Het kiezen van een boekhoudpakket

Keuzegids voor online boekhouden

03 april 2020 7 minuten

Wil jij sneller en makkelijker boekhouden, en meer uit je cijfers kunnen halen? Dan wil je vast overstappen op online boekhouden. In dit artikel helpen we je bij de keuze voor een goed online boekhoudpakket, dat past bij jou en bij je organisatie.

Steeds meer ondernemers stappen over op online boekhouden in de cloud. Er zijn dan ook behoorlijk wat boekhoudprogramma’s op de markt. Sommige zijn heel basic, andere zijn ontzettend uitgebreid. Om het juiste pakket te kiezen, moet je eerst vaststellen welke functies jij nodig hebt.

Uitbesteden

De eerste vraag: wil je je boekhouding helemaal zelf doen of wil je samenwerken met een administratiekantoor of accountant? Juist door online boekhouden kan de keuze voor een administratiepartner aantrekkelijker worden. Dankzij online boekhouden hoef je hem niet meer te betalen voor het invoeren van je cijfers (dat kun je immers prima zelf) maar kun je hem inschakelen voor strategisch advies. 

Met online boekhouden kun je namelijk allebei, realtime, de cijfers in de gaten houden. De accountant of belastingadviseur kan jou zo live van advies voorzien (over aftrekposten, gunstige fiscale regelingen of het juiste moment om te investeren, bijvoorbeeld). 

Samenwerken

Heb je al een accountant of  boekhouder? Waarschijnlijk werkt hij of zij al met een bepaald softwaremerk. Het is dan wel handig als jij ook dat programma gaat gebruiken. Heb je nog geen boekhouder en wil je er wel een? Kijk eens of er administratiekantoren zijn die zich specialiseren in jouw branche, en kies samen voor een boekhoudprogramma.

Accountants zijn trouwens een stuk duurder dan administratiekantoren. Zij moeten namelijk een lange opleiding volgen en zich regelmatig laten bijscholen. Om een administratiekantoor te beginnen, heb je geen diploma’s nodig. Toch kunnen administratiekantoren de boekhouding van een klein bedrijf vaak net zo goed afhandelen. Kies wel voor een kantoor met goede online beoordelingen, of een die je is aangeraden door bevriende ondernemers.

Verplichtingen

Als ondernemer ben je verplicht je boekhouding te bewaren en desgevraagd aan de belastingdienst over te dragen. Maar daarvoor hoef je geen online boekhoudpakket aan te schaffen. Een papieren boekhouding of een boekhouding in Excel-bestanden voldoet ook aan de wettelijke eisen. Zolang je er maar voor zorgt dat je al je bonnetjes en rekeningen bewaart en dat er overzicht is.  

Zorg ook dat je weet aan welke wettelijke eisen je boekhouding moet voldoen en kies voor een programma dat in ieder geval deze basics regelt. Maar zodra je bedrijf groter of ingewikkelder is, is het wel aan te raden een echt boekhoudprogramma te gebruiken.

Functies

Welke functies wil je dat je boekhoudpakket heeft? Overzicht in de grootboekadministratie (balans, winst- en verliesrekening) krijg je eigenlijk altijd wel. Ook het kunnen opstellen van offertes, facturen en belastingaangiftes mag je eigenlijk wel verwachten.

Maar krijg jij bijvoorbeeld nog heel veel papieren rekeningen binnen? Dan is het handig als jij die kunt inscannen en de gegevens automatisch worden ingeladen. Ben jij veel onderweg? Dan wil je je boekhouding waarschijnlijk ook op je smartphone kunnen inzien. Of werk je veel samen met een incassobureau? Dan wil je een boekhoudpakket dat een koppeling biedt met een incassopartner. 

Wees wel kritisch. Veel boekhoudpakketten bieden legio aan mogelijkheden. Maar hoe meer je boekhoudpakket kan, des te ingewikkelder (en duurder) het wordt. Focus je op de dingen die je er écht mee gaat doen, en neem eventueel extra modules als je meer functies nodig hebt. Zo blijft je boekhouding makkelijk en overzichtelijk, en betaal je niet onnodig te veel.

