10 tips voor succesvolle offertetrajecten

18 augustus 2021

De offerte is het beginpunt van een potentiële, nieuwe opdracht. Maar veel bedrijven laten onnodig kansen liggen in het offertetraject. Hoe vergroot je de succesratio van je offertes? Lees onze 10 tips voor succesvolle offertetrajecten.

Interne processen bij dienstverleners

Te weinig aandacht voor de offerte

Nieuwe opdrachten zijn cruciaal voor de continuïteit en groei van je bedrijf. Maar de praktijk is dat het meestal hectisch is op de werkvloer, zeker bij creatieve bureaus. In die hectiek krijgen offertes vaak niet de aandacht die ze verdienen, waardoor nieuwe opdrachten onnodig verloren gaan. Om een paar veelvoorkomende problemen te noemen: een onduidelijke opzet, een inconsistente lay-out, inhoudelijke onduidelijkheden en het uitblijven van opvolging. Herkenbaar? Dan zul je veel hebben aan de volgende 10 tips voor een succesvol offertetraject. Met een slimmere aanpak haal je makkelijk meer rendement uit je offertes.

Tip 1: Logische opbouw

Ieder verhaal valt of staat met een heldere structuur en een logische opbouw. Voor een offerte is dat niet anders. Door jouw aanbod in een goed ‘verhaal’ te gieten vergroot je de kans aanzienlijk dat de offerte uiteindelijk een opdracht wordt. Offertesoftware kan je helpen om je offerte te structureren. Mocht je daar geen gebruik van maken, denk dan van tevoren na over de opbouw van je offerte. Bijvoorbeeld:

I. Inleiding Beschrijf in het kort de aanleiding voor de opdracht en verwijs naar eerder klantcontact.

II. Klantvraag Verwoord duidelijk de vraag van de klant.

III. Doel Omschrijf kernachtig wat het doel is van de opdracht en wat de gewenste situatie is na de opdracht. 

IV. Oplossing Omschrijf jouw oplossing en leg uit waarom jouw aanpak de beste is.

V. Uitvoering en voorwaarden Werk uit hoe en wanneer je de opdracht gaat uitvoeren en welke voorwaarden er gelden voor zowel jou als de opdrachtgever. 

VI. Prijsopgave Geef duidelijkheid over de (deel)projectprijs of over het uurtarief. Vermeld ook hoe lang het aanbod geldig is.

VII. Afsluiting Bedank de prospect voor de geboden kans. Je kunt jezelf nog profileren door te wijzen op relevante ervaring, skills en eerdere successen. Verzoek de klant om akkoord te geven op de offerte. 

Tip 2: Volledig maar beknopt

De offerte moet enerzijds alle informatie bevatten die de prospect nodig heeft om voor jou te kiezen. Anderzijds moet de offerte beknopt en overzichtelijk zijn. Onnodige details zijn dus uit den boze. Is er toch behoefte aan gedetailleerde omschrijvingen? Gebruik dan bijlagen.

Tip 3: Duidelijke en relevante oplossing

De omschrijving van de oplossing is één van de belangrijkste onderdelen van een offerte. Hiervoor is de prospect immers naar jou toe gekomen. Het is daarom belangrijk dat de oplossing die je biedt relevant is en aansluit bij de klantvraag en het doel. Twijfel je of je de klantvraag goed hebt begrepen? Bel dan de klant nog eens op, of e-mail hem of haar om eventuele onduidelijkheden weg te nemen.

Tip 4: Voldoende onderhandelingsruimte

Zorg ervoor dat je in de prijsopgave en eventueel in de voorwaarden/taakverdeling ruimte houdt voor onderhandeling. Voor veel opdrachtgevers is een offerte niet het einde van onderhandelingen, maar juist het begin. Een goede onderhandelingspositie is daarom belangrijk. Wie in de offerte een té strakke prijs hanteert of geen ruimte laat in de voorwaarden of verdeling van de taken, heeft geen wisselgeld meer voor de onderhandelingen.

Tip 5: Duidelijkheid over de voorwaarden

In veel offertes ligt de nadruk op oplossing en prijs. Maar vergeet vooral ook niet de voorwaarden duidelijk te vermelden. Wat zijn de afspraken over taakverdeling en planning? Wat doe jij zelf, wat verwacht je van de klant? Een duidelijke taakverdeling en het scheppen van de juiste omstandigheden en voorwaarden kunnen erg belangrijk zijn om de opdracht goed, tijdig en winstgevend te kunnen uitvoeren. Wees hierin helder in de offerte, dat vergroot de kans dat de prospect met jou wil samenwerken.

Tip 6: Realistische presentatie

Laat zien wat je bedrijf kan en waar je voor staat, maar overdrijf het niet. Voor je het weet komt profilering over als opscheppen, en opscheppers worden doorgaans minder vertrouwd. Wees als bedrijf of ondernemer gerust zelfbewust en durf ervaring, skills, onderscheidend vermogen en eerdere successen op een realistische manier te benoemen.

Tip 7: Consistente lay-out

Niet alleen de inhoud en schrijfstijl van een offerte moeten aansluiten bij de opdracht, maar ook de vormgeving is van belang. Een offerte die aantrekkelijk en professioneel oogt, wekt vertrouwen bij de prospect en heeft meer kans op succes. Zorg daarom voor een huisstijl die past bij jouw bedrijf en voer deze consequent door in je offertes en facturen.

Tip 8: Opvolging

De offerte belandt vaak ergens in de mailbox of op het bureau van de potentiële opdrachtgever. Soms roept de offerte vragen op of zijn er andere redenen waarom de offerte blijft liggen. Zorg ervoor dat je nagaat of er nog vragen zijn over de offerte, zodat je die zo nodig kan oplossen. Dit kun je doen door een herinnering in te stellen of door te gebruik te maken van offertesoftware, waarin dit automatisch geregeld is. Het zou zonde zijn als dit vergeten wordt in de hectiek op de werkvloer.

Tip 9: Digitale ondertekening

Je wilt het je potentiële klant zo makkelijk mogelijk maken om je offerte goed te keuren. Een goede manier om dat te doen, is door digitale ondertekening mogelijk te maken, bijvoorbeeld via een offertesoftware.

Gouden Tip 10: Software voor het offerteproces

Er gaat veel tijd zitten in het stroomlijnen van het offerteproces. Daarom kiezen veel bedrijven voor gespecialiseerde web-based of cloud-based bedrijfssoftware om hun offerteprocessen te optimaliseren. Zo’n automatisering van offerteprocessen bespaart veel tijd ten opzichte van het ouderwetse handwerk en voorkomt veelgemaakte fouten in het offerteproces die potentiële nieuwe klanten kunnen afschrikken. Je kunt offertesoftware koppelen aan je klantenbeheersysteem, zodat relevante klantinformatie in het klantrelatiebeheersysteem automatisch wordt gekoppeld aan het offerteproces.

Goede bedrijfssoftware met een offerte-module zorgt onder andere voor:

  • Overzicht in je offertes

  • Een consistente vormgeving in jouw huisstijl

  • Status van leads en prospects

  • Notificaties voor opvolging

  • Digitaal (online) ondertekenen

  • Sneller offertes maken

  • Koppeling met CRM

Goede offertes: meer opdrachten

Een soepel offerteproces vergroot de kans aanzienlijk op het binnenhalen van nieuwe opdrachten. Bedrijven die het offerteproces hebben gestroomlijnd, merken dat ze veel efficiënter zijn geworden in hun offertes: het kost ze minder tijd om nette offertes uit te sturen die grotere kans van slagen hebben. Een investering in het offerteproces is een investering in de groei van je bedrijf.