5 tips om te besparen met je boekhouding

Zo laat je je administratie in je voordeel werken

25 november 2019

Zie jij je boekhouding vooral als een verplicht nummer voor de Belastingdienst? Dat is zonde. Als je slim boekhoudt, win je tijd, inzicht en voorkom je dat je geld verspilt of voordelen laat liggen. En dat boekhouden wordt steeds makkelijker, dankzij nieuwe softwarepakketten. Vijf tips om te besparen op bedrijfskosten met je boekhouding.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

1. Doe het zelf

Betaal jij nog een administratiebureau of accountant om je bonnen te verwerken en je btw-aangifte op te stellen? Dat is echt niet nodig. Met een goed boekhoudprogramma, offline of online, kun je dit prima zelf. Dankzij slimme apps hoeft dit amper tijd te kosten. Met scan-en-herkensoftware (vaak geïntegreerd in je boekhoudprogramma) maak je een foto van je bonnetje en mail je hem meteen je administratie in. Door zelf je kosten en inkomsten te verwerken, krijg je real-time overzicht in je bedrijf in plaats van dat je achteraf te horen krijgt hoe het er voorstaat. Je accountant of boekhouder kun je dan inzetten voor slimmer werk: advies.

2. Automatiseer

Heb je een goed boekhoudprogramma? Sluit daar dan ook je andere bedrijfsprogramma’s op aan. Denk maar aan de klantgegevens uit je CRM, je kassasysteem, je webshopsoftware, je voorraadsysteem, salarisadministratie of extra rapportagesoftware. Dan communiceren je programma’s met elkaar en komen je cijfers foutloos in de administratie terecht, zonder dat jij daar ook maar een seconde aan hoeft te besteden. Zo bespaar je veel tijd, en tijd is geld! Ook wordt de kans op fouten (en dus tijdverspilling om deze fouten weer te herstellen) een stuk kleiner als je ketenoptimalisatie hebt toegepast. Lees in ons gratis whitepaper meer over ketenoptimalisatie.

3. Wees consequent

Werk je boekhouding regelmatig bij. Laat je documenten geen weken of maanden liggen voor je ze doorvoert. Als je bij bent met je boekhouding, blijf je op de hoogte van wat er binnen je bedrijf gebeurt. Dient een medewerker ineens heel veel declaraties in? Zijn de inkoopkosten van een bepaald product heel erg gestegen? Of moet je rekening houden met het uitbetalen van veel opgespaarde vakantiedagen van een medewerker die binnenkort uit dienst gaat? Als je bovenop je boekhouding zit weet je het en kun je bijsturen zodra bepaalde kosten de pan uit rijzen. Online boekhouden maakt dit consequente bijhouden makkelijker. Je kunt dan overal, met elk op internet aangesloten apparaat, je boekhouding inzien en bijwerken.

4. Krijg inzicht in je kosten

Als je goed boekhoudt, weet je precies hoeveel geld er op elk moment in en uit je bedrijf stroomt. Je weet dus ook wat je grootste kostenposten zijn en waar dus eventueel besparingen mogelijk zijn. Direct, en niet pas als de boekhouder een jaarverslag over het voorgaande jaar heeft opgemaakt. Vind je het lastig om te bepalen of bepaalde kosten binnen jouw bedrijf hoger zijn dan gemiddeld en dus omlaag kunnen? Je kunt een accountant of controller met je boekhouding laten meekijken. Hij heeft verstand van je branche en bedrijfsvoering en kan je hierover goed adviseren.

5. Win advies in

Ken jij elke fiscale regeling? Weet jij exact welke kosten je mag aftrekken en welke niet? Vast niet. Tenzij dit jouw core-business is, kun je je niet de hele dag bezighouden met subsidies en belastingregels. Zonde, want zo loop je mogelijk allerlei voordelen mis! Accountants en controllers hebben deze kennis wel. Wees dus niet te trots en vraag om advies. Zo voorkom je dat je zakelijke kosten vergeet op te voeren, of subsidie misloopt. Ben je bang voor de kosten? Niet nodig. Je kunt ook een abonnement nemen op een professionele adviseur, die jou gevraagd en ongevraagd van tips kan voorzien. Zo wordt jij op de juiste momenten bijgestaan voor een vast bedrag per maand. Vaak kun je zo’n abonnement combineren met een abonnement op online boekhoudsoftware. Een accountant of controller kan dan live meekijken en aan de bel trekken als er iets mis gaat.

Auteur

Marlou Visser