Kosten

Bij het kiezen van een boekhoudpakket spelen ook de kosten natuurlijk een rol. De kosten lopen namelijk nogal uiteen: er bestaat gratis open source boekhoudsoftware die heel erg basic is, maar er zijn ook uitgebreide programma’s waar je wel 80 euro per maand voor betaalt. Afhankelijkheid van welke functionaliteiten je wilt, kan je kijken welk pakket voor jou het meest geschikt is.

Zie je door de bomen het bos niet meer? Veel boekhoudpakketten mag je een maand gratis uitproberen. Zo kom je er snel achter of dit pakket alle mogelijkheden biedt die jij nodig hebt. 

Koppeling

Een van de handigste mogelijkheden van online boekhouden, is dat je er je andere bedrijfsprogramma’s aan kunt koppelen. Dan hoef je nooit meer gegevens van het ene programma naar het andere over te tikken. Kies dan wel voor een boekhoudprogramma dat deze aansluiting biedt. Neem bij twijfel hierover contact op met de softwareaanbieder. 

Kies een logische overstapdatum

Veel ondernemers denken dat het alleen mogelijk is om rond de jaarwisseling over te stappen van boekhoudprogramma. Het is logisch als dit je afschrikt, omdat dit vaak al een drukke periode is. Het mooie is dat overstappen van boekhoudpakket op ieder moment mogelijk is. 

Het belangrijkste is dat je een logisch moment kiest. Door bijvoorbeeld direct na een btw-aangifte over te stappen, zorg je ervoor dat je geen werk hebt aan het overzetten van bonnen en facturen in het nieuwe programma. De tijd die je daardoor overhoudt kun je mooi steken in ondernemen. 

Exporteer jouw facturen, bonnen en overzichten

De meeste nieuwe boekhoudprogramma’s maken het mogelijk om jouw bonnen en facturen online op te slaan. Zorg ervoor dat je hier een backup van maakt voordat je overstapt. Soms kun je ze in één bestand downloaden en soms moet dit bon voor bon. Zorg er in het tweede geval voor dat je dit zorgvuldig doet: je hebt een bewaarplicht van 7 jaar, dus het is belangrijk dat je deze gegevens bewaart.

Vaak is het ook mogelijk om jouw gegevens op te slaan als een auditfile. Zo’n auditfile is een bestand waarin je administratieve gegevens bewaart en uitwisselt. Dit kan worden gebruikt om je administratie op te zetten in het nieuwe boekhoudprogramma. 

Basisfunctionaliteiten: 

  • Overzicht in de grootboekadministratie Door je boekhouding online bij te houden, heb je altijd overzicht op je balans, je winst- en verliesrekening en de cashflow. Zo weet je altijd precies hoe je bedrijf er voorstaat en hoeveel speelruimte je nog hebt.

  • Afschrijvingen In je boekhoudpakket kun je automatisch de afschrijvingen van je vaste activa bijhouden. Zo is je balans altijd up-to-date.

  • Facturen genereren Vanuit je boekhoudpakket kun je heel makkelijk facturen opstellen voor je klanten. De factuur wordt meteen bij je debiteuren bijgeschreven. Soms kun je zelfs een koppeling met iDeal aan de factuur toevoegen, zodat je klant snel en makkelijk kan betalen.

  • Offertes opstellen Vanuit je boekhoudpakket kun je makkelijk een offerte genereren. Dit gaat bijna hetzelfde als het maken van een factuur. Gegevens als je uurprijs en de kosten van het materiaal zitten al in je software opgeslagen, zodat je met een paar klikken een goede offerte maakt voor een nieuwe klant.

