Digitale factuurverwerking in drie stappen

Slim en snel je rekeningen keuren, betalen en archiveren

15 november 2018

Je binnenkomende rekeningen slim digitaal verwerken, betalen en opbergen. Hoe doe je dat precies? Het proces onder de loep.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Het digitaal verwerken van rekeningen verloopt in drie basisstappen:

Stap 1: Digitaliseren

Papieren facturen worden gescand en direct herkend op basis van gegevens als klantnaam of banknummer. Digitaal inkomende facturen (per e-mail) worden automatisch omgezet naar het juiste bestandsformaat voor verwerking en doorlopen vervolgens hetzelfde traject als papieren facturen. Meer over het proces van slim documenten digitaliseren lees je in het whitepaper Eerste hulp bij Digitaliseren.

Karin Geurts, directeur Inntel Hotels:

"Op ons hoofdkantoor zit een afdeling administratie van vier man. Daar komen de facturen binnen en worden ze gesorteerd per hotel. Vervolgens worden ze gescand en gecheckt of de scan in orde is."

Ger Dam, mede-eigenaar van Fixus accountants en belastingadviseurs:

"Wij scannen het grootste deel van onze binnenkomende post, waaronder al onze facturen. Vanuit de scanner gaan ze direct onze workflow in."

Stap 2: Verificatie en goedkeuring

Direct na scannen is de factuur beschikbaar voor verificatie. Elke factuur kan elektronisch worden gecontroleerd op datum, bedrag en gegevens van de leverancier. Die gegevens worden uit andere gekoppelde systemen opgehaald. Denk aan bestanden in je ERP-systeem. Zijn alle gegevens gecheckt en akkoord? Dan gaat de factuur het goedkeuringsproces in. Budgethouders krijgen automatisch een signaal dat er een factuur klaar staat ter controle. Wanneer de factuur overeenkomt met een inkooporder of een contract, dan kan deze ook direct worden goedgekeurd door het systeem zelf.

Karin Geurts, directeur Inntel Hotels:

"Vanuit de scanner wordt gekozen welke medewerker de eerste goedkeuring in het systeem moet doen. Dat is meestal een afdelingshoofd binnen het hotel die de bestelling zelf heeft gedaan. Daarna krijgt de General Manager van het hotel een melding om te accorderen. Na zijn goedkeuring is het hoofdkantoor weer aan zet. De afdeling administratie checkt of alle goedkeuringen voor een bepaalde datum hebben plaatsgevonden en dan wachten we tot de 25ste van de maand, waarna de laatste check plaatsvindt."

Stap 3: Betaling en archivering

Na goedkeuring wordt de factuur automatisch naar je financiële verwerkingssysteem geleid. Daar wordt de factuur betaalbaar gesteld. De digitale factuur is direct na scanning al meteen

gearchiveerd en als digitaal bestand toegankelijk. Handig bij het opvragen van nieuwe offertes of het overleggen van gegevens aan derden. Zelfs na jaren zijn alle facturen binnen no-time vindbaar en uitwisselbaar.

Erich Wünker, directeur Klooster Reizen BV:

"Facturen komen binnen op ons hoofdkantoor, waar ze worden ingescand en gekoppeld aan een dossiernummer in het factuursysteem. Vanuit daar kun je ze toewijzen aan de juiste kantoren en personen. Automatisch via het systeem krijgt degene die aan de beurt is voor goedkeuring een melding. Ook krijg je herinneringen voor bijvoorbeeld de datum dat een hotel bevestigd moet worden."

Meer over dit proces en passende oplossingen lees je in het whitepaper Slimme factuurverwerking.

Auteur

Raphael Klees