Facturen sturen is een cruciaal onderdeel van je werk als zzp’er. Het is belangrijk dat er geld binnenkomt! Hoe kun je een factuur maken die voldoet aan alle eisen, zoals die van de Belastingdienst? In dit artikel leer je facturen maken als de beste.
Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je cashflow. Als jij geen facturen stuurt, gaan je opdrachtgevers niet vanzelf betalen. Je moet facturen maken die foutloos zijn, voldoen aan de eisen van de Belastingdienst én die duidelijk zijn voor je klanten.
Wist je dat veel facturen te laat betaald worden doordat er fouten op staan of niet voldoen aan de eisen? Dat is niet alleen zonde van je tijd, maar ook gevaarlijk voor je onderneming. Betalingen moeten namelijk op tijd binnen zijn. Benieuwd hoe je goede facturen kunt maken? Volg dan onderstaande tips op.
1. Voldoe aan de factuurvereisten
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Die gelden voor zowel papieren als digitaal verzonden facturen. Het is belangrijk om aan die vereisten te voldoen, want anders mag de factuur niet verwerkt worden in de administratie. Dat is vervelend voor jou maar ook voor je opdrachtgever. In de praktijk blijkt dat een factuur die niet aan de vereisten voldoet opnieuw gemaakt of gecorrigeerd moet worden. Dat kost extra tijd en energie, en het komt bepaald niet professioneel over.
Wat moet er op een factuur staan:
Je volledige bedrijfsnaam en het adres van je onderneming (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende).
Het inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel (als je ingeschreven bent).
Je btw-identificatienummer, oftewel het nummer (14 tekens) met ‘NL’ ervoor. Als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), vermeld dan ook het btw-identificatienummer van de klant.
Naam en adres van de klant (let op: alleen het postbusadres is niet voldoende).
Factuurdatum (de datum waarop de factuur uitgereikt is).
Uniek volgnummer van de factuur (factuurnummer). Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren. Dat is ook handig voor je eigen administratie.
Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten.
Leverdatum van de goederen of diensten.
Prijzen exclusief btw.
Het btw-tarief dat je hanteert. Dit is 9 procent of 21 procent afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Als je diensten niet btw-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw.
Btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief.
Vereenvoudigde factuur
Bij een factuurbedrag van € 100 of lager (incl. btw) hoef je minder gegevens te vermelden. In dat geval hoef je alleen maar vereenvoudigde factuur te maken met gegevens als:
De factuurdatum
Jouw naam en adres
Omschrijving van diensten / goederen
Het btw-bedrag
Btw verlegd
In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturen, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling btw. Ook gelden er andere factuurregels en btw-regels in het buitenland.
Geen btw met kleineondernemersregeling (KOR)
Je kunt als zzp’er met een kleine omzet (minder dan € 20.000 per jaar) ook kiezen je aan te melden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Als je dat doet, vermeld je géén btw op je facturen omdat je binnen de KOR vrijgesteld bent van btw. Je hebt dan het administratieve voordeel dat je geen btw-aangifte hoeft te doen.
Duidelijke betalingstermijn
Vergeet niet je rekeningnummer op te nemen in de factuur en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Bedrijven stellen het betalen van rekeningen vaak uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op betalingen. Voorkom dat je te lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen in de factuur en zorg dat je factuur op tijd betaald wordt, anders kan dit nadelige gevolgen hebben voor je cashflow.
Je factuur en de AVG
Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, krijgt te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dus ook kleine bedrijven krijgen te maken met de AVG. Op het moment dat je een administratie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Het is daarom goed om te checken of jij voldoet aan de eisen van de AVG. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat je toestemming moet vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.
2. Zorg voor een duidelijke vormgeving
Hoe moet een factuur eruit zien? Daar is geen regel voor, maar zorg er in elk geval voor dat de vormgeving van de factuur duidelijk is. Een factuur moet een logische opbouw hebben, waardoor de klant in een oogopslag ziet wat er van hem verwacht wordt. En vergeet ook niet de factuur zo te maken dat in één keer duidelijk is van welk bedrijf hij komt, door je bedrijfsnaam en -logo op een goede plek te zetten.
