In gesprek met je zieke medewerker

Hoe voer ik een kort frequent verzuimgesprek?

02 juli 2020

Kort frequent verzuim is verantwoordelijk voor 15 procent van de verzuimkosten. Ga in gesprek met die medewerker die vaak met buikpijn naar huis gaat.

Word jij ziek van verzuim?

Kort frequent verzuim heeft een sterke gedragscomponent. Het is vaak voorspelbaar en te beïnvloeden. Daarom is het belangrijk dat een leidinggevende het verzuimgedrag met de werknemer bespreekt. Zo wordt hij of zij zich bewust van het gedrag en de hiervan.

Verzuimgesprek, 6 tips

Het is niet makkelijk om een verzuimgesprek met je werknemer te voeren, zeker als er privé-gerelateerde zaken meespelen. Probeer toch in gesprek te gaan, want als het werkelijke probleem niet op tafel komt, kan je er ook geen oplossing voor verzinnen. We geven je zes tips voor een goed verzuimgesprek:

1. Ken de feiten

Bestudeer de gegevens uit de verzuimanalyse. Je kunt nagaan wie zich geregeld ziek meldt en extra aandacht nodig heeft. De meeste verzuimregistratiesystemen kunnen een verzuimrapport opstellen. Zo kun je trends ontdekken in het verzuim van je werknemers.

2. Achterhaal de werkelijke oorzaak

Bij kort frequent verzuim gaat het in de meeste gevallen om gebrek aan motivatie en . Ook als je werknemer zich ziek meldt met buikpijn, kunnen bovenstaande oorzaken aan de orde zijn. Stel daarom open vragen om de oorzaak te achterhalen en durf door te vragen. Stel je neutraal op, zodat je werknemer zich vrij voelt om eerlijk te antwoorden.

3. Maak de gevolgen van het verzuim duidelijk

Werknemers weten vaak niet wat voor gevolgen hun heeft. Ze realiseren niet dat hun leidinggevenden en directe collega’s er ook mee belast worden. Zij moeten immers het werk overnemen. Of werk blijft liggen, waardoor achterstand ontstaat. Maak de gevolgen hiervan duidelijk in het gesprek.

4. Laat hem of haar meedenken over een oplossing

Als leidinggevende heb je vaak de neiging om oplossingsgericht te werk te gaan. Bij verzuim is dit een valkuil. Om draagvlak te creëren voor een oplossing is het goed om de werknemer hierover mee te laten denken. Vraag in een gesprek wat hij of zij zelf denkt te kunnen doen aan het gedrag en of er hulp nodig is.

5. Maak duidelijke afspraken

Het is verstandig om te maken met de verzuimende werknemer en deze schriftelijk vast te leggen. Plan ook een vervolgafspraak in, waarin je de voortgang kunt bespreken en gemaakte afspraken eventueel kunt bijstellen.

6. Train leidinggevenden

Jij, je hr-afdeling en/of leidinggevenden binnen je bedrijf, kunnen misschien nog wel wat hulp gebruiken bij de aanpak van verzuim. Tijdens een training kun je leren hoe je verzuim kunt beperken en beheersen en leer je hoe je een verzuimgesprek kunt voeren. 

Je kunt bij het voeren van verzuimgesprekken ook advies en ondersteuning vragen aan je arbodienst of de casemanager van je verzuimverzekeraar. Zeker bij mogelijk langdurig verzuim kunnen zij een belangrijke rol spelen.

Auteur

Liesbeth Meenink