter gaat gebruiken, maar ook dat je de workload indien nodig vermindert. De volgende tips zullen je hierbij helpen.

1. Maak een realistische planning en houd daaraan vast

Weersta de verleiding om constant gas te geven. Uit onderzoek blijkt dat mensen die rustig en gelijkmatig hun werktaken uitvoeren, uiteindelijk meer werk gedaan krijgen dan de notoire sprinters. Een realistische planning helpt je om je werk beter te verdelen. Hoe pak je het aan?

Ga voordat je aan een project begint, ervoor zitten om het project in kaart te brengen. Je kunt een project vaak opdelen in deeltaken. Reserveer voor elke taak een redelijke hoeveelheid tijd en plan die taken in. Vervolgens is het belangrijk om je aan deze planning te houden. 

Veel bedrijven gebruiken een software voor timemanagement met planningsmodules. Zulke software laat de planning zien en houdt voor je bij of je op schema zit. Voorkom stress door een slechte planning.

2. Zorg voor voldoende actieve pauzes

Tijdige rustmomenten maken tussentijds herstel mogelijk en voorkomen wilsuitputting. Zulke momenten zijn ook goed voor de creativiteit. Het is beter om tijdens de werkdag een paar kortere rustmomenten te nemen dan één lange pauze. 

Zit je tijdens je werk veel achter een beeldscherm of ben je uren onderweg in de auto? Zorg dan voor beweging tijdens rustmomenten. Dat kan bijvoorbeeld door een ommetje te maken en een paar extra trappen te pakken. 

3. Gebruik een takenlijst

Een takenlijst geeft overzicht en helpt doelen bereiken op een gestructureerde manier. Ook zorgt een takenlijst voor rust en focus, omdat je niet steeds afgeleid raakt door het gevoel dat je misschien iets vergeet. 

Degenen die hun taken goed organiseren en op een vaste plek opslaan, zijn gemiddeld 25% productiever dan degenen die geen takenlijsten maken. Ook zijn takenlijstgebruikers relaxter en leveren ze kwalitatief beter werk af.

Er zijn verschillende tools voor het maken van takenlijsten, bijvoorbeeld voor projectadministratie. Het voordeel van zulke tools is ook dat ze statustracking voor je doen en taken kunnen koppelen aan je agenda. Zo verlies je taken niet uit het oog.

4. Begin de werkdag met de moeilijkste of vervelendste taak

Uit onderzoek blijkt dat mensen aan het begin van de dag over de meeste energie en wilskracht beschikken. De lastigste taak als eerste aanpakken geeft interne rust omdat er meer energie en meer tijd voor is en omdat je er niet de halve dag tegenop hoeft te zien.

Routinematige klusjes, bijvoorbeeld eenvoudige administratieve handelingen, kun je het beste bewaren voor het einde van de dag. Wat betreft e-mails geldt: pak alleen de meest dringende meteen op en zet de rest in de koelkast.

5. Gebruik de 80/20 regel

Het Pareto-principe mag natuurlijk niet ontbreken in deze lijst met tips: 80% van de uitkomsten worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Hoe vertaal je dat naar een takenlijst?

Maak een lijst van de taken die je hebt. Orden deze taken op belangrijkheid en op de impact die ze zullen hebben. Begin vervolgens met de taken die je bovenaan hebt staan. Als het goed is, heb je dan het grootste deel van je werk afgerond.

Natuurlijk zul je deze tip moeten afstemmen op tip 4. Als je een timemanagementsoftware gebruikt, zou je taken belangrijkheid kunnen toekennen, zodat het programma dit meeneemt in de volgorde.

6. Zeg vaker nee

De meeste ondernemers verkopen liever geen nee aan een klant, dat gaat tegen hun natuur in. Toch kan vaker nee zeggen nodig zijn voor notoire hardwerkers. Hoe goed je timemanagement ook is, tijd erbij toveren kan niemand. Nee zeggen kan nodig zijn om de hoeveelheid werk te beheersen en kwaliteit te kunnen blijven garanderen. 

Zorg wel dat je de juiste prioriteiten stelt. Nee zeggen tegen een belangrijke vaste klant is waarschijnlijk strategisch minder slim dan nee zeggen tegen een eenmalig klant met een kleine opdracht. Neem bij twijfel tijd om erover na te denken. 

Overigens hoeft nee zeggen niet te betekenen dat je de klant voor altijd de deur uit jaagt. Eerlijk zijn en uitleggen waarom de opdracht niet (op korte termijn) lukt helpt vaak al het begrip te vergroten. Doorvragen is meestal ook zinnig. Soms blijkt dat de klant ruimte heeft voor een andere planning of alternatieven.

7. Gouden tip: gebruik slimme bedrijfssoftware 

Eerlijk is eerlijk: niet iedereen is even goed in het organiseren van zijn leven. Hoe zorg je dan toch voor de implementatie in de praktijk? Het antwoord: gebruik slimme bedrijfssoftware om je te ondersteunen bij beter timemanagement. Waarom?

Gespecialiseerde bedrijfssoftware ondersteunt ondernemers en organisaties bij alle facetten van slimmer werken. Met zulke software maak je in een handomdraai overzichtelijke planningen waar je altijd en overal toegang tot hebt. Of je creëert een CRM-database met actuele gegevens zodat je klanten op het juiste moment en met correcte informatie benadert. Veel bedrijven gebruiken zulke software ook om onderling te communiceren, samen te werken en bestanden en planningen te delen. 

Het voordeel van een web-based of cloud-based platform is dat die altijd en overal online bereikbaar zijn via de browser of een app. Met slimme bedrijfssoftwarepakketten kun je veel tijd besparen doordat ze bedrijfsprocessen centraal organiseren en aan elkaar koppelen. 

Aan de slag: slimmer werken

Timemanagement wordt steeds belangrijker voor bedrijven. De werkdruk op de werkvloer ligt vaak hoog, waardoor gezonde werkdruk makkelijk omslaat in ongezonde. Tijd dus om aan de slag te gaan met slimmer werken, bijvoorbeeld met intelligente bedrijfssoftware. Verhoog de productiviteit en verminder stress dankzij slimmer werken!