Hoe zorg ik voor slimme factuurverwerking?

Stap 1: Breng je factuurstromen in kaart

12 juni 2017

Om er achter te komen welke vorm van factuurverwerking rendabel is voor jouw bedrijf is het zaak eerst de omvang en de kosten van je eigen factuurverwerkingsproces goed in kaart te brengen. Hoe? Lees verder.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Beantwoord de volgende vragen:

  • Hoeveel facturen krijg ik per maand binnen?

  • Hoeveel tijd kost het gemiddeld om een factuur te verwerken?

  • Hoeveel medewerkers houden zich bezig met dit proces?

  • Welke loonkosten zijn hier aan verbonden? (op basis van uurloon)

  • Welke bijkomende kosten zijn er? (printkosten, archiefruimte, oplossen van fouten, incassokosten, uitbetaalde nepfacturen, etc.)

Ger Dam, mede-eigenaar van Fixus accountants en belastingadviseurs:

“Ik heb berekend hoe lang het precies duurt om een inkoopfactuur in te boeken. Je moet eerst het proces in kaart brengen om te kijken of een andere oplossing rendabel is.”

Proces in kaart brengen

Nadat je de kosten hebt berekend is het goed om het proces op te schrijven en/of uit te tekenen om te kijken welke functionaliteiten je nodig hebt als je overgaat op een factuurverwerkingssysteem. De volgende vragen kunnen je daarbij helpen.

  • Waar komen de facturen binnen? (centraal punt?)

  • Hoe worden ze verwerkt? (overgenomen in Excel / systeem?)

  • Welke accorderingsstappen zijn er? (beschrijf ze per factuursoort)

  • Hoe worden de facturen uitbetaald? (koppeling met betalingssysteem?)

  • Waar worden de facturen opgeslagen? (papier / digitaal?)

Een specialist (IT-leverancier / kantoorautomatiseerder) kan je helpen bij het nauwkeurig in kaart brengen van je factuurverwerkingsproces en kijken welke onderdelen je kunt digitaliseren en mogelijk ook automatiseren.

Karin Geurts, directeur Inntel Hotels:

“We hebben van tevoren berekend wat dit ons gaat opleveren. In theorie moeten we na een jaar of vier de kosten eruit hebben. Mede dankzij deze oplossing is een afdeling administratie per hotel niet meer nodig. Het scheelt veel werk, je bespaart op personeelskosten, kopieerkosten en het proces is een stuk inzichtelijker en minder foutgevoelig.”

Whitepaper Slimme factuurverwerking

Nadat je het proces hebt geanalyseerd is het zaak een oplossing te kiezen die bij je past. Meer hierover en hoe andere ondernemers dat hebben gedaan, lees je in het whitepaper Slimme factuurverwerking.

Auteur

Raphael Klees