Wat is een boekenonderzoek?

Wat je kunt verwachten bij een controle van de Belastingdienst

18 maart 2022 4 minuten

Een boekenonderzoek is een controle van de boeken, of administratie, van je bedrijf. De Belastingdienst doet zulke controles om inzicht te krijgen in je bedrijfsadministratie en om te checken of jij je aan de regels houdt. Wat moet je weten over het boekenonderzoek?

Ondernemen geeft veel vrijheid en mogelijkheden. Je kunt gebruik maken van belastingvoordelen en profiteren van belastingaftrek. Maar met die vrijheid komt verantwoordelijkheid. Vandaar dat de Belastingdienst van tijd tot tijd controles uitvoert om te kijken of je bedrijf zich aan alle regels houdt.

Bij zo’n bezoek zal de belastinginspecteur de aangiften en administratie van je onderneming onder de loep nemen. Het kan gaan om een bepaalde periode of om specifieke onderdelen van je aangiften en administratie. Maar als je de regels goed toepast, is er niks om bang voor te zijn. In principe kan de inspecteur je zelfs helpen bepaalde regels beter toe te passen.

Wanneer krijg je een boekenonderzoek?

De Belastingdienst zegt zelf over een bedrijfsbezoek: ‘vroeg of laat kun je een bezoek verwachten.’ Wees dus niet verrast als het jou overkomt. Toch blijkt in de praktijk dat de kans op een boekenonderzoek niet zo groot is: in 2018 was de kans op een boekenonderzoek voor kleine ondernemingen 0,4% en voor middelgrote ondernemingen 2,5%. De afgelopen jaren, tijdens de coronapandemie, zijn het er niet ineens veel meer geworden. Het gaat dus echt om steekproeven.

Hoe werkt het?

De Belastingdienst kondigt een boekenonderzoek altijd van tevoren aan, dus je weet precies wanneer je een boekenonderzoek krijgt. Vervolgens krijg je bezoek van de belastinginspecteur. Dat is meestal op locatie, maar een groot deel van de controle zal op afstand en geautomatiseerd plaatsvinden.

Wat controleert de Belastingdienst bij een boekenonderzoek?

Zoals gezegd gaat het bij een boekenonderzoek om je belastingaangiften en administratie. Wat de Belastingdienst precies onderzoekt, is afhankelijk van het type boekenonderzoek.

Bij een algemeen boekenonderzoek, wordt je hele administratie onderzocht. Dit onderzoek komt relatief het minst vaak voor. Een algemene belastingcontrole vindt meestal plaats naar aanleiding van:

  • Je ingediende aangiften

  • Een klikbrief

  • Onderzoek bij derden

Een ander boekenonderzoek is de deelcontrole. Dit is een controle naar de juiste afdracht van de omzetbelasting of loonbelasting. Bij een controle naar de omzetbelasting kijkt de belastinginspecteur onder andere naar de volgende zaken:

  1. De aansluiting tussen jouw jaarrekening en de aangiftes omzetbelasting

  2. De toepassing btw-tarieven

  3. Je facturen

De snelste en eenvoudigste controle, die de fiscus ook nog vaak het meeste oplevert, is de loonbelastingcontrole. Hierbij controleert de Belastingdienst alles wat te maken heeft met jouw werknemers.

Lees ook: Aan welke eisen moet mijn boekhouding voldoen?

Ben ik verplicht om mee te werken aan een controle?

Ja, je bent verplicht om mee te werken aan een controle. Dat houdt het volgende in:

  • Je moet de controleurs toegang geven tot de gebouwen waarin de onderneming is gevestigd.

  • Je moet alle gegevens en inlichtingen aan de controleurs geven die in het kader van de controle van belang kunnen zijn.

  • Je moet inzage geven in je administratie en toestaan dat er kopieën van worden gemaakt. Dit geldt ook als het gaat om belastingen, premies en inkomensafhankelijke bijdragen voor de Zorgverzekeringswet van je werknemers.

  • Je moet inzage geven in de opzet en werking van jouw administratie.

Hoelang duurt een boekenonderzoek?

Meestal duurt een boekenonderzoek niet langer dan een paar dagen. Maar het kan langer duren. Hoe lang het precies duurt, is afhankelijk van een paar factoren: het type onderzoek, de omvang van je bedrijf en je eigen nauwkeurigheid in de administratie. Om de controles voorspoedig te laten verlopen, is het verstandig om de berekeningen te bewaren die zijn gemaakt bij de opstelling van de aangiften en jaaropgaven. Op die manier kan de controle een stuk sneller gaan.

Hoe zit het met de fiscale bewaarplicht administratie?

Alle gegevens over een bedrijf die je ontvangt of vastlegt, maken deel uit van je administratie. In principe moeten bedrijven hun administratie 7 of 10 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop moet je 10 jaar bewaren, of 9 jaar vanaf het moment dat vastgoed in gebruik is genomen. Voor de de basisgegevens uit je administratie geldt een termijn van 7 jaar. Hieronder vallen bijvoorbeeld:

  • Het grootboek

  • De debiteuren- en crediteurenadministratie

  • De in- en verkoopadministratie

  • De voorraadadministratie

  • De loonadministratie

Voor de overige administratieve gegevens geldt dat je afspraken kunt maken met de Belastingdienst voor een kortere bewaartermijn. Verder moet je de administratie bewaren in de originele vorm: digitaal of op papier bewaren. Als klein bedrijf mag je eventueel computerbestanden afdrukken en die alleen op papier bewaren, omdat je als klein bedrijf snel te controleren bent.

Je moet de volgende gegevens ten minste 5 volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:

  • De kopie van het identiteitsbewijs en eventueel de aard en het nummer hiervan

  • De loonbelastingverklaring of de gegevens van de werknemer voor de loonheffingen

  • Een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen

  • Eventueel de bijlage studenten- en scholierenregeling

Wat als ik stop met mijn bedrijf?

Belangrijk om te weten: ook als je stopt met ondernemen, moet je de administratieve gegevens blijven bewaren. In theorie kan de Belastingdienst een eindcontrole uitvoeren om te kijken of je je aan de administratieve regels hebt gehouden. Ook als je stopt, gelden dus de wettelijke bewaartermijnen.

Lees meer over een bedrijfsbeëindiging

Bijblijven met belastingregels

Het is belangrijk up-to-date te blijven met de belastingregels. Bijvoorbeeld: sommige regels voor aftrekposten veranderen. Daar moet je rekening mee houden bij je belastingaangifte. Gelukkig zal de Belastingdienst bij een boekencontrole niet elk klein foutje afstraffen, maar je wilt liever voorkomen dat er twijfel ontstaat over je administratie. Reden waarom de meeste ondernemers voor hun administratie kiezen voor een boekhouder of accountant.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.