Prognoses maken: zo doe je dat

Stappenplan om goede prognoses en begrotingen te maken

29 oktober 2020 5 minuten

In economisch onzekere tijden lijkt het moeilijk om de financiële toekomst van je bedrijf te voorspellen. Maar met een goede prognose en begroting kun je weldegelijk betrouwbare inzichten krijgen over de toekomst van je bedrijf. Maar hoe doe je dat nu, goede prognoses en begrotingen maken?

Wat staat er in een prognose?

Wat er in een prognose staat, is afhankelijk van het type begroting of prognose dat je wilt maken. Dat kan namelijk van alles zijn. Vraag je dus eerst af wat je wilt begroten: Wil je weten of je de komende maanden van je bedrijf zult kunnen leven? Hoe de voorraad zich gaat ontwikkelen? Hoeveel klanten je over vijf jaar zult hebben? Hoeveel externe financiering je nodig hebt volgend jaar? Bepaal nauwkeurig wat je precies wilt weten en voor welke periode en ga vervolgens aan de slag. Veel gemaakte prognoses en begrotingen voor bedrijven zijn: 

Goede basis leggen

Een prognose of begroting maken is geen natte-vinger-werk. Je moet zo nauwkeurig mogelijk nagaan hoe je bedrijf in het verleden heeft gepresteerd en inschatten of je deze lijn ook kunt doortrekken. Ga na welke ontwikkelingen in de nabije of verre toekomst effect kunnen hebben op jouw onderneming. Wat zijn de verwachtingen binnen je bedrijf, in de regio, je branche, de markt en de algehele economie? Probeer dit mee te nemen in je begroting of prognose. Vraag eventueel een financieel specialist je daarbij te helpen.

Meetbaar maken 

Om de juiste informatie te kunnen achterhalen, maak je de belangrijkste waarden binnen je bedrijf meetbaar. Je kiest je eigen parameters en aan de hand daarvan bepaal je de koers van je bedrijf. Op die manier kun je ook na het maken van de prognose of begroting nauwkeurig in de gaten houden of je op de goede weg zit, zoals je had voorspeld.

Hulp van bedrijfssoftware

Er is veel bedrijfssoftware die je helpt je bedrijf ‘meetbaar’ te maken. Denk aan CRM-systemen voor het contact met je klanten (prospects, leads, contactgegevens), ERP-systemen voor je productie en voorraad, en je (online) boekhoudprogramma waar je inkomsten en uitgaven worden verwerkt. Al deze programma’s kun je ook koppelen, zodat ze met elkaar communiceren en je zelf geen cijfers hoeft in te voeren of over te typen. Hiermee win je veel inzicht in je bedrijf en kun je betere beslissingen nemen. Dit proces wordt ook wel ketenoptimalisatie genoemd.

Meer weten over ketenoptimalisatie en hoe je dit kunt toepassen? Download het gratis whitepaper over dit onderwerp.

Whitepaper:
Eerste hulp bij Digitaliseren

Rapportages van je data

Misschien krijg je in je boekhoudprogramma al een heel goed overzicht van alle data uit je bedrijf. Je kunt hier ook nog speciale rapportagesoftware voor gebruiken. Deze programma’s zijn vooral heel goed in het inzichtelijk maken van je data. Met een dashboard, waarin overzichtelijk de resultaten ten aanzien van je KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) zijn opgenomen, zie je in één oogopslag hoe het met je doelen staat. Dit is ook handig als je je cijfers moet presenteren aan andere partijen, zoals investeerders of je accountant.

Zodra je inzicht hebt in je zelfgekozen variabelen, moet je er natuurlijk ook naar gaan handelen. Bedenk van tevoren wat je doet zodra je winst of omzet een bepaald niveau bereikt, of hoe hoog je kosten maximaal mogen zijn. Deze beslissingen kun je ook nemen samen met een boekhouder, accountant of financieel adviseur.

Whitepaper

Meer weten over het maken van goede prognoses? Download het whitepaper 'Bereken de financiële toekomst van je bedrijf'.

Regeren is vooruitzien

Om vooruit te kunnen kijken, heb je inzicht nodig in je bedrijf. Vaak moet je maanden of weken van tevoren al bestellingen plaatsen om straks de juiste spullen in je schappen te kunnen leggen. En om bijvoorbeeld succesvol marketing te kunnen voeren, moet je weten wanneer mensen behoefte hebben aan jouw product of dienst. Daarvoor stel je prognoses of begrotingen op.

Het verschil tussen prognose en begroting

Prognoses en begrotingen. Ze lijken op elkaar, maar er is wel verschil.

  • Een prognose is een voorspelling van het financiële resultaat van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In een prognose kijk je een bepaalde periode vooruit, bijvoorbeeld een kwartaal of hooguit een jaar.

  • Een begroting maak je voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld het jaar 2016. Waar een prognose steeds kan worden bijgesteld, stel je een begroting een keer op en verander je die daarna niet meer.

Om goede prognoses en begrotingen te kunnen maken, zul je moeten inschatten hoe de vraag zich ontwikkelt. Als je dit weet, kun je ook beter inkopen, personeel inplannen en investeringen doen. Je weet waar je aan toe bent en neemt op het goede moment beslissingen om daarmee om te gaan. Ook heb je prognoses nodig voor het aanvragen van krediet, het verkopen van je bedrijf en het verantwoorden van je cijfers aan aandeelhouders.

Budgetten

Aan de hand van je begroting kun je ook budgetten vaststellen. Hierin leg je vast wat je in een bepaalde periode wilt uitgeven aan een bepaalde bedrijfsactiviteit, bijvoorbeeld marketing. Je houdt je hier ook aan. In tegenstelling tot prognoses zijn budgetten statisch: eenmaal vastgesteld blijven ze voor een vastgestelde periode (meestal een maand, kwartaal of jaar) hetzelfde. Budgetten geven je grip op je uitgaven.

Veel ondernemers maken geen begrotingen en prognoses omdat ze uit ervaring wel ongeveer weten wat ze nodig hebben en hoe de vraag zich ontwikkelt. Maar het blijft voor elke ondernemer handig om af en toe stil te staan bij hoe de markt en je bedrijf zich ontwikkelen. Dan weet je ook of je je eigen doelen hebt gehaald of niet. Alleen zo zorg je ervoor dat je op de lange termijn winst blijft maken, voldoende inkomsten houdt en de juiste investeringen doet.

Hoe maak je prognoses?

Maar hoe doe je dat nou, de juiste prognoses en begrotingen maken? Eerst moet je bepalen wat je precies wilt weten. Wil je weten of je de komende maanden zult kunnen leven van je bedrijf? Dan moet je inzicht hebben in je toekomstige verdiensten en uitgaven. En om ervoor te zorgen dat je nooit nee hoeft te verkopen, heb je ook inzicht nodig in je voorraden. Daarnaast wil je misschien je kostprijs in de gaten houden, je klanttevredenheid, of bijvoorbeeld de tijd die je kwijt bent per klant. 

Zodra je weet wat je wil weten, maak je deze waarden meetbaar. Interesse in klanttevredenheid is een eerste stap, maar dan moet je ook enquêtes houden om hun mening te peilen. Dan weet je wanneer en waarom je klanten wel of niet tevreden zijn en kun je maatregelen nemen om de tevredenheid te verbeteren. Je kiest eigen parameters en aan de hand daarvan bepaal je de koers van je bedrijf.