Hoe ga ik om met een verzuimgeval?

Blijf betrokken en houd zelf de regie

19 maart 2020

Verschillende bedrijven uit het mkb hebben een verzuimverzekering en daaraan gekoppeld een Arbodienst. De werkgever legt vaak de regie volledig in de handen van de bedrijfsarts, maar je kunt veel zelf doen!

Mijn werknemer meldt zich ziek, en nu?

Een actieve rol van de werkgever heeft meestal een positief effect op het re-integratieproces. Natuurlijk moet je als werkgever niet op de stoel van de bedrijfsarts gaan zitten. Maar…. zes op de tien verzuimgevallen heeft helemaal geen medische oorzaak, maar is privé- of werkgerelateerd. Vooral de werkgerelateerde oorzaken kun je als werkgever oplossen samen met je werknemer.

Blijf betrokken

In de eerste weken waarin een werknemer thuis zit, nemen de werkgever en collega’s nog weleens contact op om te horen hoe het gaat. Daarna verwatert dat contact snel. En dat terwijl de werknemer juist hard steun nodig heeft. Want hoe langer een verzuim duurt, hoe moeilijker het voor diegene wordt om terug te keren naar het werk. Duurt het verzuim langer dan 13 weken, dan is de drempel om terug te komen echt hoog geworden. Die wordt lager als ‘de zaak’ echt betrokken blijft bij degene die thuiszit.

Een plan van aanpak

Het stappenplan van de Wet Verbetering Poortwachter is een goed hulpmiddel voor re-integratie. Het maken van een plan van aanpak zorgt dat je zaken makkelijker bespreekbaar kunt maken. Inzicht in de problematiek, mogelijke oplossingen, de rol van de betrokken partijen en de eigen verantwoordelijkheid van werkgever en werknemer geven goede handvatten voor een gesprek. Verder is het slim om afspraken te maken en regelmatig de stand van zaken te bespreken. Op die manier wordt de procedure minder formeel en loop je ook minder risico dat het lastig is om tot een oplossing te komen.  

Houd zelf de regie

Je verzekeraar/arbodienst kan je ondersteunen en adviseren in specialistische zaken. Het is slim om professionals in te zetten bij:

  • het in kaart brengen van de problematiek

  • een medische beoordeling

  • vaststellen van terugkeermogelijkheden

  • advies over werkaanpassingen

  • realiseren van voorzieningen

  • externe re-integratie

Werk goed samen met professionals en koppel dat terug naar de werknemer. Houd daarbij zelf de regie en bespreek met je werknemer welke stappen hij of zij moet nemen om te re-integreren.  

Kosten

Een zieke werknemer is duur. Denk aan de kosten voor de loondoorbetaling (twee jaar!) en de kosten van vervanging. Zeker in kleine bedrijven betekent het wegvallen van één medewerker een hogere werkdruk voor de collega’s. Daarbij loop je ook het risico dat werk stil komt te liggen.

Hoe houd je zelf de regie op verzuim?

  • Stel een verzuimbeleid en een verzuimreglement op waardoor voor alle medewerkers de regels helder zijn.

  • Zorg voor regelmatig contact, niet alleen in de eerste weken.

  • Vul het plan van aanpak samen met je medewerker in en evalueer elke vier tot zes weken. Laat de medewerker hierbij op het bedrijf komen, zodat er ook contact is met collega’s.

  • Spreek de werknemer aan op zijn/haar eigen verantwoordelijkheid in het reïntegratietraject.

  • Werkt de werknemer onvoldoende mee aan zijn/haar reïntegratie, voer dan een loonsanctie door.

  • Schakel de bedrijfsarts in een vroeg stadium in, zeker wanneer je langdurig verzuim vermoedt.

  • Stel duidelijke vragen op voor bijvoorbeeld de bedrijfsarts. Bespreek dit voor het spreekuur met de bedrijfsarts en eis ook een helder antwoord na het spreekuur.

  • Denk in mogelijkheden, wat kan de werknemer wél? Probeer zoveel mogelijk vervangende arbeid te creëren, waardoor de werknemer betrokken blijft bij het werk.

  • Bespreek de financiële consequenties bij langdurig verzuim. Raadpleeg een eventuele CAO (vaak 70 procent loondoorbetaling in tweede ziektejaar).

  • Maak in een vroeg stadium de mogelijkheid tot externe reïntegratie bespreekbaar. Wanneer na één jaar nog niet duidelijk is of de werknemer op de oude plek kan terugkeren, dient een arbeidsdeskundige te beoordelen of externe reïntegratie moet worden ingezet.

  • Laat je ondersteunen door professionals ter voorkoming van loonsancties door UWV aan het einde van het tweede ziektejaar.