De werkkostenregeling 2011

Wat is er veranderd voor jou?

13 augustus 2012

Het traditionele kerstpakket, een laptop van de zaak, bedrijfsfitness: extra’s voor je personeel die je fiscaal-vriendelijk mag verstrekken. Voor al deze extra's golden voorheen aparte regelingen, maar in januari 2011 is dat veranderd.

De oude werkkostenregeling

Wil je je werknemers tegemoet komen door bepaalde werkgerelateerde zaken te vergoeden of te schenken, dan heb je in het huidige loonheffingenstelsel te maken met veel regels. Het stelsel kent 29 categorieën en voor elke regeling hanteert de Belastingdienst specifieke regels. Denk aan werkkleding, kerstpakketten, laptops, fietsen en bedrijfsfitness. 

De nieuwe werkkostenregeling

Met de nieuwe werkkosten regeling wil de overheid de hoeveelheid regelingen aanzienlijk terugbrengen. Deze nieuwe regeling kan betekenen dat je je loonadministratie moet aanpassen. Ook is het goed mogelijk dat je nieuwe declaratie-reglementen moet opstellen. Daarnaast zul je nieuwe afspraken moeten maken over de vaste kostenvergoedingen met je personeel, al dan niet in CAO-verband.

De werkkostenregeling toegelicht

Doe je geen beroep op de overgangsregeling, moet je vanaf 1 januari 2011 over alle vergoedingen (in geld) of verstrekkingen (in natura) die als loon worden aangemerkt en niet gericht zijn vrijgesteld, ‘gewoon’ loonheffingen inhouden. Maar je mag een aantal van deze vergoedingen of verstrekkingen ook in de werkkostenregeling onderbrengen.

Maximaal 1,4 procent van je totale fiscale loon (exclusief eindheffingsbestanddelen) kun je besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Uitgangspunt is dat de fiscus voor het bepalen van de waarde van verstrekkingen aansluit bij de factuurwaarde (inclusief BTW). Wie de vrije ruimte van 1,4 procent overschrijdt, betaalt een eindheffing van 80 procent over het bedrag dat de 1,4 procent van de totale loonsom te boven gaat. En die 1,4 procent kun je snel bereiken.

Alleen bij (belast) loon 

De werkkostenregeling geldt alleen voor vergoedingen of verstrekkingen die deel uitmaken van het (belaste) loon. Er is geen sprake van (belast) loon bij:

• voordelen buiten de dienstbetrekking 

• intermediaire vergoedingen

• vrijgestelde aanspraken

• vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen

• eigen bijdrage

Gerichte vrijstellingen uitgesloten

Voor een aantal zogenaamde gerichte vrijstellingen blijven de bestaande regelingen van kracht. Ook de geldende voorwaarden om het zakelijk karakter vast te kunnen stellen, blijven in stand. De werkkostenregeling is dus niet van toepassing op deze vrijstellingen. Klik hier voor een overzicht van de gerichte vrijstellingen.

Wat valt wél in de vrije ruimte van 1,4 procent?

De werkgever kan de vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemer, die als loon worden aangemerkt en niet gericht zijn vrijgesteld, in de vrije ruimte van 1,4 procent onderbrengen. Vergoedingen en verstrekkingen die hiervoor in aanmerking komen, zijn bijvoorbeeld niet-verhaalde verkeersboetes, schade door overstromingen en bedrijfsfitness. Voor een volledig overzicht van de vergoedingen en verstrekkingen die in de vrije ruimte vallen,

Splits al je vergoedingen uit

De huidige (vaste) kostenvergoedingen bestaan vaak uit diverse onderdelen, waarvan sommige zijn vrijgesteld en dus niet tot het forfait behoren en andere wel tot het forfait behoren. Door deze vergoedingen uit te splitsen kun je voorkomen dat de gehele vergoeding tot de forfaitaire ruimte wordt gerekend en kun je misschien flink wat kosten besparen. Want bedenk je goed dat je 80 procent heffing betaalt over het bedrag dat over de 1,4 procent vrije ruimte gaat.

Lagere waardering voorzieningen werkplek

Volgens de uitvoeringsregeling loonbelasting mag je voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek gebruikt of verbruikt worden, lager waarderen dan de waarde in het economisch verkeer of deze zelfs op nul waarderen. De bepalingen hiervoor blijven hetzelfde.  De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura mag je in ieder geval op nul waarderen:

• voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon

• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd

arbo-voorzieningen

• uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen en werkkleding die op het werk achterblijft

mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10 procent is

portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90 procent of meer is

OV-jaarkaart of voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt

Inwerkingtreding en overgangsperiode

De overheid heeft een overgangsregeling ingesteld voor het overstappen naar de nieuwe werkkostenregeling. Je kunt ervoor kiezen om per direct de nieuwe werkkostenregeling toe te passen. Maar pas op 1 januari 2014 ben je verplicht de regeling toe te passen. Tot die tijd kun je gebruikmaken van de huidige regeling. Kies je daarvoor, houd dan regeling met de aanvullende maatregel: je mag niet meer dan 454 euro per jaar per werknemer onbelast vergoeden of verstrekken voor personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele voorzieningen. Je keuze (de huidige regeling of de nieuwe werkkostenregeling) hoef je niet vast te leggen. Of je wel of juist niet de werkkostenregeling op dit moment al toepast, blijkt wel uit je administratie. 

Wat als de loonsom kleiner wordt?

Mogelijk wordt je totale loonsom kleiner als de belaste werkgeversvergoeding voor de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW vervalt. Dit is opgenomen in het wetsvoorstel ‘Wet uniformering loonbegrip’. Daardoor wordt het loon van je werknemers lager en daalt ook je totale loonsom. Dit bedrag bepaalt de vrije ruimte voor de werkkostenregeling. Op dit moment is nog niet bekend of het wetsvoorstel wordt aangenomen. Wordt het aangenomen, dan zal het percentage van de vrije ruimte dat je kunt gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen, verhoogd worden naar 1,5 procent.

Meer informatie

Het toepassen van de nieuwe werkkostenregeling heeft effecten op je gehele bedrijfsvoering. Zowel op het gebied van je personeelsbeleid, je loonadministratie en uiteraard op belastingtechnisch gebied. Wellicht kun je bepaalde vergoedingen in een andere categorie onderbrengen of een belaste vergoeding ruilen voor een onbelaste. Met het verschuiven van vergoedingen kun je mogelijk aardig wat kosten besparen. Maak je nog geen gebruik van onkostenvergoedingen? Dan kunt je je (toekomstige) werknemers méér bieden via de secundaire arbeidsvoorwaarden. Vraag een offerte of intakegesprek voor advies op maat aan online of telefonisch bij de MKB Servicedesk op 088-6520012.