Ondernemer voorkomt cashflow probleem

Ondernemer in Beeld | Cashflow

13 augustus 2012

Bert Koning, ondernemer in hart en nieren, wist van kleins af aan dat hij later zijn eigen bedrijf zou starten. De crisis raakt ingenieursbedrijf Koningsstal Infracare, maar daar speelt hij op in. Na acht jaar Koningsstal maakt hij eind 2011 een liquiditeitsplanning.

Whitepaper Financiering: Waar let de bank op?

Naam: Bert Koning

Functie: directeur en ondernemend manager

Bedrijf: Koningsstal Infracare

Bedrijfsvorm: BV

Opgericht: in 2003

Werkt: gemiddeld 60 uur in de week

Met: 5 werknemers

Belangrijkste tip voor ondernemers: "Blijf met je poten in de klei, oftewel verlies de werkelijkheid niet uit het oog en blijf met beide benen op de grond."

Eerste bijbaan: "Mijn allereerste baantje was kranten lopen, maar dat is geen echte bijbaan hè? Ik werkte op zaterdag in de bakkerij."

Blijf met je poten in de klei

“Toen ik geboren werd, wist ik dat ik een eigen onderneming wilde starten. Ik denk dat het er van nature inzit. Ik heb de opleiding Civiele Techniek gedaan en altijd gedacht: als het op mijn pad kom, dan grijp ik die kans.” Voordat Bert voor zichzelf startte, werkte hij bij een aannemersbedrijf in de grond-, weg- en waterbouw. “Toen er onderdelen van het bedrijf werden verkocht, waaronder het deel waar ik bedrijfsleider was, greep ik mijn kans. Dit was wat ik wilde", zegt Bert.

Koningsstal InfraCare

Bert maakte van zijn ondernemersdroom werkelijkheid: de Koningsstal was geboren. Het ingenieursbedrijf verzorgt projecten in de buitenruimte zoals een gladheidsbestrijdingsplan voor de gemeente Stichtse Vecht, een fietsvriendelijke schoolroute in Odijk, en de vervanging van riolering in de gemeente Tiel.

Opgeven zekerheid

Het opgeven van de zekerheid van een vaste baan hield Bert niet tegen om zijn droom na te jagen. Hij vertelt: “Ik heb nu de zekerheid dat ik zelf beslissingen kan nemen. Je moet altijd alert zijn als ondernemer, er kan altijd wel iets gebeuren waardoor het mis gaat. Kijk maar naar de economische crisis. Voor sommige branches is de crisis positief, maar voor ons niet. Onze grootste opdrachtgever is de overheid, dus de crisis raakt ons ook: dat vergt een nieuwe manier van aanpakken.”

Liquiditeitsplanning

“Daarom ben ik nu ook bezig met een liquiditeitsplanning. Ik heb er nog nooit een gemaakt. Ik doe het al zo lang zonder, weet wanneer ik salarissen en belastingen moet betalen. Daarnaast heb ik niet zoveel inkoop, behalve software”, zegt Koning. Waarom hij dan nu toch een liquiditeitsbegroting maakt? “De markt vraagt er nu om, door de huidige economie. Het is een ondoorzichtige markt. Verder vooruit kijken dan twee maanden wordt lastig. Dit is de tijd om in te kaderen hoeveel je hebt en wat je mist. Zo kun je onkostenproblemen voorkomen. Ik probeer nu al te ontdekken waar de gaten in 2012 zullen vallen.”

Constante geldstroom

Om te voorkomen dat hij in een lastige situatie terechtkomt, heeft Bert een aantal trucs. “Ik zorg voor een positieve cashflow door zo snel mogelijk te factureren. De overheid betaalt altijd binnen 30 dagen en gemeentes hanteren ook een redelijke betalingstermijn van 45 dagen. Soms zelfs maar vier weken, maar dat is een uitzondering." Ook is Bert voorstander van het sturen van deelfacturen. “Ik overleg vaak met de opdrachtgever of ik halverwege de termijn alvast een deelfactuur kan sturen, bijvoorbeeld als de helft van het werk af is. Bij korte opdrachten van drie tot vier weken is dat niet van belang, maar een constante geldstroom moet er zijn. ik weet immers dat ik elke maand salarissen en belastingen moet betalen."

Bellen leidt tot betalen

Bert zorgt voor een snel en helder factuurproces. “We versturen facturen altijd op tijd.” Ook meerdere deelfacturen sturen is een aanrader. “Als ik projecten heb lopen van een half jaar, stuur ik elke maand een factuur. Soms probeer ik ook een termijn van 14 dagen te hanteren, maar dan krijg ik vaak te horen dat de klant standaard een  langere betalingstermijn gebruikt”, aldus Koning.

Als een factuur binnen de betalingstermijn van 30 dagen niet is betaald, onderneemt Bert direct actie. “Dan pak ik de telefoon en vraag of er iets mis is met de factuur. Vaak krijg ik dan teksten te horen als ‘we hebben de factuur niet gehad’ of ‘de factuur is in de la beland bij iemand die hier niet meer werkt’. Meestal heb ik dan al wel een akkoord gehad dat de werkzaamheden goed zijn verricht, dus dan maak ik me niet zo’n zorgen. Maar ik heb ook wel eens meegemaakt dat ik betalingsherinnering na betalingsherinnering moest sturen. Na een telefoontje bleek dat de factuur zoek was. De betalingsherinneringen zijn daarom in de prullenbak beland. Je kunt dus beter ook even bellen.” Bert schroomt niet om gelijk een betalingsherinnering te sturen. “Soms stuur ik na 30 dagen gelijk een herinnering en na de betalingstermijn van de herinnering een tweede herinnering. Vaak wordt er dan al op de eerste herinnering betaald.”

Wanbetalingen

"Ik heb gelukkig ook maar twee keer in mijn hele carrière te maken gehad met wanbetaling. Een keer ging het om een bedrag van 1500 euro. Het bedrijf ging failliet, dus die euro’s zijn intern weggepoetst en de btw heb ik natuurlijk teruggevraagd bij de Belastingdienst.” De andere wanbetaling ging om een factuur van 500 euro. “Ik kreeg te horen dat we niet hadden geleverd waar om gevraagd was, maar het gewenste resultaat van de opdracht was technisch niet haalbaar. Daar wilde de opdrachtgever niets van weten. Wij hadden niet geleverd wat hij wilde, dus hij betaalde niet. Na een aantal telefoontjes heb ik het erbij laten zitten. Alle tijd die ik erin had gestoken, kostte me meer dan die 500 euro”, aldus Bert.

De ultieme cashflowtip

Als we Bert naar zijn ultieme cashflowtip vragen, antwoordt hij: “Zorg dat je een goede termijnregeling hebt. Als je veel voorinvesteringen moet doen en pas veel later zelf geld ontvangt, wordt het tricky. Betaaltermijnen kunnen in het ergste geval soms wel 90 dagen duren! Als je dat kunt tackelen door een goede termijnregeling, ben je cashflowproblemen een stap voor."