Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Verstuur een duidelijke factuur en krijg sneller betaald

12 mei 2016 30 augustus 2021

Een factuur is een rekening voor geleverde diensten of goederen. De factuur moet duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Aan welke eisen moet een factuur voldoen?

Een van de grootste oorzaken van een slechte cashflow zijn achterstallige betalingen door klanten. Een van de redenen waarom debiteuren te laat betalen is omdat de facturen fouten of onduidelijkheden bevatten. Daardoor moet er veel over en weer gebeld worden. Wil jij dat jouw facturen op tijd betaald worden? Volg dan onderstaande tips op.

Eisen factuur Belastingdienst

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Die gelden voor zowel papieren als digitaal verzonden facturen. Vermeld in ieder geval:

  • Je volledige bedrijfsnaam en het adres van je onderneming (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende).

  • Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel (als je ingeschreven bent).

  • Je btw-identificatienummer, oftewel het nummer (14 tekens) met ‘NL’ ervoor. Als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), vermeld dan ook het btw-identificatienummer van de klant.

  • Naam en adres van de klant (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende).

  • Factuurdatum (de datum waarop de factuur uitgereikt is).

  • Uniek volgnummer van de factuur (factuurnummer). Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren. Dat is ook handig voor je eigen administratie.

  • Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten.

  • Leverdatum van de goederen of diensten.

  • Prijzen exclusief btw.

  • Het btw-tarief dat je hanteert. Dit is 9 procent of 21 procent afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Als je diensten niet btw-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: 'Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw.

  • Btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.

  • Verstuur je factuur altijd voor de 15e van de maand, na de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd.  

In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturen, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling. Ook gelden er andere factuurregels en btw-regels als je zakendoet in het buitenland.

Duidelijke betalingstermijn

Vergeet niet je rekeningnummer op te nemen in de factuur en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Bedrijven stellen het betalen van rekeningen vaak uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op betalingen. Voorkom dat je te lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen in de factuur en zorg dat je factuur op tijd betaald wordt, anders kan dit nadelige gevolgen hebben voor je cashflow.

Vormgeving factuur

Besteed niet alleen aandacht aan de inhoud, maar ook aan de vormgeving van de factuur. Een factuur moet een duidelijke opbouw hebben, waardoor de klant in een oogopslag kan zien wat er van hem verwacht wordt. Specificeer daarom de kostenposten. Een gebruikelijke indeling is:

  • Honorarium diensten/levering producten

  • Materiaalkosten

  • Onkosten (kilometers, bureaukosten)

  • Eventueel: branchespecifieke kosten (denk aan: voorrijkosten, milieutoeslagen)

  • Eventueel: arbeidskosten

  • Btw

Bewaarplicht facturen

Al het papierwerk dat van belang is voor je vennootschaps-, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Verstuurde en ontvangen facturen vallen hier ook onder. Heb je ook facturen over onroerende zaken in je administratie, dan ben je verplicht die tien jaar te bewaren. Dit moet, zodat je bij belastingcontrole jouw gegevens kunt tonen. Een andere eis van de belastingdienst is dat je facturen bewaart in de vorm waarin je ze hebt gestuurd of ontvangen, dus papieren facturen bewaar je op papier en digitale facturen op de computer.

Je factuur en de AVG

Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, krijgt te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dus ook kleine bedrijven krijgen te maken met de AVG. Op het moment dat je een administratie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Het is daarom goed om te checken of jij voldoet aan de eisen van de AVG. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat je vaak toestemming moet vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.

Factuurproces optimaliseren

Een duidelijke factuur die voldoet aan de eisen maakt de kans op een snelle betaling groter. Daarnaast is een goed debiteurenbeheer cruciaal om openstaande facturen te voorkomen. Sommige bedrijven maken gebruik van factoring, waarmee je de garantie hebt dat je facturen meteen betaald worden. Met een soepel factuurproces voorkom je dat je facturen onbetaald blijven en je uiteindelijk een incassobureau nodig hebt.