Hoe digitaliseer ik mijn bedrijf?

Wat is digitalisering?

Digitalisering is eigenlijk niets anders dan gebruik maken van informatietechnologie (IT) om het werk gemakkelijker te maken. In plaats van fysieke documenten en papierstromen binnen de organisatie, wordt de informatie digitaal verwerkt. Grote voordelen? Minder handmatig, repetitief werk (en dus minder fouten en meer efficiëntie), sneller stappen in het werkproces doorlopen (optimalisatie workflow) en relevante informatie is direct en overal toegankelijk voor iedereen (via de cloud).

Wat zijn de voordelen van digitalisering?

De voordelen van digitalisering van je bedrijf zijn legio. Dit zijn de vijf meest voor de hand liggende voordelen:

1. Alle relevante informatie is voor iedere medewerker altijd en overal beschikbaar (zeker als men in de cloud werkt).

2. Meer (operationele) efficiëntie en (dus) snellere doorlooptijden; informatie is direct voorhanden (geen zoektijd), gemakkelijk te delen en documenten zijn snel (automatisch) te verwerken.

3. Meer inzicht en overzicht door actuele, real time data. Dit biedt grip op het bedrijfs- of productieproces en de mogelijkheid tijdig bij te sturen.

4. Lagere personeelskosten. Door repetitief, handmatig werk te automatiseren kunnen werkuren worden uitgespaard. (Dat kan op langere termijn flink schelen in personeelskosten.)

5. Minder fouten. Mensen maken fouten, die faalkosten heb je niet als het werk (goed) geautomatiseerd is.

Wat zijn de nadelen van digitalisering?

Nadelen zijn er ook, en die reiken verder dan de investering in hardware en software die moet worden aangeschaft. Het grootste risico is dat de digitalisering niet het gewenste resultaat oplevert. Dit is meestal een gevolg van de onderschatting van de impact die het met zich meebrengt. Digitalisering betekent verandering in de manier van werken en in de samenwerking met collega’s en klanten. En verandering roept nu eenmaal altijd weerstand op. Het vergt tijd een inspanning, zeker ook van jouw medewerkers die digitale ervaring moeten opdoen om er goed mee te kunnen en willen werken.

Tip: betrek medewerkers bij digitalisering

Realiseer je dat het digitaliseren van werkprocessen in je organisatie niet van de ene op de andere moment gaat. Goed verandermanagement in nodig om de cultuuromslag – van fysiek naar digitaal – te laten slagen. Je doet er verstandig aan de medewerkers vanaf het begin bij een digitaliseringstraject te betrekken. Hoe eerder zij de voordelen van digitalisering zien en de nieuwe manier van werken onder de knie krijgen, hoe sneller de acceptatie. En dus hoe geslaagder de digitaliseringsslag.

Stappenplan bij digitalisering

Je bedrijf digitaliseren doe je het best via de volgende vier stappen:

1. Analyseer processen; er is een reden dat je wil digitaliseren, bijvoorbeeld een bepaald onderdeel van jouw interne bedrijfsproces loopt niet zoals je wenst, het kost teveel tijd, vergt veel repeterend (handmatig) werk of is te complex waardoor er vaak fouten optreden. Ga na waar de knelpunten in de interne en externe (leveranciers, klanten) bedrijfsprocessen liggen.

2. Breng de workflow in kaart; wil je de efficiëntie van een bedrijfsonderdeel verbeteren, beschrijf dan samen met je medewerkers het huidige én het gewenste (optimale) proces. Hoe verloopt de informatiestroom door de organisatie? Leg vast welke medewerkers, wanneer toegang moeten kunnen hebben tot welke documenten?

3. Bepaal op basis van die gewenste digitale workflow welke documenten je wil gaan digitaliseren; denk aan personeelsdossiers (HR), planning (productie), klantenbestanden, offertes en facturen (sales), et cetera.

4. Kies welk bedrijfsonderdeel je (eerst) wil digitaliseren; denk je de meeste tijd te kunnen besparen, fouten te voorkomen en kosten te kunnen drukken door de financiële administratie te digitaliseren? Of door in de productie de papieren orderzakken te vervangen door een geautomatiseerde workflow? Kies dan gericht voor het automatiseren van dit specifieke bedrijfsonderdeel. Maak hierbij de afweging tussen de kosten (investering in IT) en de verwachte opbrengst op de langere termijn (bijvoorbeeld tijdwinst en/of foutenreductie).

Wat is een documentmanagementsysteem?

