Wat moet je doen als je een te hoge factuur ontvangt?

Onderneem snel actie!

10 augustus 2012

Als ondernemer krijg je veel facturen binnen. Controleer ze altijd voor je betaald, zelfs al zijn het routinematige facturen. Het kan voorkomen dat je een te hoge factuur voor je neus krijgt. Wat moet je doen: wel of niet betalen?

Is de factuur te hoog, of ben je het niet eens met de hoogte omdat de leverancier van de bestelde goederen niet al zijn verplichtingen nakomt? Volg dan de volgende stappen:

Stap 1: Pak de telefoon

De meeste misverstanden over facturen worden telefonisch al opgelost. Ook als het niet om een misverstand gaat maar je ontevreden bent over de levering lost een telefoontje mogelijk veel op. Het is sowieso direct en je kunt elkaars argumenten horen. Dat is beter dan e-mailen of het laten sluimeren. Pak de telefoon zodra je de factuur in kwestie binnen krijgt. Wacht er niet te lang mee voor je actie onderneemt. Kom je er telefonisch niet uit, ga dan naar stap 2.

Stap 2: Formeel protesteren

Het kan zijn dat de kwestie om de factuur uitmondt in een rechtszaak. Belangrijk daarvoor is om zoveel mogelijk ‘bewijsmateriaal’ te verzamelen. Formeel protest aantekenen hoort daar ook bij. Je stuurt aangetekend een brief en bewaart het ontvangstbewijs en een kopie van de brief in je eigen administratie. Omschrijf duidelijk waarom je protest aantekent en verwijs naar het factuurnummer.

Stap 3: Betaal al het bedrag dat je zeker moet betalen

Het is belangrijk om alle schijn van wanbetaler tegen te gaan. Als de factuur te hoog is, volgens jou, betaal dan in ieder geval meteen het bedrag dat je denkt te moeten betalen. Dat betekent dat het bedrag waar het conflict om bestaat een stuk lager wordt. Voor kleinere bedragen wordt minder snel een incassobureau ingeschakeld. Daarmee vergroot je de kansen dat de leverancier denkt: dan laat ik het er maar bij zitten. Bovendien is het voordelig voor een mogelijke rechtzaak. Zie stap 4.

Stap 4: De rechter

Als je een dagvaarding krijgt, altijd gaan. Het is niet verplicht maar het komt veel beter over. Zorg zoals eerder vermeld dat je genoeg informatie en bewijs in handen hebt. Laat zien dat je al geprotesteerd hebt, direct na binnenkomst van de factuur. Als je al een gedeelte betaald hebt, gaat de rechtzaak puur en alleen om het betwiste deel van het bedrag. De rechter kijkt dan puur naar deze twist en zal naar aanleiding daarvan beslissen. Let wel op, als de gang naar de rechter doorgaat kunnen er (als je verliest) ook extra kosten bijkomen zoals de wettelijke rente en de incassokosten. Het is wel zeker een risico om naar de rechter te gaan. Maar als je in je recht staat, ontkom je er soms niet aan.

Kortom:

Snel reageren en protesteren is belangrijk als je het niet eens bent met de factuur. Zorg vervolgens dat je alles formeel doet, dus dat te bewijzen valt dat je al een gedeelte betaald hebt, dat de afspraak anders op papier stond en dat je schriftelijk hebt geprotesteerd. Wordt het een rechtszaak en heb je juridische hulp nodig? Informeer dan naar de MKB Servicedesk naar de kortingen die wij aanbieden op onze kennispartners die je verder kunnen helpen.