  • Inkomende rekeningen invoeren Alle inkomende rekeningen en bonnetjes kun je meteen invoeren in je boekhoudsoftware. Als je kiest voor een pakket met scan- en herkensoftware, kun je van papieren rekeningen en bonnen een foto maken, waarna de factuur meteen in je systeem zit. Dankzij een koppeling met internetbankieren kun je ze ook direct betalen. 

  • Koppeling met internetbankieren We noemden het al, maar een boekhoudpakket moet tegenwoordig gekoppeld kunnen worden aan je internetbankieren. Zo worden afschrijvingen meteen verwerkt en kun je vanuit je boekhoudprogramma betalingen uitvoeren.

  • Kostenplaatsen Vaak kun je in je boekhoudpakket je uitgaven makkelijk rubriceren. Dankzij de mogelijkheid om kostenplaatsen bij te houden, kun je hier nog een onderverdeling in aanbrengen. Zo kan je een post ‘autokosten’ hebben, met nog de kostenplaats ‘brandstofkosten’ daar onder.

  • Vaste journaalposten Terugkomende kosten hoef je maar een keer in je boekhoudpakket in te voeren. Je kunt het zo instellen, dat periodieke kosten automatisch elke periode worden verwerkt.

  • Btw-aangifte Je ingekomen en uitgaande btw bijhouden wordt heel eenvoudig met een goed boekhoudpakket. Je kunt dan ook vrijwel automatisch btw-aangifte doen.

  • Belastingaangifte Ook het doen van je jaaraangifte wordt een fluitje van een cent met de automatisch gegenereerde overzichten vanuit je boekhoudprogramma.

Handige extra’s:

  • Debiteurenbeheer Een goed boekhoudpakket laat je precies zien van wie je nog geld krijgt en wie je misschien een betalingsherinnering moet sturen. Ook dit kan vanuit veel boekhoudpakketten automatisch. Daarnaast kan bij bijvoorbeeld Davilex een koppeling worden gemaakt met incassobureau Centraal Invorderings Bureau, handig als je regelmatig facturen overdraagt aan een incassopartner.

  • Urenregistratie Ben je zzp’er en moet je aan het urencriterium voldoen? Ook je uren kun je in je boekhoudpakket bijhouden. Soms met een koppeling met een app, zodat je heel snel en makkelijk kunt doorgeven dat je bijvoorbeeld een paar uur bij een klant bent geweest.

  • Budgetteren Sommige boekhoudpakketten bieden de mogelijkheid om budgetten in te stellen voor een bepaalde periode. De kosten die binnen het budget vallen, worden hier automatisch van afgetrokken. Zo houd je overzicht in je kosten en kun je op tijd bijsturen als je je budget dreigt te overschrijven.

  • Betaalopdrachten Internetbankieren is vaak goedkoper als je betaalopdrachten per batch aanbiedt (bijvoorbeeld een keer per week). In je boekhoudprogramma kun je betaalopdrachten verzamelen, en ze automatisch een keer per week met je internetbankieren voldoen.

  • Voorraadbeheer Mocht dit van toepassing zijn op jouw bedrijf, dan kun je vaak je systeem voor voorraadbeheer koppelen aan je boekhoudsoftware of hier een module voor aanschaffen. Zo heb je altijd overzicht op wat je in huis hebt, en kun je automatisch bestellijsten genereren om je voorraden aan te vullen.

  • Relatiebeheer Ook een koppeling met je CRM-systeem of een extra module voor relatiebeheer is een optie in je boekhoudpakket. Zo zie je precies wat welke klant eerder heeft gekocht, wat zijn betaalgedrag is enzovoort.

  • Koppeling kassasysteem of webshop Hoe handig is het als een aankoop door een klant automatisch in de boekhouding wordt verwerkt? De meeste kassasystemen, ook bijvoorbeeld voor een webshop, kunnen worden gekoppeld aan een online boekhoudprogramma. Nog handiger is het als de aankoop direct uit het systeem voor voorraadbeheer wordt gehaald en op bestellijsten verschijnt. 

Auteur

Marlou Visser