Mag je werknemer een bestelbus mee naar huis nemen?

Voorkom naheffingen van de Belastingdienst

25 september 2019

Rijdt je werknemer regelmatig in een bestelauto van de zaak naar huis, omdat hij anders de volgende dag niet op tijd op het werk kan zijn? Zorg er dan voor dat er geen onverwachte naheffingen van de Belastingdienst in de bus vallen.

Zelf verlonen zonder tussenpersoon

Je werknemer moet voor een klus regelmatig ‘s morgens vroeg bij een van je opdrachtgevers zijn en vraagt of hij met een bestelbus van de zaak naar huis mag rijden. Dan hoeft hij hem de volgende dag niet eerst op te halen en weet hij zeker dat hij op tijd is. Een handige oplossing, dus je geeft toestemming.

Fiscale bijtelling

Zelf zie je dus geen probleem, integendeel, maar de Belastingdienst denkt er anders over. Je werknemer kan de bestelbus namelijk ook privé gebruiken. Om iemand te helpen verhuizen bijvoorbeeld, of om een bank te halen bij de IKEA. Dat soort privéritten wordt gezien als loon in natura en daarover moet belasting worden betaald, de zogeheten fiscale bijtelling.

Voorkom naheffingen

Als je werknemer minder dan 500 kilometer privé rijdt, dan is die fiscale bijtelling niet nodig. Maar daar moet je wel 'overtuigend bewijs' van kunnen leveren, anders krijg je te maken met naheffingen van de Belastingdienst. Je moet bovendien kunnen aantonen dat het om woon-werkverkeer gaat.

Je kunt naheffingen op twee manieren voorkomen:

1. Laat je werknemer een zogeheten ‘verklaring geen privégebruik’ aanvragen. Je kunt de bijtelling dan achterwege laten. Wel moet je werknemer een sluitende rittenregistratie bijhouden, als mogelijk bewijs. Denk eraan dat je de verklaring op tijd aanpast als de situatie wijzigt.

2. Laat je werknemer een schriftelijk verbod op privégebruik ondertekenen. Leg een sanctie op bij overtreding, zoals een geldboete.

Controleer je werknemer

Houd goed in de gaten dat je werknemer niet tóch meer dan 500 kilometer privé rijdt. Want als je volgens de fiscus niet voldoende toezicht hebt gehouden, zijn de naheffingen in zo'n geval voor jouw rekening.

Auteur

Martin Krüger