Reiskosten aftrekken: laat geen geld liggen

Wat zijn de voorwaarden en hoe pak je het aan?

21 maart 2022 4 minuten

Als je reist voor je werk mag je de reiskosten in principe aftrekken van de inkomstenbelasting. Dat kun je op verschillende manieren doen. Benieuwd hoe je geld kunt besparen door slim om te gaan met je zakelijke reiskosten? Wij hebben voor je uitgezocht hoe het zit.

Reiskostenvergoeding en belasting

Reiskosten die je maakt voor je onderneming zijn zakelijke kosten. Daarom mag je die aftrekken van de inkomstenbelasting, waardoor je de winst kunt drukken. Bovendien kun je een deel van de btw over de zakelijke kosten van je vervoermiddel terugvragen. Natuurlijk moet je dan wel aan een paar voorwaarden voldoen.

Je kunt als ondernemer op verschillende manieren zakelijk rijden. We zetten een aantal situaties en vervoermiddelen voor je op een rij, met de opties die je hebt om in aanmerking te komen voor reiskostenvergoeding.

Reiskosten privéauto, motor, brommer of fiets

Je mag € 0,19 per zakelijke kilometer aftrekken als je een privé-vervoermiddel gebruikt voor een zakelijke reis. Bij een privé-vervoermiddel kun je denken aan een auto, motor, brommer of fiets. Deze vergoeding van € 0,19 is vastgesteld door de Belastingdienst. Let op: bij privégebruik van de auto geldt woon-werkverkeer niet als zakelijk verkeer. Dat ritje naar je eigen kantoor geldt bij privégebruik van je auto dus niet als een zakelijke rit.

Goed om te weten: je mag ook met je opdrachtgever een reiskostenvergoeding afspreken. Je hoeft je daarbij niet te houden aan de norm van de Belastingdienst. Dus als je opdrachtgever akkoord gaat, mag je ook € 0,50 afspreken per kilometer die je voor hem reist. Je zet het totaal aantal kilometers op de factuur en berekent hiervoor de gebruikelijke btw. Let op dat alleen € 0,19 daarvan onbelast is. Over het resterende bedrag (€ 0,29) moet je gewoon inkomstenbelasting betalen.

Kilometerregistratie: zakelijke ritten bijhouden

Als zzp’er met een eenmanszaak moet je de kilometers die je zakelijk rijdt goed registreren. Gelukkig is dat niet heel ingewikkeld. Voor elke zakelijke rit stelt de Belastingdienst een paar eisen: je moet de datum, het adres van vertrek en aankomst, de reden van de rit en het totaal aantal kilometers bijhouden. Als je een andere route rijdt dan normaal, moet je ook noteren waarom je dit doet. Je kunt je reiskosten aftrekken onder het kopje 'overige bedrijfskosten'.

Btw over zakelijk deel kosten

Naast de kilometervergoeding mag je ook een deel van de btw terugvragen: de btw over de kosten die je hebt aan je vervoermiddel. Maar dit mag alleen het zakelijk deel van de kosten zijn. Vandaar dat je in dat geval een sluitende kilometeradministratie moet bijhouden van je zakelijke- en privéreizen. Op die manier kun je de btw op je kosten naar verhouding terugvragen, bijvoorbeeld op tankbonnen, garagerekeningen enzovoorts. Vraag je boekhouder om je hierbij te helpen.

Reiskosten OV of taxi

Als je met het OV of een taxi gaat, is de prijs van de rit 100% aftrekbaar. Zorg er wel voor dat je alle bewijsstukken goed bewaart. Als je in het OV een OV-chipkaart gebruikt, kun je op OVchipkaart.nl een declaratie-overzicht maken van de reizen die je hebt gemaakt. Dit overzicht kun je als pdf downloaden en gebruiken voor aftrek via de Belastingdienst. Ook in dit geval mag je reiskosten aftrekken onder het kopje 'overige bedrijfskosten'.

Auto van de zaak

Als je met een auto op naam van de zaak rijdt, kun je alle kosten aftrekken van de inkomstenbelasting. Hieronder vallen benzine, verzekeringen, onderhoud, parkeren, wasstraat etc. Deze kosten trek je af onder 'overige bedrijfskosten'. Ook de btw van deze kosten mag je terugvragen. De aanschaf van de auto kun je ook aftrekken, verspreid over een paar jaren. Dat heet afschrijven.

Als je meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met de auto van de zaak, moet je ook rekening houden met bijtellingsregels. Als je minder dan 500 kilometer privé rijdt hoeft dit niet, maar moet je wel nauwkeurig bijhouden hoeveel en wanneer je dit doet. Stel bijvoorbeeld dat je een andere route rijdt dan logisch is voor een bepaalde klus, dan moet je dat kunnen verklaren.

Lees meer over de keus om een auto privé of zakelijk te rijden

Fiets van de zaak

Je kunt in plaats van een auto van de zaak ook voor een fiets van de zaak kiezen. Zakelijk fietsen is sterk in opkomst, zeker nu e-bikes de afstand die dagelijks makkelijk te fietsen is, vergroot hebben. Vooral in stedelijke gebieden kiezen steeds meer ondernemers voor een fiets van de zaak. Voor een fiets van de zaak die je ook privé rijdt, geldt ook dat je bijtelling moet betalen. De overheid stimuleert zakelijk fietsen en heeft deze vorm van zakelijk rijden zeer aantrekkelijk gemaakt.

Lees meer over de fiets van de zaak

Deel reiskosten zzp factureren

Je kunt ook met je opdrachtgever afspreken dat je een deel van de reiskosten aan hem in rekening breng. Hoe pak je het aan? Je zet het afgesproken deel dat je vergoed krijgt op de factuur; het overige deel mag je van de inkomstenbelasting aftrekken.

Rekenvoorbeeld:

Stel, je hebt met je opdrachtgever afgesproken dat hij je reiskosten vanaf tien kilometer vanaf je woonplaats vergoedt. De eerste tien kilometer zijn voor je eigen kosten. Deze tien kilometer zijn aftrekbaar bij de inkomstenbelasting, het wordt namelijk gezien als zakelijke kostenpost.. Hiervoor mag je € 0,19 per kilometer rekenen. Tien kilometer x € 0,19 = € 1,90. De rest van de reiskosten neem je op in de factuur aan je opdrachtgever.

Reiskostenvergoeding in 2022

Het is goed om te berekenen wat voor jou het voordeligst is. Soms blijkt het het aantrekkelijkst om je privéauto te gebruiken. Maar in andere gevallen is het openbaar vervoer interessanter, zeker nu de brandstofprijzen enorm zijn gestegen. Door handig gebruik te maken van de voorzieningen voor het aftrekken van reiskosten, kun je zo voordelig mogelijk reizen voor jouw onderneming. Het is dus verstandig om eens in de zoveel tijd te bekijken welke methode het beste bij je past. Laat in elk geval geen geld liggen!

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.