Wanneer mag ik mijn medewerker een telefoon van de zaak geven?

Belastingvrij telefoonkosten vergoeden

02 april 2020 09 juli 2021

Als werknemers veel bellen voor hun werk, dan is het handig als je hen een telefoon van de zaak kunt geven. Maar in hoeverre kan dit, zonder dat je daar loonbelasting over moet betalen? In dit artikel lees je er meer over.

Whitepaper Hoe bedien ik mijn klanten online?

Sinds de uitbraak van het coronavirus werken veel medewerkers nog steeds deels vanuit huis. Hierdoor is de vraag naar telefoons van de zaak alleen maar toegenomen. Medewerkers hebben immers minder of helemaal geen toegang meer tot vaste telefoons op kantoor.

Tip: Zo maak je thuiswerken tot een succes.

Als je werknemers veel zakelijke telefoontjes plegen met klanten, leveranciers of collega’s, is het slim om hen een telefoon of een telefoonabonnement van de zaak aan te bieden. Uiteraard wil je hier zelf ook niet te veel kosten voor maken. Hoe maak je een zakelijke telefoon voor beide partijen aantrekkelijk?

Onbelast communiceren

Mobiele communicatiemiddelen die je ook buiten de zaak kunt gebruiken, vallen onder de werkkostenregeling. Binnen deze regeling kun je je werknemers belastingvrij een telefoon en/of telefoonabonnement geven. Hiervoor heeft de belastingdienst wel vier voorwaarden:

  • De telefoon is naar het oordeel van de werkgever noodzakelijk om het werk te kunnen doen. Dit heet het noodzakelijkheidscriterium.

  • Medewerkers mogen de telefoon mee naar huis nemen en ook privé gebruiken.

  • De werkgever betaalt de voorziening en berekent de kosten hiervan niet door aan de werknemer.

  • Als je werknemer niet meer bij jou werkt, dan moet hij de telefoon teruggeven of de restwaarde hiervan aan zijn werkgever betalen.

Je moet wel belasting betalen als...

Is het gebruik van de door jou verstrekte communicatiemiddelen niet noodzakelijk, dan wordt dit gezien als loon voor alle loonheffingen. De waarde van dit loon bepaal je als volgt:

  • Gaat het om een (onkosten)vergoeding? Dan wordt de hele vergoeding als loon gezien.

  • Als je de telefoon aan je medewerker verstrekt, wordt de waarde van de telefoon gerekend als loon.

  • Kies je voor een terbeschikkingstelling? Dan zijn de kosten die je maakt loon. Dit zijn onder andere de abonnements- en afschrijvingskosten.

Contract opstellen voor een telefoon van de zaak

Het is slim om afspraken over vergoedingen zoveel mogelijk schriftelijk vast te leggen, vooral als het gaat om een vaste onkostenvergoeding. Ook kan het verstandig zijn om vooraf met de Belastingdienst te overleggen over de waardering van bepaalde verstrekkingen, zoals een mobiele telefoon. Lees hier meer over het opstellen van een rechtsgeldig contract.

Inclusief telefoon of alleen het abonnement?

Heeft je werknemer nog een prima telefoon en verloopt het abonnement? Denk dan eens na over een sim-onlyabonnement. Je betaalt dan niet voor de telefoon, maar alleen voor het abonnement. Dit kan jou veel geld schelen.