Een zieke medewerker vraagt direct actie. Meld je niets, of te laat? Dan riskeer je een boete of loonsanctie. In dit artikel lees je wat je op dag één moet regelen, hoe je contact houdt tijdens verzuim en wanneer de Wet verbetering poortwachter in werking treedt.
Kort verzuim of langdurig verzuim?
Niet elk ziektegeval vraagt om dezelfde aanpak. Het verschil tussen een paar dagen buikpijn en een medewerker die maanden uitvalt, is groot. Toch gelden vanaf dag 1 dezelfde basisregels vanuit de Arbowet. Hieronder lees je wat je altijd moet doen, en wanneer de situatie vraagt om meer.
Kortdurend verzuim
Bij kortdurend verzuim, een paar dagen griep of een blessure, doorloop je als werkgever een aantal basisstappen. In de meeste gevallen is je medewerker snel weer terug en blijft de impact beperkt.
Langdurig verzuim
Dat verandert bij langdurig verzuim. Blijft een medewerker langer dan zes weken ziek, dan komen de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter in beeld: probleemanalyse, plan van aanpak en re-integratiedossier. Onvoldoende inspanning kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.
Stappenplan: wat te doen als je medewerker ziek is?
Of het nu gaat om kortdurend of langdurig verzuim, de eerste stappen zijn altijd hetzelfde. Hieronder lopen we ze stap voor stap langs.
1. Neem de ziekmelding aan
Noteer de eerste ziektedag en vraag wanneer je medewerker verwacht terug te komen. Vraag niet naar de aard van de ziekte, want dat mag niet volgens de AVG.
2. Binnen 2 dagen: Geef de ziekmelding door
Geef de ziekmelding zo snel mogelijk door aan je arbodienst of verzuimverzekeraar. Veel arbodiensten en verzuimverzekeraars eisen dat je dit binnen twee werkdagen doet. Wettelijk gezien heb je maximaal zes weken, maar wacht daar niet mee.
3. Week 1-6: Houd contact en bouw een verzuimdossier op
Houd regelmatig contact met je medewerker. Zo blijf je op de hoogte van het herstel en weet je wanneer diegene weer aan het werk kan. Leg alle contactmomenten schriftelijk vast in een verzuimdossier. Dit dossier is later cruciaal als het UWV beoordeelt of je voldoende inspanning hebt geleverd.
4. Week 6: Probleemanalyse door de bedrijfsarts
Rond week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op. Daarin staat waarom je medewerker niet kan werken en wat de mogelijkheden zijn voor herstel en werkhervatting. Dit is verplicht vanuit de Wet verbetering poortwachter.
Wat doet de bedrijfsarts?
De aanpak van de bedrijfsarts verschilt per arbodienst. Steeds vaker hebben bedrijfsartsen niet alleen aandacht voor fysieke klachten, maar ook voor mentale aspecten zoals motivatie en werk-privébalans. Als een bedrijfsarts weet wat het werkelijke probleem is, kan samen met de medewerker worden gezocht naar een oplossing.
5. Week 8: Stel een plan van aanpak op
Stel samen met je medewerker een plan van aanpak op. Daarin leg je vast welke stappen jullie nemen, wie waarvoor verantwoordelijk is en binnen welke termijn. Zorg dat je medewerker een kopie krijgt.
6. Week 42: Meld je medewerker ziek bij het UWV
Is je medewerker na 42 weken nog steeds ziek? Meld dit dan uiterlijk op de eerste werkdag van week 42 bij het UWV via het werkgeversportaal. Te laat melden kan leiden tot een boete.
7. Week 46-52: Eerstejaars evaluatie
Bespreek met je medewerker wat er het afgelopen jaar is gedaan en wat het doel is voor het tweede ziektejaar. Leg de uitkomsten vast in het verzuimdossier.
8. Week 87: Stel een re-integratieverslag op
Na twintig maanden stel je samen met je medewerker een re-integratieverslag op. Dit verslag stuurt je medewerker mee met de WIA-aanvraag bij het UWV. Het UWV beoordeelt vervolgens of jij als werkgever voldoende inspanning hebt geleverd. Is dat niet het geval, dan riskeer je een loonsanctie.
9. Meld je medewerker beter
Is je medewerker weer beter? Geef de herstelmelding dan door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Was de medewerker langdurig ziek en was er sprake van een ziektewetuitkering? Meld de medewerker dan ook beter bij het UWV via het werkgeversportaal. Doe dat binnen twee dagen.
Wat mag je wel en niet vragen bij een ziekmelding?
