Wat houdt de werkkostenregeling in?

Vaste belastingvrije ruimte voor vergoedingen voor je personeel

07 januari 2020

Als werkgever kun je een aantal zaken fiscaal vriendelijk aan je personeel verstrekken of vergoeden, zoals bedrijfsfitness of een mobiele telefoon van de zaak. Veel van deze vergoedingen vallen in de werkkostenregeling.

In de werkkostenregeling heb je een belastingvrije ruimte (vrije ruimte) van 1,2% of 1,7% van de totale loonsom, waarbinnen je jouw personeel bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunt bieden. Dit is het forfait. Kom je boven dit bedrag uit, dan moet je over het meerdere een eindheffing betalen van 80 procent. Hieronder een paar tips om optimaal gebruik te maken van de werkkostenregeling.

Wat is de belastingvrije ruimte? 1,2% of 1,7%?

Tot 2020 was de belastingvrije ruimte 1,2% van de loonsom. In 2020 is het verruimd tot 1,7%, maar dat geldt alleen tot een loonsom van €400.000. Over het meerdere geldt een belastingvrije ruimte van 1,2%.

Er zijn ook onbelaste vergoedingen

Bepaalde investeringen zijn zogenaamde gerichte vrijstellingen. Deze gaan niet ten koste van de vrije ruimte en werkgevers mogen deze kosten belastingvrij vergoeden. Het gaat bijvoorbeeld om een mobiele telefoon, reiskosten en kosten voor opleidingen. Ook het vergoeden van de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een onbelaste vergoeding.

Afrekenen is soepeler geworden

Vanaf 2020 is het toegestaan om later met de Belastingdienst af te rekenen als de vrije ruimte wordt overschreden. Je verstrekt bijvoorbeeld eind 2020 aan de werknemers een kerstpakket of je geeft een eindejaarsfeest. De rekening volgt waarschijnlijk pas in 2021. Het is toegestaan om deze kosten pas over het nieuwe  aangiftetijdvak op te voeren.

Hoe zit het met korting geven op eigen producten?

Het geven van korting op de eigen producten kun je ook zien als een verkapt inkomen. Werkgevers mogen aan werknemers tot 20% korting geven op eigen producten. Er geldt wel een maximum van €500 per jaar per werknemer. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de werknemer, gaat de Belastingdienst uit van de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief de btw.

Heb je ruimte over?

Heb je nog ruimte over binnen het forfait? Benut die dan optimaal! Bijvoorbeeld voor extra vergoedingen of verstrekkingen aan het einde van het jaar.