Digitale factuurverwerking in drie stappen

Slim en snel je rekeningen keuren, betalen en archiveren

15 november 2018 4 minuten

Je binnenkomende rekeningen slim digitaal verwerken, betalen en opbergen. Hoe doe je dat precies? Het proces onder de loep.

Het digitaal verwerken van rekeningen verloopt in drie basisstappen:

Stap 1: Digitaliseren

Papieren facturen worden gescand en direct herkend op basis van gegevens als klantnaam of banknummer. Digitaal inkomende facturen (per e-mail) worden automatisch omgezet naar het juiste bestandsformaat voor verwerking en doorlopen vervolgens hetzelfde traject als papieren facturen. Meer over het proces van slim documenten digitaliseren lees je in het whitepaper Eerste hulp bij Digitaliseren.

Karin Geurts, directeur Inntel Hotels:

"Op ons hoofdkantoor zit een afdeling administratie van vier man. Daar komen de facturen binnen en worden ze gesorteerd per hotel. Vervolgens worden ze gescand en gecheckt of de scan in orde is."

Ger Dam, mede-eigenaar van Fixus accountants en belastingadviseurs:

"Wij scannen het grootste deel van onze binnenkomende post, waaronder al onze facturen. Vanuit de scanner gaan ze direct onze workflow in."

Stap 2: Verificatie en goedkeuring

Direct na scannen is de factuur beschikbaar voor verificatie. Elke factuur kan elektronisch worden gecontroleerd op datum, bedrag en gegevens van de leverancier. Die gegevens worden uit andere gekoppelde systemen opgehaald. Denk aan bestanden in je ERP-systeem. Zijn alle gegevens gecheckt en akkoord? Dan gaat de factuur het goedkeuringsproces in. Budgethouders krijgen automatisch een signaal dat er een factuur klaar staat ter controle. Wanneer de factuur overeenkomt met een inkooporder of een contract, dan kan deze ook direct worden goedgekeurd door het systeem zelf.

Karin Geurts, directeur Inntel Hotels:

"Vanuit de scanner wordt gekozen welke medewerker de eerste goedkeuring in het systeem moet doen. Dat is meestal een afdelingshoofd binnen het hotel die de bestelling zelf heeft gedaan. Daarna krijgt de General Manager van het hotel een melding om te accorderen. Na zijn goedkeuring is het hoofdkantoor weer aan zet. De afdeling administratie checkt of alle goedkeuringen voor een bepaalde datum hebben plaatsgevonden en dan wachten we tot de 25ste van de maand, waarna de laatste check plaatsvindt."

Stap 3: Betaling en archivering

Na goedkeuring wordt de factuur automatisch naar je financiële verwerkingssysteem geleid. Daar wordt de factuur betaalbaar gesteld. De digitale factuur is direct na scanning al meteen

gearchiveerd en als digitaal bestand toegankelijk. Handig bij het opvragen van nieuwe offertes of het overleggen van gegevens aan derden. Zelfs na jaren zijn alle facturen binnen no-time vindbaar en uitwisselbaar.

Erich Wünker, directeur Klooster Reizen BV:

"Facturen komen binnen op ons hoofdkantoor, waar ze worden ingescand en gekoppeld aan een dossiernummer in het factuursysteem. Vanuit daar kun je ze toewijzen aan de juiste kantoren en personen. Automatisch via het systeem krijgt degene die aan de beurt is voor goedkeuring een melding. Ook krijg je herinneringen voor bijvoorbeeld de datum dat een hotel bevestigd moet worden."

Meer over dit proces en passende oplossingen lees je in het whitepaper Slimme factuurverwerking.

Foutgevoelig

Vanaf het moment van binnenkomst van een factuur, start een medewerker de zoektocht naar degene die de bestelling heeft gedaan, vervolgens moet er controle plaatsvinden en daarna worden alle gegevens handmatig in een systeem gezet. Een bijzonder foutgevoelig proces dat al snel ‘in de papieren kan lopen’ wanneer facturen zoekraken, onduidelijk is wie wat heeft besteld, of wanneer iets betaald moet worden. Digitalisering van je factuurproces is geen luxe, maar een slimme investering, juist in deze tijden waarin besparen van belang is.

Besparing

Als je veel facturen ontvangt, ga je al snel aanzienlijk besparen. Je voorkomt dubbele betalingen. De factuur wordt altijd op tijd betaald - niet te laat, maar ook niet te vroeg. Spookfacturen glippen er niet meer door. Door het terugdringen van handmatige verwerking, worden er aanzienlijk minder fouten gemaakt en daarmee wordt het werkproces voor je betrokken medewerkers ook een stuk leuker.

Tien voordelen van slimme factuurverwerking

1. Minder handelingen, meer tijd over

2. Minder kosten, meer financiële ruimte

3. Minder fouten, meer rust

4. Minder ergernis, meer werkplezier

5. Geen dubbele betalingen

6. Geen incassokosten, blije leveranciers

7. Geen kosten aan spookfacturen

8. Meer en sneller inzicht in je cijfers

9. Meer flexibiliteit en mobiliteit

10. Automatisch voldoen aan bewaarplichten

Tijd en kosten

Maar hoeveel tijd en kosten kun je nou werkelijk besparen? Dat ligt aan het aantal facturen dat je ontvangt, hoe het verwerkingsproces nu is ingericht en welke oplossing(en) je kiest ter verbetering. Gemiddeld bespaart een organisatie die overstapt op slimme digitale verwerking zo’n 30 procent aan kosten. Met name door tijdige betalingen en standaardisatie van het proces. Een gemiddelde organisatie die overstapt van handmatige verwerking naar slimme digitale verwerking, bespaart zo'n 65 procent van de werklast.

Inzicht

Naast al die besparingen krijg je ook meer inzicht in het verwerkingsproces en daardoor sneller inzicht in je actuele cashflow en voorraad. Door het digitaliseren van dit proces, heb je ook overal eenvoudig toegang tot je factuurgegevens. De digitale informatie is eenvoudig altijd en overal toegankelijk op al (mobiele) apparaten. Hierdoor wordt je organisatie flexibeler en kun je ook op dit gebied alle voordelen van mobiel werken ervaren, zoals flexibiliteit en de mogelijkheid sneller te schakelen.

Wet- en regelgeving

Door het digitaliseren van dit proces kun je ook eenvoudiger voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van de bewaarplicht die aan bepaalde facturen is gekoppeld. Slimme software zorgt ervoor dat deze documenten automatisch na een bepaalde tijd worden vernietigd (als je dit zo instelt - met een eventuele check daaraan gekoppeld).

Rendabel voor jouw bedrijf?

Welke oplossing is rendabel voor jouw bedrijf? Lees het whitepaper Slimme factuurverwerking.

Auteur

Raphael Klees