Wanneer mag ik mijn medewerker een telefoon van de zaak geven?

Belastingvrij telefoonkosten vergoeden

02 april 2020

Als werknemers veel bellen voor hun werk, dan is het handig als je hen een telefoon van de zaak kunt geven. Maar in hoeverre kan dit, zonder dat je daar loonbelasting over moet betalen? In dit artikel lees je er meer over.

Whitepaper Hoe bedien ik mijn klanten online?

Natuurlijk wil je dat werknemers die vanuit huis werken of om een andere reden veel zakelijke telefoontjes plegen makkelijk kunnen communiceren met klanten en collega's. Als werkgever kun je er dan voor kiezen om een telefoon of een telefoonabonnement van de zaak aan te bieden. Maar je wilt hier zelf ook niet teveel kosten voor maken. Hoe maak je een zakelijke telefoon voor beide partijen aantrekkelijk?

Onbelast communiceren

Mobiele communicatiemiddelen die je ook buiten de zaak kunt gebruiken, vallen onder de werkkostenregeling. Je kunt je werknemers belastingvrij een telefoon en/of telefoonabonnement geven binnen de werkkostenregeling.

Hiervoor heeft de belastingdienst wel drie voorwaarden:

  • De telefoon is naar het oordeel van de werkgever noodzakelijk om het werk te kunnen doen

  • De werkgever betaalt de voorziening en berekent de kosten hiervan niet door aan de werknemer

  • Als jou werknemer niet meer bij jou werkt, dan moet hij de telefoon teruggeven of de restwaarde hiervan aan zijn werkgever betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk. 

Je moet wel belasting betalen als...

Is het gebruik van de door jou verstrekte communicatiemiddelen niet noodzakelijk, dan is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen. De waarde van dit loon bepaal je als volgt:

  • Bij vergoeding is de hele vergoeding loon.

  • Bij verstrekking is de waarde van de verstrekking in het economische verkeer loon.

  • Bij terbeschikkingstelling zijn de kosten die je maakt loon. Dit zijn onder andere de abonnements- en afschrijvingskosten.

Contract

Het is slim om afspraken over vergoedingen zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen, vooral als het gaat om een vaste onkostenvergoeding. Ook kan het verstandig zijn om vooraf met de Belastingdienst te overleggen over de waardering van bepaalde verstrekkingen, zoals een mobiele telefoon. Wil je hiervoor een contract opstellen, maar geen externe inschakelen? Dan kun je zelf contracten opstellen, met behulp van deze download. Hierin vind je voor € 29,95 een model aanvullende arbeidsovereenkomst in verband met het toekennen van een vaste onkostenvergoeding, een modelovereenkomst telefoon en een modelbrief waardering mobiele telefoon.

Inclusief telefoon of alleen het abonnement?

Heeft je werknemer nog een prima telefoon en verloopt het abonnement? Denk dan eens na over een sim-onlyabonnement. Je betaalt dan niet voor de telefoon, maar alleen voor het abonnement. Dit kan jou veel geld schelen. Nieuwsgierig naar het juiste sim-onlyabonnement voor jou? Kijk dan zeker even hier