Laat je administratie tot leven komen

Leer sturen op cijfers | Tip 7

19 januari 2018

"Als je je financiële boekhouding ziet als toekomstgerichte managementinformatie, dan gaat je administratie vanzelf leven", is de overtuiging van Jaap Luchies van Flynth. Vier tips die boekhouden leuker maken.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

"Gebruik je je administratie alleen om achteruit te kijken, dan kan ik mij voorstellen dat je depressief wordt," aldus Luchies. “Veel ondernemers denken bij de administratie bijvoorbeeld vooral aan de btw-aangifte. Gebruik je de omzetgegevens om te kijken wat dat voor de toekomst betekent, dan ben je veel meer de regisseur van je eigen bedrijf."

1. Benoem je succesfactoren

Je maakt je administratie leuker als je de cijfers tegen een bepaald referentiekader aanlegt. Bijvoorbeeld de cijfers van voorgaande jaren. Hoe presteer je dan? "Met een begroting kun je voortdurend bijhouden of je je doelen realiseert." In een begroting kun je je visie verwerken. "Verwacht je groei? En als de omzet van de branche onder druk staat, waarom ben jij dan de witte zwaan? Waarom doe jij het beter?" Je kunt normen benoemen om je prestaties te meten. Bijvoorbeeld de omzet per medewerker of de verkoop per vierkante meter. En op basis daarvan sturen.

2. Trek je omzet uit elkaar

Waar zit het verdienmodel? Meten is weten. Wie wil niet ontdekken welke activiteit de meeste winst oplevert? Je kunt alleen goede beslissingen nemen, als je je omzet uit elkaar trekt en weet welke activiteiten bijdragen aan het resultaat en welke niet. Omzet die niet bijdraagt aan de winst is verloren energie. Een goede administratie draagt bij aan je slimheid. Luchies: "Als je slim werkt, kun je in minder tijd meer verdienen. Dat maakt het werk leuker."

3. Maak een sport van extra marge

Zie de administratie als een uitdaging. "Je moet het jaar ingaan met een goede marge als doel." Hoe krijg je meer klanten, zonder iets aan de prijzen te doen? Luchies: "Dan zie je al dat je vanuit de cijfers gaat nadenken over de toekomst." Dat kan door anders na te denken over je bedrijf. Als camping kun je een kampeerplek verhuren. Maar je kunt bijvoorbeeld ook een ‘vijfdaagse kampeerervaring’ aanbieden. "Korting weggeven kun je altijd nog!"

4. Zit bovenop de cijfers

Prognoses moet je periodiek langs de meetlat leggen. Zit je ‘on target’ of moet je misschien wat harder lopen? Het geeft rust als je zicht hebt op je prestaties en kengetallen. En onrust als je moet gissen naar de omvang van je order- en debiteurenportefeuille en je uitstaande verplichtingen.

Auteur

Hans Pieters