Als werkgever mag je niet zomaar alles vragen aan een zieke medewerker. De AVG beschermt medische gegevens als bijzondere persoonsgegevens. Alleen de bedrijfsarts mag de medische situatie beoordelen.
| Wat mag je wel vragen? | Wat mag je niet vragen? |
|---|---|
| Wanneer verwacht je weer te kunnen werken? | Wat heb je precies? |
| Wat kun je nog wel? | Wat is je diagnose? |
| Zijn er aanpassingen nodig aan je werkplek? | Gebruik je medicijnen? |
| Welke taken kunnen door een collega worden overgenomen? | Heb je een chronische aandoening? |
| Waar kunnen we je bereiken? | Ben je onder behandeling van een arts? |
Heb je toch het vermoeden dat er meer speelt, bijvoorbeeld werkgerelateerde stress of een conflict? Bespreek dat dan op een open manier met je medewerker, zonder te vragen naar medische details. Onze kennispartner ZekerArbo kan je helpen bij de juiste aanpak van een ziekmelding.
Psychisch verzuim: wat doe je als er meer speelt?
Als uit de probleemanalyse blijkt dat je medewerker een burn-out, angststoornis of andere psychische klachten heeft, dan is dat niet zo gek. Uit onderzoek van TNO blijkt dat 65 procent van al het werkgerelateerd verzuim psychisch van aard is.
Soms komt verzuim doordat een medewerker zich niet thuis voelt in je organisatie. Misschien komt dat door culturele verschillen, pesten op het werk of spanning in het team. Probeer de oorzaak te achterhalen en ga aan de slag om de situatie te verbeteren. Pak je problemen op tijd aan? Dan kun je langdurige uitval voorkomen. Onze kennispartner ZekerArbo helpt je bij de juiste aanpak van psychisch verzuim.
Zo plan je om verzuim te voorkomen
Wil je verzuim voorkomen? Maak een plan. Dat doe je bijvoorbeeld met je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Met een RI&E breng je als werkgever de arbeidsrisico's in kaart en maak je een plan van aanpak om die risico's te beperken. Het doel is gezondheidsklachten, verzuim en ongevallen op het werk voorkomen.
Overweeg een duurzaam inzetbaarheidsprotocol
Je kunt daarbij ook een duurzaam inzetbaarheidsprotocol gebruiken. Zo'n protocol helpt je om heldere afspraken te maken met werknemers. Ook geeft het een overzicht van alle mogelijkheden die er zijn en zaken waar rekening mee moet worden gehouden, voorafgaand aan, tijdens en na uitval.
Re-integratie: wat zijn de mogelijkheden?
Een arbeidsdeskundige is specialist op het gebied van re-integratie. Die bekijkt op welke manier je medewerker het eigen werk weer zou kunnen uitvoeren. Lukt dat niet? Dan zoekt de arbeidsdeskundige samen met jou naar ander werk binnen of buiten je bedrijf.
Re-integratieafspraken vastleggen
Maak re-integratieafspraken en leg die schriftelijk vast. Die gaan over de manier waarop jullie contact hebben tijdens de verzuimperiode en hoe jullie samen de terugkeer naar werk mogelijk maken. Zorg dat je medewerker een kopie krijgt. Je hebt deze documenten nodig als je medewerker na twee jaar ziekte een WIA-aanvraag doet.
Veelgestelde vragen over zieke medewerkers
Hoeveel dagen moet ik een ziekmelding doorgeven aan de arbodienst? Wettelijk gezien heb je maximaal zes weken om een ziekmelding door te geven aan de arbodienst of bedrijfsarts. Maar wacht daar niet mee: de meeste arbodiensten en verzuimverzekeraars eisen dat je dit binnen twee werkdagen doet. Hoe eerder je meldt, hoe sneller de juiste begeleiding op gang komt.
Wat mag ik vragen aan een zieke medewerker?
Je mag vragen wanneer je medewerker verwacht terug te komen, wat diegene nog wel kan en of er aanpassingen nodig zijn aan de werkplek. Je mag niet vragen wat de aard van de ziekte is, wat de diagnose is of welke medicijnen worden gebruikt. Medische informatie is beschermd onder de AVG en mag alleen worden beoordeeld door de bedrijfsarts.
Moet ik loon doorbetalen tijdens ziekte?
Ja. Als werkgever ben je verplicht het loon twee jaar lang door te betalen bij ziekte. In het eerste jaar minimaal 70% van het laatste loon, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon. In sommige cao's geldt een hogere loondoorbetalingsverplichting. Controleer dit als je bedrijf onder een cao valt.
Wat is het verschil tussen kort en langdurig verzuim?
Bij kortdurend verzuim is een medewerker een paar dagen ziek en keert snel terug. Bij langdurig verzuim duurt de uitval langer dan zes weken. Vanaf dat moment komen de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter in beeld, zoals een probleemanalyse, plan van aanpak en re-integratiedossier.
Wat is een verzuimdossier en moet ik dat bijhouden?
Een verzuimdossier is een schriftelijk overzicht van alle contactmomenten, afspraken en acties tijdens de verzuimperiode. Je bent verplicht dit bij te houden. Het UWV gebruikt het dossier om te beoordelen of je als werkgever voldoende inspanning hebt geleverd bij re-integratie. Een onvolledig dossier kan leiden tot een loonsanctie.
