Calamiteitenplan opstellen: zo pak je het aan (met voorbeeld)
Bereid je voor op noodsituaties
Wat doe jij als er brand uitbreekt? Of bij een bommelding? Als je goed bent voorbereid, weet je precies wat er moet gebeuren om je medewerkers en anderen in veiligheid te brengen. Maak daarom een calamiteitenplan voor jouw bedrijf.
Wat is een calamiteitenplan?
In een calamiteitenplan staat wat je moet doen in een noodsituatie. Bijvoorbeeld bij een brand in je bedrijfsgebouw, een stroomstoring, gaslek of een medische noodsituatie. Een calamiteitenplan wordt ook wel een bedrijfsnoodplan, BHV-plan, noodplan of crisisplan genoemd. Op basis van dit plan weten jij en je werknemers wat er gedaan moet worden als je bedrijf wordt getroffen door een calamiteit. Het plan is erop gericht om de schade te beperken en iedereen in veiligheid te brengen.
Wanneer is een calamiteitenplan verplicht?
Je doet er als ondernemer alles aan om de risico's op ongelukken te verkleinen. Sterker nog: je bent verplicht om te zorgen voor een veilige werkomgeving. Daar hoort ook het maken van een calamiteitenplan bij. Het hebben van een calamiteitenplan is (nog) niet wettelijk verplicht voor alle bedrijven in Nederland. Bedrijven die werken met gevaarlijke stoffen (BRZO-bedrijven) moeten wel een calamiteitenplan hebben.
Ieder bedrijf in Nederland met personeel is wel verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren. Daarin benoem je de belangrijkste risico’s in jouw bedrijf en hoe je ze kunt beperken. Het voorkomen van calamiteiten is een belangrijk onderdeel. Toch kun je noodsituaties niet altijd voorkomen. In zulke gevallen is het belangrijk om te weten welke maatregelen je moet treffen om alle aanwezigen in je bedrijf in veiligheid te brengen.
Bedrijfshulpverleners (BHV)
Je hoeft het niet alleen te doen. In elk bedrijf moeten er bedrijfshulpverleners aanwezig zijn. Je moet voldoende BHV-ers hebben om een kleine calamiteit aan te kunnen. Een BHV-er kan EHBO toepassen, brand bestrijden, en werknemers evacueren. Het aantal BHV-ers dat je moet hebben ligt niet vast in de wet, maar bepaal je op basis van de grootte van je bedrijf en de risico's binnen je bedrijf. BHV-ers kunnen je helpen bij het opstellen en uitvoeren van je calamiteitenplan.
Wat staat er in een calamiteitenplan?
In een calamiteitenplan staat hoe je reageert op incidenten en calamiteiten in en rondom je bedrijf. Er staat in wat de afspraken en procedures zijn per situatie. Ook wordt duidelijk wie verantwoordelijk en bevoegd is om bepaalde acties uit te voeren. Zoals het bellen van noodnummers, het openen van deuren en het gebruiken van blusmiddelen.
Inhoud calamiteitenplan
In het calamiteitenplan moeten onder andere de volgende dingen staan:
Namen en telefoonnummers van bedrijfshulpverleners (BHV-ers)
Alle alarmnummers en relevante afspraken met hulpdiensten
Waar de blus- en EHBO-middelen zich bevinden
Waar noodkaarten en plattegronden zich bevinden (incl. vluchtroutes)
Eventuele bijzonderheden binnen je bedrijf
Hoe het instrueren van medewerkers, klanten en anderen in zijn werk gaat
Wie actie neemt tot ontruimen en hoe de ontruiming verloopt
Wie de calamiteit meldt bij de hulpinstanties
Wat te doen bij een bommelding, terreuracties, overvallen, ordeverstoringen en dergelijke.
Hoe stel je een calamiteitenplan op voor jouw bedrijf?
Als je al een RI&E hebt uitgevoerd, dan weet je wat de risico’s zijn binnen je bedrijf. Neem de RI&E dus als basis. Bepaal per risico wat de effecten van een calamiteit kunnen zijn. Bijvoorbeeld: ontploffingsgevaar bij brand of elektrocutie bij waterschade. Denk na over de maatregelen die je moet treffen bij elk scenario.