De basis voor digitalisering binnen je bedrijf is een documentmanagementsysteem. Hiermee beheer je alle (digitale) documenten en stroomlijm je de processen (workflow). Elke medewerker kan vanuit dit ene centraal systeem documenten plaatsen, bewerken, raadplegen en/of doorsturen. Denk aan HR, die informatie over de in-, door- en uitstroom van personeel beheert. Of Inkoop, die de facturatie digitaal doet en overzicht wil van alle contracten en communicatie met leveranciers. Of sales, dat inzicht nodig heeft in de status en communicatie met (potentiële) klanten, uitstaande offertes en/of facturen.

Hoe kies je de juiste hardware?

Op basis van de gekozen digitalisering kies je de juiste combinatie van hardware en software (applicaties). Om de beste keuze in IT te maken, houd je er rekening mee dat je apparaten aanschaft die passen bij de behoeften van jouw medewerkers. Verschillende typen medewerkers hebben verschillende behoeften. Denk bijvoorbeeld aan power users die intensieve taken uitvoeren en baat hebben bij krachtige desktops met geavanceerde specificaties. Daarnaast zijn er mobiele werkers die flexibiliteit nodig hebben en gebaat zijn bij makkelijke draagbare laptops met lange batterijduur. Creatieve professionals hebben vaak specifieke hardware nodig, zoals krachtige grafische kaarten en kleurnauwkeurige beeldschermen.

De belangrijkste verandering is die van desktops naar laptops. Een groot voordeel van digitalisering is dat je informatie altijd en overal online tot je beschikking hebt. Dat wordt uiteraard lastig als je medewerker alleen met een vaste computer (desktop) werkt. Wanneer je gebruik maakt van mobiele apparaten als smartphones, laptops en tablets, kunnen je medewerkers altijd en overal (op afstand) bij belangrijke documenten.

Let op toegang en veiligheid

Houd er wel rekening mee dat je medewerkers ook vanaf hun thuiswerkplek moeten kunnen inloggen in belangrijke systemen. Ze moeten bij alle relevante bestanden kunnen komen, zonder dat ze hiervoor allerlei bijlagen naar zichzelf hoeven te mailen. Dat kan bijvoorbeeld met een cloud-oplossing, waarbij al je bestanden op een externe server staan en altijd online beschikbaar zijn. Zo kunnen je medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Ook is het belangrijk om voldoende backups te maken, zodat er geen data verloren gaat. En kies vanwege de betere beveiliging voor een zakelijke laptop in plaats van een consumentenlaptop. Lees hier meer over hoe je een zakelijke laptop beveiligt.

Welke randapparatuur heb ik nodig?

Je personeel heeft meer nodig dan alleen een laptop en scanner om goed te kunnen werken. Zelfs als je medewerkers regelmatig op afstand werken, is het prettig als ze op kantoor direct hun laptop kunnen aansluiten op een dockingstation. Hiermee is direct alle randapparatuur aangesloten. Denk bijvoorbeeld aan een monitor, muis en (draadloos) toetsenbord. Dat scheelt veel opstarttijd en komt de productiviteit ten goede.

En veel medewerkers hebben tegenwoordig meerdere monitoren. Deze komen van pas bij videoconferences waarbij de agenda of een te bespreken document op het ene scherm getoond wordt en de videocall zelf op het andere scherm. Je doet er verstandig aan de middelen te faciliteren die het digitaal werken voor de medewerker prettiger en gemakkelijker maakt. Dat geldt ook voor het kiezen van een laptop met een sterke (ingebouwde) webcam en een goede koptelefoon (met noise -cancelling.) De investering betaalt zich snel terug als een tevreden medewerker hierdoor efficiënt en effectief zijn werk kan doen.

Scanner en slimme printer, een goed begin

Wil je papieren documenten zoals contracten of facturen digitaliseren, dan kun je ook niet zonder scanner. Als je ook wilt kunnen printen dan is de keuze voor een multifunctionele printer (MFP) het meest logisch. Het is mogelijk om de data intelligent in te laten lezen zodat het digitale document automatisch op de juiste plek wordt opgeslagen en verwerkt in de workflow. Een factuur leent zich daar bijvoorbeeld prima voor, vanwege de herkenbare opmaak. Er zijn softwaretoepassingen die deze opmaak herkennen en de belangrijkste data na het scannen automatisch invoeren in je administratie. De techniek hierachter heet Optical Character Recognition (OCR).

Lees ook: Welke IT-hardware heb ik nodig?

Meer weten? Download de whitepaper Eerste hulp bij je bedrijf digitaliseren.

Auteur

Arthur Lubbers

Arthur is redacteur en journalist met als specialisatie (bedrijfs)economie en arbeidsmarkt. Hij schrijft over alle mogelijke onderwerpen om werkgevers en ondernemers te informeren en te inspireren.