Zen to Done:10 gewoontes voor een efficiënter leven

Auteur | Leo Babauta

28 februari 2011

Onder de stapels papieren is nog net je bureau zichtbaar. Je inbox loopt over. Je bent altijd druk, druk, druk, maar aan het eind van de dag vraag je je af wat je nu echt hebt gedaan. Je bent dapper begonnen takenlijstjes bij te houden om enig overzicht te krijgen. Maar met welke taak moet je nu beginnen? In Zen to Done laat Leo Babauta (fanatiek blogger, vader van zes kinderen en hardloper) zien dat het mogelijk is je oude, slechte gewoontes achter je te laten en nieuwe, effectieve aan te leren.

Babauta heeft zich laten inspireren door twee van de meest succesvolle boeken op het gebied van persoonlijke effectiviteit en -groei: David Allen's Getting Things Done en 7 Habits of Highly Effective People van Stephen Covey. Hier heeft hij enkele eigen ideeën aan toegevoegd, welke gezamenlijk een eenvoudig en praktisch systeem vormen: Zen To Done (ZTD).

Persoonlijke invulling ZTD is gelukkig geen methode die je geforceerd van begin tot eind moet toepassen, wil je effectiever en doelgerichter in het leven staan. Je kunt afwijken van de volgorde waarin de 10 gewoontes gepresenteerd worden en je kunt je ook alleen focussen op de gewoontes die het best bij je passen. Wil je het jezelf helemaal makkelijk maken, dan biedt Babauta een vereenvoudigde vorm van ZTD aan. Deze vorm kent slechts 4 gewoontes: verzamelen, verwerken, plannen en doen. De 10 gewoontes van ZTD

  1. Verzamelen: Zorg dat je altijd een notitieboekje bij je hebt zodat alles wat in je opkomt (taken, ideeën, projecten) direct genoteerd kan worden en je zo niets meer kunt vergeten.

  2. Verwerken: Beslis snel over alles wat binnenkomt in je postvakjes (digitaal en fysiek) en stel dit niet uit.

  3. Plannen: Stel per dag en per week vast wat je meest belangrijke taken (MBT's)

    zijn. Handel elke dag, het liefst vroeg op de dag, 1 tot 3 MBT's af.

  4. Doen: Laat je niet afleiden bij het afhandelen van een taak; houd je bezig met 1 taak tegelijk.

  5. Een eenvoudig systeem opzetten: Houd eenvoudige lijstjes bij, eventueel voor verschillende contexten (werk, privé, te ontvangen, aan te schaffen). Hoe leuk nieuwe softwareprogramma's of gadgets ook zijn, houd het eenvoudig en verspil geen tijd aan het constant uitproberen van nieuwe mogelijkheden.

  6. Orde scheppen: Geef alles zijn plaats, berg dingen meteen op waar ze horen, gooi ze weg of delegeer.

  7. Controleren: Controleer wekelijks je systeem en de voortgang in het bereiken van je jaarlijkse doelstellingen. Als je nog geen doelstellingen op papier hebt gezet, doe dit dan alsnog.

  8. Verder vereenvoudigen: Breng je doelen en taken terug tot de kern. Het is vaak onnodig om alle binnenkomende taken te vervullen. Loop ze zorgvuldig na en zorg dat je taken en projecten in lijn lopen met je jaarlijkse doelen en levensdoelen.

  9. Routines bedenken: Bedenk routines en volg die. De routines (privé en zakelijk) geven structuur aan de dagen en weken.

  10. Je hartstocht volgen: Zoek bezigheden waar je hart sneller van gaat kloppen. Als je erin slaagt carrière te maken van je passie, dan zie je niet langer tegen je dagelijkse taken op en doe je wat je echt leuk vindt. 

Eén gewoonte tegelijkertijd

De meeste kans op succes met ZTD krijg je door je op één gewoonte tegelijkertijd te focussen. Laat je niet verleiden om er meerdere tegelijk aan te pakken; de kans is groot dat het te overweldigend wordt en je gedemotiveerd raakt. Focus je dertig dagen op deze gewoonte en ga vervolgens door met de volgende gewoonte. Je moet dus wel over geduld en zelfbeheersing beschikken en niet rekenen op een korte termijn oplossing. Je kan het zo zien: Als je je aan het schema houdt, dan ben je binnen een jaar productiever, georganiseerder en werk je aan (levens)doelen die er echt toe doen. Maar hoe zorg je ervoor dat je het ook echt doet?

'Doen' (gewoonte 4) is de sleutel van succes. ZTD onderscheidt zich hiermee van andere methoden, waarbij de nadruk vaak ligt op (het inrichten van) een systeem. Maar hoe zorg je ervoor dat je doet wat je wilt doen en daarmee daadwerkelijk productiever wordt? In vijf stappen wordt uitgelegd hoe je dit voor elkaar krijgt. Mocht je ondanks het stappenplan toch problemen ondervinden bij het uitvoeren van je taken, dan heeft Babauta onder meer de volgende adviezen:

  1. Maak een bescheiden start: Spreek met jezelf af dat je maximaal 5 minuten aan een bepaalde taak gaat werken. Je ziet er dan minder tegenop om te beginnen.

  2. Raak enthousiast. Denk aan wat het je oplevert (klanten, nieuwe kansen, waardering). Als je niets kunt bedenken, vraag jezelf dan af of de taak de moeite waard is om te doen. Soms is elimineren, delegeren of uitstellen van een taak de beste optie.

Conclusie

ZTD lees je met gemak in een middag of avond uit. Ik merkte tijdens het lezen dat je automatisch de tips en gewoontes toe past op je eigen werk en mogelijkheden ziet hoe het (veel?) effectiever kan, waardoor je meer rust voor jezelf creëert. Ik vond het boek zeer praktisch van opzet; de gewoontes worden stapsgewijs uitgelegd en er worden concrete tips gegeven hoe je de gewoontes kunt implementeren. Je hoeft je niet te verdiepen in online programma's; een notitieblok en pen volstaan. Achterin het boek vind je handige voorbeeldlijstjes en -formulieren. Als je van jezelf al gestructureerd, doelgericht en gedisciplineerd bent, dan heb je waarschijnlijk meer aan David Allen's GTD, dan aan ZTD, wat behoorlijk 'schools' is.Door na te denken en toe te werken naar gewoonte 10 (je hartstocht volgen) werk en leef je doelgerichter met meer voldoening. Gelezen door: Hellen Basari

Auteur

Hellen Basari