Ter voorbereiding en bij het maken van het plan kun je de volgende vijf stappen doorlopen:
Analyseer de risico’s en risicoplekken binnen je bedrijf.
Organiseer de werknemers, stel BHV-ers aan en verdeel de taken.
Stel een bedrijfsnoodplan op. Benoem verschillende calamiteiten, taken en scenario’s.
Zorg voor signalering en hulpmiddelen. Van noodverlichting en duidelijk aangegeven nooduitgangen tot plattegronden, brandblussers, rookmelders, EHBO-dozen en veiligheidshesjes.
Instrueer je personeel. Zij moeten weten wat er gebeurt bij een calamiteit en hoe ze moeten handelen.
Calamiteitenplan voorbeeld
Op basis van bovenstaande onderdelen en stappen kun je zelf een calamiteitenplan opstellen dat bij jouw bedrijf past. Je kunt ook gebruikmaken van bestaande voorbeelden. Zorg wel dat het plan volledig aansluit op jouw bedrijfssituatie. Voor kleine bedrijven ziet een calamiteitenplan er heel anders uit dan voor grote organisaties.
Online zijn er verschillende voorbeelden, modellen en sjablonen te vinden. Aan de hand daarvan kun je een eigen calamiteitenplan maken. Kijk bijvoorbeeld eens naar:
Een uitgebreid voorbeeld calamiteitenplan van arbocatalogusgehandicaptenzorg.nl
Een model BHV-plan (doc) van MKB-Nederland. Geschikt voor kleine bedrijven tot 15 medewerkers.
Calamiteitenplan uitvoeren
Het is belangrijk dat het calamiteitenplan bij alle medewerkers in je bedrijf bekend is. Dan weet iedere medewerker wat hij of zij moet doen bij een calamiteit. En ook bij het voorkomen van calamiteiten kunnen je medewerkers een belangrijke rol spelen. Hoe zorg je voor dat bewustzijn? Een paar tips:
Deel de meest recente versie van het calamiteitenplan met je medewerkers. Zorg ervoor dat ze het altijd eenvoudig terug kunnen vinden. Bijvoorbeeld via intranet, in de cloud of op een gedeelde schijf. Vergeet ook nieuwe werknemers niet. Zorg wel dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor personen binnen je organisatie.
Besteed een paar keer per jaar aandacht aan het calamiteitenplan. Bijvoorbeeld tijdens een wekelijks of maandelijks overleg. Benoem punten die zijn aangepast, bijvoorbeeld naar aanleiding van een oefening of incident.
Train je medewerkers. Zorg dat voldoende medewerkers een BHV-training hebben gevolgd en precies weten wat er in het calamiteitenplan staat.
Oefen regelmatig. Betrek alle medewerkers in je bedrijf bij een jaarlijkse noodoefening en speel meerdere scenario’s na. Oefen wat vaker met BHV-ers.
5 fases bij calamiteiten
Bij calamiteiten en een ontruiming moet duidelijk zijn wie wat doet. In het algemeen is dit de volgorde van handelen:
Fase 1: Melding Fase 2: Verzamelen BHV-ploeg Fase 3: Ontruiming Fase 4: Begeleiding en opvang evacués Fase 5: Beëindiging alarmtoestand
Calamiteitenplan actualiseren
Is jouw calamiteitenplan nog up-to-date? Het onderhouden van een calamiteitenplan is een voortdurend proces. Het is belangrijk het plan regelmatig te oefenen, te evalueren en te actualiseren. Loop het plan een paar keer per jaar door en meteen als er dingen binnen je bedrijf wijzigen, zoals bij een uitbreiding of verhuizing.
Maak ook afspraken met naastgelegen bedrijven of met andere partijen in hetzelfde bedrijfsgebouw. Zorg voor een goede afstemming van taken, verantwoordelijkheden en alarmsystemen. Daarmee kun je de risico’s verder beperken en op de juiste manier handelen bij een calamiteit.