Specificeer ook de kostenposten. Een gebruikelijke indeling is:
Honorarium diensten/levering producten
Materiaalkosten
Onkosten (kilometers, bureaukosten)
Eventueel: branchespecifieke kosten (denk aan: voorrijkosten, milieutoeslagen)
Eventueel: arbeidskosten
Btw
Factuur voorbeeld
Omdat je het als startende zzp’er al druk genoeg hebt, hebben wij een factuur template voor je gemaakt. Met deze voorbeeldfactuur kun je een eigen factuur maken, door 'm aan te passen aan de vormgeving en eisen van jouw bedrijf. Natuurlijk is het verstandig je factuur altijd te laten checken door een specialist.
3. Verstuur de factuur op tijd
Het is belangrijk een factuur op tijd te versturen. Soms zijn ondernemers zo druk met hun werk, dat het versturen van de facturen erbij inschiet. Dat is zonde. Wanneer moet je de factuur versturen? Dat ligt gedeeltelijk aan de afspraak die je hebt gemaakt. Maar het liefst zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht.
Verplichte uitreikingsdatum
De Belastingdienst heeft ook een harde eis gesteld: de uitreikingsdatum. Dat houdt in dat je een factuur uiterlijk voor de 15e van de maand na het leveren van de dienst moet versturen. Dus: rond je een opdracht af op 17 mei, dan moet de factuur vóór 15 juni verstuurd zijn.
Mocht facturen versturen niet jouw ding zijn als ondernemer, dan is het verstandig om dit te laten doen. Verschillende programma’s kunnen het facturatieproces vergemakkelijken: van het bijhouden van de projecturen tot het op tijd versturen van geldige facturen. Er zijn verschillende tools verkrijgbaar die je hierbij kunnen helpen.
Online factuur maken
Het voordeel van online facturen maken is dat je veel dingen kun inregelen en dat de factuur gegarandeerd goed en veilig aankomt. Je kunt een online factuur bovendien makkelijk in je eigen en in de administratie van je opdrachtgever verwerken. Bij sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, is een e-factuur zelfs verplicht.
Bij e-facturatie verstuur je een digitale factuur in XML-formaat via een beveiligde server. Het voordeel hiervan is dat het veilig en snel is, voor zowel jou als zzp’er als voor je opdrachtgever.
4. Maak duidelijke afspraken over de betaling
Het is belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de betaling. Zo kun je van tevoren in je algemene voorwaarden laten weten wat je betalingstermijn is. Neem de betalingstermijn ook op in de offerte. Dit soort afspraken scheppen duidelijkheid en bevorderen een snelle betaling.
Factuurproces optimaliseren
Een duidelijke factuur die voldoet aan de eisen maakt de kans op een snelle betaling groter. Online facturatie kan ook helpen, omdat het de kans op fouten verkleint. Het werkt ook drempelverlagender om de factuur te betalen.
Daarnaast is een goed debiteurenbeheer cruciaal om openstaande facturen te voorkomen. Sommige bedrijven maken gebruik van factoring, waarmee je de garantie hebt dat je facturen meteen betaald worden. Met een soepel factuurproces voorkom je dat je facturen onbetaald blijven en je uiteindelijk een incassobureau nodig hebt.
5. Niet vergeten: facturen bewaren
Al het papierwerk dat van belang is voor je vennootschaps-, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Verstuurde en ontvangen facturen vallen hier ook onder. Heb je ook facturen over onroerende zaken in je administratie, dan ben je verplicht die tien jaar te bewaren. Dit moet, zodat je bij belastingcontrole jouw gegevens kunt tonen. Een andere eis van de belastingdienst is dat je facturen bewaart in de vorm waarin je ze hebt gestuurd of ontvangen, dus papieren facturen bewaar je op papier en digitale facturen op de computer.
