Een medewerker die langdurig ziek is, brengt verplichtingen met zich mee. De Wet verbetering poortwachter (WvP) legt vast welke stappen je als werkgever moet zetten om je medewerker zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Zet je die stappen niet? Dan riskeer je een loonsanctie van het UWV: tot een jaar extra loon doorbetalen. Dit artikel legt stap voor stap uit wat de wet van je vraagt.
Wat is de Wet verbetering poortwachter?
De Wet Verbetering Poortwachter is ingevoerd om langdurig ziekteverzuim te beperken en werknemers sneller terug te laten keren naar werk. De wet verplicht werkgever en werknemer om samen met een arbodienst of gecertificeerde bedrijfsarts actief te werken aan re-integratie. Hoe sneller je erbij bent, hoe groter de kans op herstel en werkhervatting.
Hoelang duurt het re-integratietraject?
De WvP geldt vanaf de eerste ziektedag en loopt maximaal 104 weken (2 jaar). Daarna beoordeelt het UWV of je medewerker in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor het re-integratietraject. Kun je niet aantonen dat je voldoende inspanning hebt geleverd, dan volgt een loonsanctie.
Wat je als werkgever móét regelen bij langdurig verzuim
Als werkgever heb je drie hoofdverplichtingen onder de Wet verbetering poortwachter.
1. Loon doorbetalen bij ziekte
Je bent verplicht je zieke medewerker twee jaar lang minimaal 70 procent van het laatste arbeidsloon door te betalen. In het eerste ziektejaar mag dit niet lager zijn dan het wettelijk minimumloon. In sommige cao's is bepaald dat je het eerste jaar het volledige loon moet doorbetalen. Controleer dit als je bedrijf onder een cao valt.
2. Een re-integratiedossier bijhouden
Vanaf het moment dat er sprake is van dreigend langdurig verzuim, ben je verplicht een re-integratiedossier bij te houden. Hierin leg je het verloop van de ziekte vast en alle activiteiten die zijn ondernomen om werkhervatting mogelijk te maken. UWV gebruikt het re-integratiedossier om te beoordelen of je als werkgever voldoende inspanning hebt geleverd.
3. Passend werk aanbieden
Kan je medewerker niet terugkeren naar de oude functie? Dan ben je verplicht ander passend werk aan te bieden binnen je bedrijf. Denk aan werken in deeltijd of een aangepast takenpakket. Dit noemen we Spoor 1.
Lukt re-integratie binnen je eigen bedrijf niet? Dan komt Spoor 2 in beeld: re-integratie bij een andere werkgever. Verderop in dit artikel lees je hoe beide sporen in de praktijk werken.
Het stappenplan Wet verbetering poortwachter: week voor week
| Week | Actie | Wie |
|---|---|---|
| Week 1 | Ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts | Werkgever |
| Week 6 | Probleemanalyse door bedrijfsarts | Arbodienst |
| Week 8 | Plan van aanpak opstellen | Werkgever + werknemer |
| Iedere 6 weken | Voortgangsgesprek | Werkgever + werknemer |
| Wek 42 | Ziekmelding bij UWV | Werkgever |
| Week 46-52 | Eerstejaars evaluatie | Werkgever + werknemer |
| Week 87 | Re-integratieverslag + WIA-aanvraag indienen | Werkgever + werknemer |
| Week 104 | Beoordeling door UWV | UWV |
De belangrijkste stappen uitgelicht
Week 1: meld je medewerker aan bij de arbodienst Meld een ziektegeval binnen één week na de eerste ziektedag bij je arbodienst of bedrijfsarts. Doe je dit te laat, dan loop je al vroeg in het traject een risico op sancties.
Tip: wacht niet tot een medewerker uitvalt met het inschakelen van een arbodienst, maar regel een basiscontract voordat het nodig is. Onze kennispartner ZekerArbo helpt je als arbodienst bij de begeleiding van zieke medewerkers, van de eerste ziektedag tot aan de WIA-keuring.
Week 6: probleemanalyse De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op. Daarin staat waarom je medewerker niet kan werken, wat de mogelijkheden tot herstel zijn en wanneer werkhervatting verwacht wordt. Als werkgever ontvang je deze analyse en gebruik je die als basis voor het plan van aanpak.
Week 8: plan van aanpak opstellen Samen met je medewerker stel je een plan van aanpak op. Daarin leg je vast welke stappen jullie nemen, wie waarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn. Dit plan is onderdeel van het re-integratiedossier.
Tip: wees concreet en realistisch, want een vaag plan van aanpak telt niet mee als bewijs van voldoende inspanning.
