In 2 stappen naar een georganiseerde mailbox

Minder e-mails ontvangen en sneller verwerken
‘Ontploft’ jouw inbox ook regelmatig? De doorsnee kenniswerker besteedt 28 procent van zijn tijd aan e-mailverkeer. In 2016 zal een werknemer gemiddeld 91 zakelijke mails per dag ontvangen en er zelf 40 uitsturen. Managers en ondernemers ongetwijfeld nog een stuk meer.
Probeer de online tool voor het mkb van Teamleader
Klik hier
Test hem nu gratis
Meer info
Nog meer e-mail? Daar heeft eigenlijk niemand zin in. En toch blijven we elkaars postvak bombarderen, met alle nare gevolgen van dien: een overvolle en onoverzichtelijke inbox. Binnenkomende mailtjes die voortdurend je werk onderbreken en ervoor zorgen dat je minder tijd hebt voor belangrijke taken. Hoogste tijd om daar wat aan te doen.
 

Stap 1: Ontvang minder e-mails

Een schone, handelbare inbox begint voor een groot deel bij jezelf. Dit is wat jij kan doen:
 
  • Schrijf je uit
De eerste is een makkie: laat al die aanbiedingen, nieuwsbrieven en social media-updates die je bijna nooit leest voor wat ze zijn. Het internet biedt heel wat tools die zichzelf leren wat jij zelden leest.
 
  • Weg met de CC-cultuur
Hoe hoger op de bedrijfsladder, hoe meer je voor alles en nog wat in de CC belandt. Maar je hoeft natuurlijk niet overal van op de hoogte te zijn. Dump CC-mailtjes in een apart mapje en geef, als het kan, het goede voorbeeld door de CC-cultuur af te zweren.
 
  • Ga chatten
In tijden van social media, groupware en instant messaging hoef je niet meer domweg op de Fwd-knop te duwen in de hoop dat de boodschap aankomt. Stap voor intern gebruik over op een van de vele alternatieven, zoals een zakelijk chat-platform. Veel onder hen zijn ook makkelijk doorzoekbaar.
 
  • Centraliseer je informatie
Geef iedereen met de juiste machtiging toegang tot één centrale database. Dan val je elkaar niet meer lastig in de zoektocht naar klantgegevens, prijzen of attachments. Zo'n database kan je organisatie tot wel 35 procent van de tijd besparen, zo blijkt uit onderzoek van McKinsey.
 

Stap 2: Verwerk je e-mails meteen

Nu het puin is geruimd, zou je hoofdzakelijk belangrijke e-mails moeten ontvangen. Misschien zijn dat er nog steeds meer dan je zou willen. Maar ook dan kan een simpel systeem je ontzettend veel tijdswinst opleveren:
 
  • De 2-minuten-regel
Een eenvoudig regeltje van productiviteitsgoeroe David Allen: schat je dat het lezen én beantwoorden van een mailtje in twee minuten kan, doe het dan meteen, zelfs al is het niet-prioritair is. Door het eerst te labelen en op een to-do-lijstje te zetten ben je anders onnodig meer tijd kwijt.
 
  • De 2-tot-3-keer-per-dag-regel
Het kost tot 20 minuten om je brein weer op te starten nadat je werkritme door een notificatie is onderbroken. Vermijd dat door je inbox alleen op vooraf bepaalde tijdstippen te checken. Wie jou heel dringend nodig heeft, kan jou via een van de alternatieve communicatiemiddelen ook wel bereiken.
 
  • Herlees e-mails zo min mogelijk
Elke herlezen e-mail is er één te veel. Zet liever een structuur op waardoor dat niet meer hoeft: sla zenders én ontvangers bijvoorbeeld direct op in je CRM-systeem en koppel ook de mailtjes zodat jij en je bevoegde collega's direct bij de juiste informatie kunnen, zonder in het mailarchief te moeten graven.
 
  • Zet ze snel om in acties
Maak er een gewoonte van om elke e-mail meteen in een actie om te zetten. Met de juiste software plaats je meteen een taak of een afspraak in je eigen agenda of in die van een collega. Kan jij weinig met een specifieke klantvraag? Maak er dan een intern ticket van voor een bevoegde collega.
 

Ontdek Teamleader

Dankzij Teamleaders integratie met Outlook en Gmail ga je elke dag snel en makkelijk door je inbox, zet je in enkele klikken jouw mailtjes om in taken, meetings en tickets en stop je alle nuttige info netjes in het CRM-systeem. Teamleader combineert CRM met projectmanagement, offertes, facturatie en meer in één handige online tool. Probeer nu twee weken gratis!

Minder tijd kwijt aan e-mail

Tips om je inbox te beheren
Hoevaak check jij je e-mail per dag? Hoeveel tijd ben je er mee kwijt? Emiel Bekke, consultant van g company, geeft enkele tips en trucs om efficiënter te werken met e-mail. Handig voor jou én je medewerkers.
minder-tijd-kwijt-aan-mail-29515125251.png

Dossiers

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten