Een werknemer wordt ziek, wat moet je doen? En wat moet je werknemer zelf doen? Dat leg je vast in een verzuimprotocol. Klinkt formeel misschien, maar het is juist een praktisch stappenplan met duidelijke afspraken. En het opstellen van een verzuimprotocol kun je vrij eenvoudig zelf doen.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een document waarin je beschrijft wie, wat, wanneer moet doen als een werknemer ziek wordt. Hoe dat document eruitziet, bepaal je grotendeels zelf. Dit is afhankelijk van je eigen wensen en wat past bij jullie bedrijfscultuur. Wel bevat een verzuimprotocol een aantal verplichte onderdelen (lees verderop in het artikel).
Dit verzuimprotocol deel je met alle medewerkers in de organisatie. Zo weet iedereen wat de afspraken zijn, zie je geen belangrijke taken over het hoofd en weet je zeker dat op het juiste moment de juiste acties worden ondernomen. In het verzuimprotocol is alles gericht op spoedig herstel, zodat je medewerker zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Want dat is natuurlijk in ieders belang. Met een verzuimprotocol schep je ook duidelijkheid voor je werknemers. Het beschrijft namelijk afspraken en richtlijnen rondom ziekte, van ziekmelding tot re-integratie. Daarmee voorkom je vervelende discussies.
Is een verzuimprotocol verplicht?
Een verzuimprotocol is niet wettelijk verplicht, maar het is wel een nuttig document waarin je belangrijke zaken vastlegt. Er bestaan in Nederland namelijk wel wettelijke regels rondom ziekteverzuim waar je je aan moet houden. Deze zijn vastgelegd in de de Wet verbetering poortwachter. Deze wet schrijft voor welke stappen je moet ondernemen als een medewerker ziek wordt. Daaronder valt bijvoorbeeld het opstellen van een plan van aanpak, het inschakelen van een bedrijfsarts of arbodienst en het regelmatig evalueren van de voortgang.
Kortom, een verzuimprotocol op zichzelf is niet verplicht, maar het kan een waardevol hulpmiddel zijn om aan de wettelijke eisen rond ziekteverzuim en re-integratie te voldoen.
De 7 onderdelen van een verzuimprotocol
In een verzuimprotocol beschrijf je de stappen die jij, de zieke werknemer en de arbodienst moeten zetten. Naarmate het verzuim langer duurt krijg je te maken met meer (door de Wet verbetering poortwachter) verplichte onderwerpen. In het verzuimprotocol zit dus een chronologische volgorde, vanaf dag één van de ziekmelding tot en met twee jaar ziekte van de werknemer.
Dit zijn de zeven onderdelen die in een verzuimprotocol aan bod komen:
1. Ziekmelding, bereikbaarheid en vragen die je mag stellen
Beschrijf op welke manier de werknemer zich ziek moet melden: bij wie, wanneer en hoe? Bijvoorbeeld: Als je ziek wordt, meld je dit op de eerste ziektedag vóór 8.30 uur telefonisch bij jouw directe leidinggevende.
Neem de regel op dat je werknemer moet aangeven hoelang hij verwacht ziek te zijn en de vraag op welke manier jij als werkgever kan helpen bij zijn of haar herstel. Geef aan tussen welke tijdstippen je werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met jou, de arbodienst of bedrijfsarts. Neem in het protocol op dat je zieke werknemer minimaal 24 uur van tevoren een verandering van verblijfadres moet aangeven.
Melden bij arbodienst of bedrijfsarts
Laat weten dat je ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag meldt bij de arbodienst of bedrijfsarts. Meld dat je volgens de Wet verbetering poortwachter elke zes weken de voortgang met elkaar gaat bespreken. Vertel hoe (mondeling of schriftelijk) dit contact zal verlopen, hoe vaak en wat je zult bespreken, denk aan mogelijkheden voor werkhervatting en hulp bij herstel.
Welke vragen mag je je werknemer stellen? (En welke niet)
Je mag je zieke werknemer niet zomaar alles vragen. Zo mag je wel vragen ‘hoe gaat het?’, maar niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte. Een aantal vragen moet je werknemer wel beantwoorden:
Wat is het telefoonnummer waarop je je werknemer kunt bereiken?
Wat is de vermoedelijke duur van de ziekte?
Zijn er lopende afspraken of werkzaamheden die van belang zijn?
Houdt de ziekmelding verband met een arbeidsongeval?
Is er sprake van een verkeers of bedrijfsongeval waarbij de schade eventueel te verhalen is op de (verzekering van) de veroorzaker?
Vermoed je dat er sprake is van een arbeidsconflict?
Heb je het idee dat er sprake is van een (dreigend) arbeidsconflict en dat dit de oorzaak is van de ziekmelding van je werknemer? Als je dit vermoedt, geef dat dan bij de ziekmelding direct door aan de arbodienst. In deze gevallen zal de arbodienst je werknemer in beginsel aansporen om met jou het gesprek aan te gaan alvorens de sociaal/medische begeleiding te starten. Langdurig verzuim en een uit de hand lopend arbeidsconflict waar niemand op zit te wachten kan je hiermee in de kiem smoren.
Werknemer meldt zich ziek in het buitenland
Neem in het verzuimprotocol ook op hoe het zit met vervolgstappen als iemand zich ziek meldt vanuit een ander land. Bijvoorbeeld hoe een werknemer zich ziek moet melden en hoe het zit met de medische verklaring. Zo’n verklaring van een buitenlandse arts is nodig om eventueel vakantiedagen af te boeken.
2. Rol arbodienst/bedrijfsarts
Na hoeveel dagen kan de werknemer een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat voor een soort vragen zal de bedrijfsarts stellen? Licht toe dat de bedrijfsarts mag vragen naar (meer) medische informatie en de reden van verzuim. En als de bedrijfsarts een medisch onderzoek nodig vindt om de arbeids(on)geschiktheid te beoordelen, is je werknemer verplicht hieraan mee te werken.
Benadruk dat deze informatie alleen bestemd is voor de arbodienst (medisch geheim). Wijs je werknemer op het spreekuur van de arbodienst en verwijs naar informatie van de arbodienst over wat je medewerker kan verwachten (rechten en plichten).
3. Probleemanalyse en advies
De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat de arbodienst binnen zes weken na ziekmelding een probleemanalyse opstelt en met een voorstel komt voor een werkhervattingstraject. De bedrijfsarts baseert zijn advies op de (on)mogelijkheden voor werkhervatting zoals hij die inschat. Dit advies is belangrijk voor jou en je werknemer.
4. Plan van aanpak
Binnen twee weken na het advies van de arbodienst moeten, volgens de Wet verbetering poortwachter, jij en je werknemer samen een Plan van aanpak maken. Welke stappen gaan jij en je werknemer zetten om hem of haar zo spoedig mogelijk weer aan het werk te krijgen? Zet dit plan op papier en stuur het ook naar de arbodienst.
5. Ziektemelding UWV
Je bent wettelijk verplicht in de 42e week na de eerste ziektedag van je werknemer, melding te doen bij het UWV. Meld dit ook in het verzuimprotocol.
6. Re-integratie dossier
Neem een eerstejaarsevaluatie op in je verzuimprotocol, voor als je werknemer langer dan een jaar ziek is. Je bent verplicht te evalueren tussen de 46e en 52e week van de ziekte van je werknemer. Wat bespreek je tijdens deze evaluatie en wat leg je hierbij vast?
Dit is belangrijk, want volgens de Wet verbetering poortwachter moet je bij (dreigend) langdurig verzuim alle inspanningen vastleggen die zijn gedaan voor een succesvolle terugkeer van je werknemer. Dit is het zogenoemde re-integratiedossier. Denk aan het verloop van de ziekte, de stappen die jij en je werknemer hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken, gespreksverslagen en bijstellingen van het plan van aanpak.
7. WIA-aanvraag
Beschrijf op welk moment je een WIA-aanvraag doet, als duidelijk is dat terugkeer naar eigen werk niet binnen twee jaar mogelijk is. Laat weten dat de werknemer in de 87e week van zijn ziekte een WIA-formulier van UWV krijgt.
Let op: Op basis van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV of de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering (na 2 jaar ziekte).
Oordeelt het UWV dat de werknemer te weinig heeft gedaan aan zijn re-integratie? Dan kan de WIA-uitkering (WGA-uitkering of IVA-uitkering) worden geweigerd
Oordeelt het UWV dat jij als werkgever te weinig hebt gedaan aan de re-integratie van je werknemer? Dan kan een loonsanctie volgen. Bijvoorbeeld een extra jaar loon doorbetalen aan de werknemer.
Verzuimprotocol voorbeeld
Bovenstaande 7 punten dienen op z’n minst aan bod te komen in een verzuimprotocol. Een verzuimprotocol is daarmee niet meer dan een Word-document of pdf waarin je stap voor stap uitlegt wat jij en je werknemer moeten doen als die medewerker ziek wordt. Een verzuimprotocol beslaat vaak niet meer dan een paar A4’tjes.
Wat kun je nog meer opnemen in het verzuimprotocol?
In je verzuimprotocol kun je ook onderstaande algemene informatie opnemen. Vergeet daarnaast ook niet de contactgegevens te vermelden van instanties en personen waar de werknemer terecht kan met vragen, zoals de arbodienst of bedrijfsarts.
Herstelmelding
Licht toe welke stappen je werknemer moet zetten als het werk niet kan worden hervat op de datum die de bedrijfsarts heeft geadviseerd. Bijvoorbeeld: direct contact opnemen met leidinggevende (en arbodienst).
En wat moet je medewerker doen bij voldoende herstel om weer aan de slag te gaan? Bijvoorbeeld: bij aanvang van de werkdag eerst melden bij de leidinggevende. Of bij gedeeltelijke werkhervatting eerst overleggen met bedrijfsarts.
Bezwaar/klacht
Is je medewerker het niet eens met de voorstellen over werkhervatting van de arbodienst of bedrijfsarts? Vertel je medewerker wat de opties in dat geval zijn. Je werknemer kan bijvoorbeeld een second opinion vragen via UWV. Leg de procedure voor de klachtenafhandeling uit.
Vakantie?
Wat moet je zieke medewerker doen als hij op vakantie wil? Moet hij naast jouw toestemming zich houden aan het advies van de bedrijfsarts? Neem in het verzuimprotocol ook informatie op over vakantiedagen tijdens ziekte.
Ziekmelding vanuit het buitenland
Leg uit welke stappen jouw werknemer moet nemen als hij ziek wordt in het buitenland. Na ziekmelding is in veel gevallen een telefonisch consult met de bedrijfsarts in Nederland voldoende, maar mogelijk moet er ook een lokale arts bij betrokken worden. Vraag je arbodienst hoe dit precies verloopt.
Werknemer mag eigen genezing niet belemmeren
Beschrijf op welke manier de werknemer tijdens het ziekteverzuim zijn eigen herstel niet mag belemmeren. Bijvoorbeeld: 'doe geen ander werk zonder toestemming van de arbodienst.'
Mogelijke sancties werknemer bij niet naleven verzuimprotocol
Wat als de zieke medewerker zich niet houdt aan het verzuimprotocol en weigert mee te werken aan de re-integratie? Dan kun je, na een eerste waarschuwing, zelfs de loondoorbetaling opschorten of stopzetten. Leg die mogelijke sancties ook vast in het verzuimprotocol.
Houd rekening met de AVG (Privacywetgeving)
Neem in het verzuimprotocol op wie, welke gegevens mag zien, hoe lang ze worden bewaard en hoe je voorkomt dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie. Bijvoorbeeld: medische informatie is uitsluitend toegankelijk voor de arbodienst. Voor het verstrekken van informatie aan de werkgever vraagt de bedrijfsarts altijd eerst toestemming van de werknemer. Lees meer over de privacywetgeving AVG.
5 tips voor het opstellen van een verzuimprotocol
Maak er maatwerk van; een voorbeeld verzuimprotocol hanteren als uitgangspunt is prima, maar pas dit wel aan naar je eigen wensen en verwachtingen van werknemers. Zorg dat de vastgelegde afspraken passen bij jullie bedrijfscultuur.
Positieve stijl; wees niet te formeel, spreek medewerkers direct aan en formuleer helder in begrijpelijke taal. Wees ook positief, schrijf bijvoorbeeld: ‘we willen weten hoe het met je gaat en je blijven betrekken bij ons bedrijf. Laten we samen zoeken naar de beste manier waarop je weer snel aan de slag kunt gaan.’
Betrek je personeel bij het opstellen van jullie verzuimprotocol; niet alleen geven medewerkers goede input, door hen erbij te betrekken zien ze het belang ervan ook meer in. Dat draagt bij aan een betere acceptatie van de afspraken.
Verspreid het verzuimprotocol binnen het bedrijf; communiceer dit naar iedereen. Dat geldt ook bij een wijziging of update. Zorg dat iedere medewerker weet waar hij het verzuimprotocol kan vinden, zodat er geen vragen en onduidelijkheden zijn bij ziekte.
Laatste check; controleer of alle (volgens de Wet verbetering poortwachter) verplichte onderdelen in je verzuimprotocol (probleemanalyse, Plan van aanpak, re-integratiedossier) helder en volledig zijn beschreven. Dit moet je minimaal hebben afgedekt om te voldoen aan je inspanningsverplichting.
Lees ook: Verzuimbegeleiding: wanneer moet ik personeel ziekmelden?
Ondersteuning bij het opstellen van een verzuimprotocol
Voor het opstellen van een vezuimprotocol kun je aankloppen bij een casemanager van een verzuimontzorgverzekeraar, zoals Preventh. Zo’n specialist op het gebied van verzuim- en inzetbaarheid helpt met raad en daad om de inzetbaarheid van je werknemers duurzaam te maximaliseren en alle stappen en spelregels rondom verzuim op de juiste manier schriftelijk vast te leggen.
Verzuimpreventie: voorkomen is beter dan genezen
Met een waterdicht verzuimprotocol kun je beter met verzuim omgaan, maar voorkomen is een ander verhaal. Toch kun je verzuim wel degelijk aanzienlijk verminderen. Zo biedt Preventh, innovator op het gebied van mkb-verzuimontzorgverzekeringen, door middel van verzuimpreventie oplossingen die gericht zijn op het verlagen van verzuim door vroegtijdige signalering en aanpak van zowel mentale als fysieke problemen. Denk hierbij aan trainingen, preventieve gezondheidschecks en begeleiding om werkdruk en stress beter te managen. Dit helpt niet alleen bij het bevorderen van het welzijn van je werknemers, maar kan ook aanzienlijke kosten door langdurig verzuim voorkomen. Bovendien zorgt Preventh ervoor dat je een eigen Casemanager krijgt, een specialist op het gebied van verzuim- en inzetbaarheid. Deze helpt met raad en daad om de inzetbaarheid van jouw werknemers duurzaam te maximaliseren. Ontdek hoe Preventh je kan ondersteunen bij het verlagen van verzuim.
