"Werknemers hebben nu twee schermen vanwege alle digitale informatie"

Interview Cathy Vessies | Zorg dat je IT meebeweegt met de tijd

12 juni 2017

Hoe gaan bedrijven om met IT trends zoals mobiel werken, cloud computing en digitalisering? Wat is het directe effect op de hardware van bedrijven? Een interview met Cathy Vessies: "Wij hebben onze eigen cloud."

Eerste hulp bij Digitaliseren

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Naam: Cathy Vessies

Functie: Hoofd financiën en automatisering

Bedrijf: NPRC

Product/dienst: Coöperatie voor binnenvaart schippers

Aantal medewerkers: 19 (13 in Nederland, 6 in Duitsland)

1. Welk effect hebben trends als cloud computing en mobiel werken op je bedrijf?

“Binnen ons bedrijf is mobiel werken mogelijk, maar niet voor iedereen interessant. Werknemers die daar wel wat aan hebben, kunnen met een token (uniek wachtwoord) thuis inloggen op de server. Toch blijft mondeling communcieren heel belangrijk binnen onze organisatie.  We hebben daarom een message-programma die interne afdelingen gebruiken om te communiceren. Al onze bestanden en gegevens staan op een terminalserver op ons kantoor in Nederland. Die server is via internet te benaderen, ook voor onze collega’s in Duitsland. Al onze transportprogramma’s, boekhoudprogramma’s, etc. draaien vanuit de server. We hebben dus een soort eigen cloud.”

2. Waarom hebben jullie gekozen voor een eigen server?

“Daar hebben we vier jaar geleden voor gekozen, omdat het toen de beste oplossing was. Nu zijn de servers alweer toe aan vervanging. Inmiddels, door de voortschrijdende techniek, denken wij na over de overstap naar 'de cloud'. Oftewel onze servers verplaatsen naar het datacenter van een IT-leverancier.”

3. Welke overwegingen spelen een rol?

“Een paar. Gemak bijvoorbeeld. Door het uit te besteden heb je er geen omkijken meer naar. Op dit moment wordt er bij problemen ingebeld door onze externe systeembeheerder, maar regelmatig moeten wij handmatig nog iets omzetten. Door de ingewikkelde techniek werkt dat vaak lastig. Ons serverbeheer uitbesteden is wel weer een investering. We zijn dan in eerste instantie een groot bedrag kwijt, maar het legt minder beslag op onze eigen medewerkers. We zijn nu aan het berekenen wat slim is, offertes opvragen en vergelijken. We willen wel met de goede partij in zee gaan. Dat is heel belangrijk. Er moet vertrouwen zijn.”

4. Heb je de voor- en nadelen ook in kaart gebracht?

“Ja. Vorig jaar hebben we alles tegen elkaar weggestreept. Het lijkt erop dat de cloud het nu echt gaat winnen. Ook een serverruimte en airco zijn straks niet meer nodig. En de zorg voor backups bijvoorbeeld. We maakten iedere nacht een backup van het systeem. Aan het einde van de week neem ik de tape met backups mee naar huis. Onze secretaresse neemt altijd de maandtape mee. Deze moet altijd minimaal vijf kilometer van kantoor worden bewaard. Data en zekerheid is heel belangrijk voor ons bedrijf.”

5. Welke hardware is belangrijk binnen de organisatie?

“Voor ons is IT megabelangrijk. Er mogen twee dingen absoluut niet falen: onze server en onze telefoon. Dan hebben we echt een probleem.”

6. Welke aanpassingen op IT gebied hebben jullie doorgevoerd?

“We werken steeds meer digitaal. Werknemers hebben nu twee schermen om al die digitale informatie in de gaten te houden. We werken met veel minder papier dan voorheen. Alleen bepaalde probleemdossiers worden nog afgedrukt. Voor een aantal medewerkers was dat wel even wennen. Iedere verandering is lastig, maar we merken nu dat het beter en gestructureerder werkt. We hebben een dedicated scanner gekocht, die bestanden naar een e-mailadres kan mailen of direct naar het transportsysteem op onze server. Onze software-ontwerper heeft dat geregeld. We hebben ook nog andere scanners, die bestanden automatisch op de algemene schijf zetten. Die moet je dan nog wel handmatig in het transportsysteem zetten.”

7. Hoe zit het met de telefoonlijn en internetverbinding?

“Sinds ruim een jaar zijn we over op VoIP (Voice over IP, oftewel bellen via internet). Dit werkt prima. Het was wel eventjes wennen. We kregen andere toestellen. Dit werd allemaal door een externe partij aangesloten en ingeregeld.”

8. Hoe heb je de beveiliging ingeregeld?

“Dat is net aangepast. We hebben een virusscan, firewall, alles wat je kunt bedenken. Daarnaast werken we met versleuteling van onze server.”

9. Hoe zorg je dat werknemers omgaan met veranderingen op IT-gebied?

“Altijd als we iets nieuws beginnen zorgen we voor duidelijke instructies. Een A4, waar alles op een eenvoudige manier wordt uitgelegd en geïllustreerd met plaatjes. Ook hebben we, bij de start van iets nieuws, presentaties van de leveranciers. Daarna moet de medewerker het zelf oppakken. De een doet dat sneller dan de ander. Opvallend genoeg speelt leeftijd niet altijd een rol. We hebben bijvoorbeeld een jongere medewerker die eerst helemaal gek werd van digitaal werken, terwijl oudere medewerkers er geen enkel probleem mee hebben.”

Auteur

Raphael Klees