Ben je ondernemer en wil je graag bijhouden hoeveel uur je werkt? Of heb je personeel dat hun uren moet bijhouden? Dan is een ingewikkelde urenadministratie je vast niet onbekend. Goed nieuws, want er bestaan genoeg urenregistratiesystemen om je heel wat werk uit handen te nemen.
Uren bijhouden: voor wie en waarom?
Zzp’ers, ondernemers met personeel en bedrijven met verschillende klanten: voor al deze mkb’ers is het nuttig om hun uren bij te houden. Als je een bedrijf met klanten hebt, kun je die zo namelijk eerlijk laten zien hoeveel tijd je aan ze besteed hebt - en hoeveel gewerkte uren je dus aan hen kunt factureren. Of hoeveel uren je personeel voor ze heeft gewerkt, bijvoorbeeld als je een pr-bureau hebt waarin accountmanagers voor verschillende klanten werken. Wie heeft nou precies hoeveel uur voor welke klant gewerkt? Dat kan een behoorlijke puzzel zijn om te leggen.
Maar ook als zelfstandige is het nuttig om je uren bij te houden. Soms zelfs noodzakelijk - omdat je je gewerkte uren wilt kunnen factureren. Of omdat je als zzp’er aan de Belastingdienst wilt kunnen bewijzen dat je aan de 1225-urennorm komt. Dan ziet de fiscus je officieel als ondernemer en mag je profiteren van een aantal fiscale voordelen.
Hoe ziet een urenregistratie eruit?
Goed nieuws: er zijn geen keiharde regels voor een goede urenregistratie. Steker nog, je mag je uren prima zelf in Excel bijhouden. Of via een app, of via boekhoudsoftware. Voor de Belastingdienst maakt dit in ieder geval niet zoveel uit, zolang je je administratie maar zeven jaar bewaart.
Waarom urenregistratiesoftware gebruiken?
Tja, vraag je je dan misschien af: waarom zou ik dan een speciale tool gebruiken om mijn uren bij te houden? Heel simpel: omdat het een stuk makkelijker is. Het bespaart je tijd, het is minder foutgevoelig en in sommige gevallen kun je zelfs direct facturen maken op basis van het door jou ingevoerde urenoverzicht. Kortom, het maakt je administratieve leven net dat stukje makkelijker.
Welke tools voor urenregistratie zijn er?
Er zijn talloze apps en softwareprogramma’s om je uren bij te houden. Het is daarom vooral zaak om eerst na te denken over wat je precies nodig hebt, wat je graag zou willen (bepaalde extraatjes bijvoorbeeld) en wat je budget is - de meeste tools kosten namelijk wel geld.
Vergelijking urenregistratie apps
Wat zijn de voor- en nadelen van verschillende apps en software voor urenregistratie? Een vergelijking van vijf tools voor urenregistratie:
e-Boekhouden.nl
Ben je zzp’er? Dan is dit een fijn pakket om zowel je urenregistratie als je administratie in bij te houden. De urenregistratie houdt je bij met de urenmodule. Hierin registreer je uren per project of activiteit. Die kun je daarna direct factureren aan je klanten. Heb je medewerkers? Ook dan kun je deze tool gebruiken; je mag kosteloos extra gebruikers aanmaken die zelf uren kunnen registreren. Je kunt dat trouwens doen via de app of ‘gewoon’ op je computer.
Naast urenregistratie kun je ook offertes opmaken, btw-aangifte doen, relatie- en voorraadbeheer uitvoeren en zijn er nog een aantal functionaliteiten. Ook fijn: de Belastingdienst erkent deze tool, zodat je uren hierin bijhouden automatisch je administratie is voor de 1225-urennorm.
Moneybird
Als je zzp’er bent maar op korte termijn overweegt gebruik te maken van medewerkers, is Moneybird een goede keuze voor je urenregistratie. Uren schrijven is heel simpel: je voegt een omschrijving, contact of project toe en geeft direct aan of je uren declarabel zijn. Intussen houdt Moneybird bij of je voldoet aan het urencriterium.
Heb je medewerkers? Dan kun je die toegang geven tot verschillende onderdelen. Hebben ze toegang tot het onderdeel facturen, dan kunnen ze de uren van iedereen binnen je bedrijf inzien en dus ook eventueel controleren.
Ook hier geldt overigens dat je de gemaakte uren zo overzet naar een factuur - alle uren in een keer of per urenregel, dat kies je zelf.
Rompslomp
Hier kunnen we kort over zijn: Rompslomp is een goede keuze als jij zo min mogelijk geld aan je boekhoudprogramma wilt uitgeven. Het is de meest voordelige urenregistratiekeuze (en trouwens ook kilometerregistratie).
Hoe meer je betaalt, hoe meer functionaliteiten je kunt gebruiken. Uitbreidingen zijn bijvoorbeeld een directe koppeling met een of meerdere bankrekeningen, het kunnen versturen van periodieke facturen of het hebben van een heus boekhouders dashboard. Handig voor als je zelf boekhouder bent - maar kijk vooral zelf even welke functionaliteiten je echt nodig hebt. Dan ben je voordeliger uit.
Teamleader
Wil je meer dan alleen urenregistratie? En heb je medewerkers? Denk dan eens aan Teamleader. De urenregistratiesoftware van Teamleader is onderdeel van een alles-in-één-pakket waarin CRM, sales, projectmanagement en facturatie bij elkaar komen. Je bent als gebruiker niet verplicht al deze modules aan te schaffen en de urenregistratiesoftware is gewoon onderdeel van het basispakket. Wanneer je de tool koppelt aan jouw online agenda, worden de gepresteerde uren automatisch bijgehouden. Makkelijk dus als je zo min mogelijk tijd kwijt wilt zijn aan je registratie.
De urenregistratie start automatisch wanneer je bij Teamleader inlogt en herstart bij iedere taak. Je kunt je uren ook handmatig invoeren en eventueel bijhouden per klant of project. Je geregistreerde, factureerbare prestaties zet je ook hier met één klik om in een factuur.
In het dag- en weekoverzicht kun jij als manager of eigenaar bijhouden hoeveel tijd medewerkers aan taken of projecten besteden. Nieuwe inzichten haal je uit de statistieken van projectgebonden tijdregistratie, de rapporten kun je downloaden in een Excel-bestand.
TimeChimp
Weet je eigenlijk niet goed hoe lang je werkt aan een bepaald project en vind je dit achteraf moeilijk in te schatten? Laat dan de timer van TimeChimp het werk voor je doen. Deze urenregistratie tool is geen onderdeel van een grotere tool, maar kun je wel koppelen aan enkele andere facturatiesystemen. Je kunt de timer aanzetten zodra je voor een opdrachtgever of klant aan het werk gaat, of alsnog de gewerkte uren met de hand bijhouden in het systeem en koppelen aan een klant, project en/of activiteit. Als manager of eigenaar kun je de module met uren goedkeuren, dit neemt veel werk uit handen van de projectmanager.
Nadat de uren (per week of per maand) zijn goedgekeurd, kunnen deze niet meer bewerkt worden, achteraf verlofuren muteren is dus niet mogelijk. De tool is ook voorzien van rittenregistratie, om reiskosten gemakkelijk door te berekenen. Handig als je ritten wilt verantwoorden aan de Belastingdienst wanneer je een auto van de zaak hebt!
