Wat moet je doen als je een te hoge factuur ontvangt?
Klaag op tijd en betaal een deel
Je krijgt als ondernemer veel facturen, maar wat moet je doen als een te hoge factuur ontvangt? Of als je het niet eens bent met een factuur? Wat moet je doen: ga je wel of niet betalen? Hier vind je een praktisch stappenplan dat je kunt gebruiken als je het oneens bent met een factuur.
Niet eens met de factuur
Je bent je facturen aan het betalen, controleert de bedragen en bent het niet eens met een factuur. Hij is te hoog, een deel van de gefactureerde goederen is niet geleverd of je bent het om een andere reden niet eens met het bedrag dat je moet betalen. Dat is vervelend, maar niet direct onoverkomelijk. Blijf rustig en volg onderstaande stappen.
Stap 1: pak de telefoon
Vaak gaat het bij een onjuiste factuur gewoon over een misverstand. En de meeste daarvan kun je telefonisch oplossen. Ook als je ontevreden bent over de levering van de tegenpartij dan kun je met een telefoontje een heel eind komen. Je kunt direct communiceren, de toon van iemands stem horen en meer informatie krijgen over de situatie. Dit maakt dat de telefoon de voorkeur heeft boven mailen. De meeste problemen kun je met deze stap al oplossen.
Maak je afspraken in dit gesprek? Zet deze dan nog even op de mail. Zo hebben beide partijen de afspraken zwart op wit staan. Zo weet je dat jullie elkaar begrijpen, maar verzamel je ook bewijs, mocht het alsnog uit de hand lopen. Je hebt al op papier dat je tegen de factuur in bent gegaan.
Stap 2: formeel protesteren
Kom je er samen niet uit, dan moet je formeel protesteren. In België is hiervoor een wettelijke principe-termijn van 8 dagen, in Nederland ligt dit niet zo specifiek vast. Toch is het in het geval van een rechtszaak slim om alvast zoveel mogelijk bewijs te verzamelen. Klaag op tijd.
Houd hiervoor uiterlijk een week na ontvangst van de factuur aan. Pak eerst de telefoon. Kom je er samen uit, dan zet je de afspraken op de mail. Kom je er niet uit, zet dan op de mail waarom je het niet eens bent met de factuur. Omschrijf duidelijk waarom je protest aantekent en verwijs naar het factuurnummer.
Leer hier een boze brief schrijven en bekijk de voorbeeldbrief
Als het tot een rechtszaak komt, dan moet je kunnen bewijzen dat je protest hebt aangetekend. Dus bij e-mails is het goed om een ontvangst- en leesbevestiging te vragen, en alles op te slaan in het dossier. Je kunt ook een aangetekende brief versturen en daar het ontvangstbewijs en een kopie van de brief in je eigen administratie bewaren.
Stap 3: betaal een deel van het openstaande bedrag
Je wilt niet dat je als wanbetaler te boek komt te staan. Vind jij de factuur te hoog? Betaal dan het bedrag waarvan jij vindt dat je het moet betalen. Het bedrag waarover jullie het niet eens zijn is dan een stuk lager. En hier schakelen partijen minder snel een incassobureau voor in. Ook vergroot dit de kans dat je er alsnog samen uitkomt en vergroot het je kansen in een mogelijke rechtszaak.
Stap 4: de rechter
Komen jullie er samen echt niet uit en komt het tot een rechtszaak? Dan krijg je een dagvaarding. Ga daar altijd op in. Dit is niet verplicht, maar komt beter over. Zorg dat je genoeg informatie en bewijs in handen hebt. Laat zien dat je al geprotesteerd hebt binnen een redelijke termijn na ontvangst van de factuur.
Als je al een gedeelte betaald hebt, gaat de rechtszaak puur en alleen om het betwiste deel van het bedrag. De rechter kijkt dan alleen naar dit deel en zal naar aanleiding daarvan beslissen. Let wel op, als de gang naar de rechter doorgaat kunnen er (als je verliest) ook extra kosten bijkomen zoals de wettelijke rente en de incassokosten. Het is een risico om naar de rechter te gaan. Maar als je in je recht staat, ontkom je er soms niet aan.
Dit moet je doen bij geschil over een factuur
Ben je het dus niet eens met een factuur? Dan is het zaak om snel te reageren en te protesteren bij crediteuren. Zorg vervolgens dat je alles formeel doet, dus dat te bewijzen valt dat je al een gedeelte betaald hebt, dat de afspraak anders op papier stond en dat je schriftelijk hebt geprotesteerd. In geval van een rechtszaak heb je dan bewijs en vergroot je de kans dat jij in het gelijk gesteld wordt.
