Is mobiel werken wel veilig?

Wat zijn de risico's?

30 augustus 2012

Als je mobiel werkt en al je zakelijke bestanden op internet hebt staan, kan je het gevoel krijgen dat je de macht over je bedrijfsgegevens kwijtraakt. Want wat als de laptop van jou of een werknemer wordt gestolen?

In principe is mobiel werken veilig, maar het vereist wel wat extra maatregelen van jou en je werknemers. Je kan de risico’s van mobiel werken indelen op vijf niveau’s:

  1. De mobiele werklocatie (trein, auto, café, flexplek, thuis, internetcafé)

  2. Het werkstation (PDA, laptop)

  3. De verbinding tussen werkstation en organisatie (wifi, UMTS, bluetooth, VPN-verbinding)

  4. De informatie die aan de flexwerker beschikbaar wordt gesteld (via online software)

  5. De telewerker zelf (hoe voorzichtig is hij of zij?)

Dat vereist dus ook maatregelen op vijf niveau’s.

  1. In de trein kan iemand natuurlijk naast je zo op je scherm kijken en ook kunnen huisgenoten van je werknemers informatie lezen. Let er daarom op dat als je thuis of onderweg aan het werk bent, niemand kan meelezen.Er zijn ook speciale voorzetschermen te koop die meekijken voorkomen.

  2. Het klinkt logisch, maar vergeet je laptop of PDA niet en voorkom dat hij gestolen wordt. Laat ze niet (zichtbaar) achter in je auto. Het blijkt bovendien dat deze apparaatjes nog altijd vaak worden vergeten in trein of taxi. Beveilig bovendien je laptop of PDA ook altijd met een wachtwoord en installeer een firewall en virusscanner. Sla wachtwoorden niet automatisch op voor bijvoorbeeld je mailbox of internetverbinding.

  3. De verbinding tussen het mobiele apparaat en de organisatie kan beveiligd worden met zogenaamde ‘strong authentication’, bijvoorbeeld een ‘token’ in combinatie met pin en wachtwoord. Daarnaast is het raadzaam om je harde schijf te versleutelen en je documenten zoveel mogelijk op in een beveiligde omgeving zoals SharePoint of Drupal te plaatsen. Als je laptop een directe verbinding met het internet heeft, dan is het cruciaal om goede en up-to-date anti-virus software te hebben.

  4. Jij bepaalt over welke bedrijfsinformatie de werknemer moet kunnen beschikken. Als je weet dat er op 'onveilige' locaties gewerkt wordt, kunnen toepassingen die toegang geven tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie beter niet aan mobiele werkers aangeboden worden. Registreer welke werknemer over welke laptop of PDA  beschikt.

  5. Vraag alertheid van je werknemers. Ook is het raadzaam een flexwerkcontract op te stellen, waarin de voorwaarden voor mobiel werken worden omschreven. Zo weet elke mobiele werker wat er van hem verwacht wordt, en kun je je personeel daar ook op aanspreken.

Het is duidelijk, het mobiliseren van je bedrijfsgegevens vereist een nieuwe manier van beveiligen. Omdat mobiel werken nog erg nieuw is, is er nog geen centrale aanpak voor dit ‘probleem’. Probeer het daarom zoveel mogelijk te ondervangen door systemen te beveiligen met speciale software en wachtwoorden.

Persoonlijk advies! Uw persoonlijke adviseur van Vodafone geeft u graag advies over communicatie-oplossingen die u helpen mobieler en slimmer te ondernemen en kostenbesparing te optimaliseren.