Als je klant niet betaalt, kun je als schuldeiser een incassopartner zoeken om je facturen voor je te innen. Daarbij zijn de incassokosten in principe voor rekening van je klant. Maar soms draai jij op voor de kosten. Hoe zit dat?
No cure, no pay
Een veelgestelde vraag is: wat kost een incassobureau? Meestal is de insteek van het incassobureau: ‘no cure, no pay’. Dat betekent dat wanneer het incassobureau jouw onbetaalde factuur niet kan incasseren, ze bij jou geen kosten in rekening brengen. Soms rekent het bureau wel een standaardbedrag voor de behandeling van jouw factuur (dossier- en/of administratiekosten). Meer dan € 75,00 is dit meestal niet, maar het is verstandig dit na te vragen op het moment dat je de rekening ter incasso aanbiedt.
Wie betaalt de incassokosten?
Het incassobureau int voor jou via een incasso een openstaande factuur en berekent incassokosten over de factuurbedragen. De incassokosten zijn de kosten van de verrichte incassowerkzaamheden. In de meeste gevallen betaalt je klant deze kosten voor de incasso, samen met de factuur zelf plus rente. De incassokosten worden ook wel buitengerechtelijke kosten of incassoprovisie genoemd.
Lees meer over incasso
Onvolledige betaling
Betaalt jouw klant maar een deel van de rekening en blijkt dat de rest niet meer te incasseren is, dan eindigt het werk van het incassobureau. De incassokosten moeten betaald worden, maar de debiteur kan de incassokosten niet betalen. In dit geval kan het incassobureau de incassokosten op jou verhalen. Jij krijgt dan een factuur toegestuurd voor de provisie over het geïnde bedrag. Het incassobureau zal je uiteraard uitleggen waarom zij vindt dat je beter genoegen kunt nemen met de deelbetaling. In dit geval betaal jij dus de provisie.
Maximale incassokosten
De maximale incassokosten zijn wettelijk vastgesteld. Ze zijn afhankelijk van het factuurbedrag van de openstaande rekening. In onderstaande tabel zie je wat de maximale incassokosten zijn.
| Bedrag van openstaande rekening | Maximale incassokosten |
|---|---|
| De eerste € 2.500 | 15% |
| De volgende € 2.500 | 10% |
| De volgende € 5.000 | 5% |
| De volgende € 190.000 | 1% |
| Boven de € 200.000 | 0,5% |
Incassokosten berekenen
Met de gegevens uit bovenstaande tabel kun je dus de incassokosten berekenen. Stel dat je een openstaande factuur hebt van € 2000, dan zijn de maximale incassokosten € 300 (15%). Als je bij één klant meerdere facturen hebt openstaan waarvoor aanmaningen zijn verstuurd, dan kun je de incassokosten berekenen over het totaal van de facturen.
Rekenvoorbeeld incassokosten Je hebt openstaande factuur van € 4000. Wat zijn dan de maximale incassokosten? Deze kosten zijn:
15% over de eerste € 2500 = € 375
10% over de resterende € 1500 = € 150
Het totaal aan incassokosten is dus maximaal € 525.
Minimale incassokosten
Er is overigens ook zoiets als minimale incassokosten, te weten een bedrag van € 40. Dus als een incassobureau een factuur van € 150 int, zijn de incassokosten € 40, ook als is dat meer dan 15% van het totaalbedrag.
Whitepaper:
Hoe zit het met btw?
Over de dienstverlening van een incassobureau wordt btw berekend, dus ook over de incassokosten. Ben jij btw-plichtig? Dan mag het incassobureau de btw niet bij jouw klant incasseren. Jij betaalt de btw en kunt die weer aftrekken van de btw die jij zelf aan de fiscus moet betalen. Per saldo betaal je dus niks. Als jij niet btw-plichtig bent, betaalt jouw klant de btw aan het incassobureau.
Kies een goed incassobureau
Incassobureaus zijn er in alle soorten en maten. De een kiest voor de incasso ‘no cure no pay’, de ander gaat voor een andere aanpak. Het is belangrijk een bureau te zoeken dat bij je past, maar vooral één dat een werkwijze hanteert waar jij achter staat. Zoek daarom een gerenommeerde incassopartner met een duidelijke positie in de markt. Bespreek de inhoud van de incasso-overeenkomst. Check eventuele algemene voorwaarden en vooral: stel vragen als iets niet duidelijk is.