Iedere 6 weken: voortgangsgesprekken Bespreek elke zes weken de voortgang met je medewerker. Leg de uitkomsten altijd schriftelijk vast in het re-integratiedossier. Deze verslagen zijn cruciaal als het UWV later beoordeelt of je als werkgever voldoende hebt gedaan.
Week 42: ziekmelding bij het UWV Na 42 weken moet je je medewerker ziekmelden bij het UWV. Dit is een administratieve verplichting die veel werkgevers vergeten. Te laat melden kan leiden tot een boete.
Week 46-52: eerstejaars evaluatie Bijna een jaar ziekte. Bespreek met je medewerker wat er het afgelopen jaar is gedaan, hoe het nu gaat en wat het doel is voor het tweede ziektejaar. Leg de uitkomsten vast in het re-integratiedossier.
Week 87: re-integratieverslag en WIA-aanvraag Na twintig maanden stel je samen met je medewerker een re-integratieverslag op. Dit verslag stuurt je medewerker mee met de WIA-aanvraag bij het UWV. Het UWV voert vervolgens een WIA-keuring uit en beoordeelt of jij als werkgever voldoende inspanning hebt geleverd.
Is dat niet het geval, dan volgt een loonsanctie. Wil je zeker weten dat je het traject correct hebt doorlopen? Onze kennispartner ZekerArbo biedt Poortwachtergarantie: begeleiding waarbij je erop kunt vertrouwen dat alle stappen correct en op tijd zijn gezet.
Spoor 1 en Spoor 2: re-integratie in de praktijk
Bij re-integratie werk je altijd volgens twee mogelijke sporen. Welk spoor van toepassing is, hangt af van de situatie van je medewerker en de mogelijkheden binnen je bedrijf.
Spoor 1: re-integratie binnen je eigen bedrijf
Bij Spoor 1 werk je eraan om je medewerker terug te laten keren in zijn eigen functie, in een aangepaste versie daarvan, of in een andere functie binnen je bedrijf. Dit is altijd de eerste stap. Denk aan het aanpassen van werktijden, taken of de werkplek. Van je medewerker wordt een bepaalde mate van flexibiliteit verwacht: het aanbod moet redelijk zijn, maar je medewerker kan het niet zomaar weigeren. Spoor 1 loopt in principe gedurende het eerste ziektejaar.
Spoor 2: re-integratie bij een andere werkgever
Lukt re-integratie binnen je eigen bedrijf niet, dan start je Spoor 2: re-integratie bij een andere werkgever. Dit traject kun je uitbesteden aan een re-integratiebureau, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij jou als werkgever. Spoor 2 start in principe vanaf het tweede ziektejaar, maar kan ook eerder parallel aan Spoor 1 lopen. Wacht hier niet te lang mee: het UWV beoordeelt achteraf of je tijdig bent gestart met Spoor 2 als dat nodig was.
Tip: onze kennispartner ZekerArbo helpt je bij het bepalen welk spoor van toepassing is en begeleidt je door het volledige re-integratietraject.
De loonsanctie van het UWV: wat zijn de gevolgen?
Een loonsanctie is de zwaarste consequentie die het UWV kan opleggen als je als werkgever onvoldoende hebt gedaan aan de re-integratie van je zieke medewerker. Het betekent dat je verplicht bent het loon tot maximaal een jaar langer door te betalen, bovenop de al verplichte twee jaar. In de praktijk kan dit oplopen tot tienduizenden euro's.
Wanneer krijg je een loonsanctie?
Het UWV legt een loonsanctie op als blijkt dat je als werkgever onvoldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Veelvoorkomende redenen zijn:
Te laat ziekmelden bij de arbodienst of het UWV
Geen of een onvolledig plan van aanpak
Onvoldoende voortgangsgesprekken gevoerd of vastgelegd
Te laat gestart met Spoor 2
Een verouderd of onvolledig re-integratiedossier
Hoe voorkom je een loonsanctie?
De beste bescherming is een goed bijgehouden re-integratiedossier en het nauwkeurig opvolgen van alle stappen en deadlines uit de Wet verbetering poortwachter. Twijfel je of je op de goede weg zit? Je kunt bij het UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Dat kost als werkgever € 100 en geeft je zekerheid over of je voldoende inspanning levert.
Tip: onze kennispartner ZekerArbo biedt met het MKB FiT Excellent pakket zelfs een Poortwachtergarantie: zij staan garant voor eventuele loonsancties, zolang je hun advies opvolgt.
