Btw-aangifte ondernemers: zo haal je er alles uit

Zo geef je de omzetbelasting aan

04 maart 2022 5 minuten

Ben je zelfstandig ondernemer voor de btw? Dan is de kans groot dat je verplicht periodiek omzetbelasting moet afdragen: elke maand, elk kwartaal of elk jaar. Wat moet je weten over de btw-aangifte?

Wat is de btw-aangifte ondernemers?

Net als in veel andere landen betaal je in Nederland verplicht belasting over de omzet die je maakt als ondernemer. Deze belasting heet btw: de belasting toegevoegde waarde. De btw-aangifte is de afrekening van de belasting die je betaalt over een bepaalde periode. 

In de btw-aangifte geef je aan hoeveel btw je aan klanten hebt berekend en de btw die je zelf hebt moeten betalen over ingekochte producten en diensten. Dit wordt ook voorbelasting genoemd. De omzetbelasting die je betaalt is het verschil tussen deze twee bedragen.

In Nederland gelden drie soorten btw-tarieven, afhankelijk van het soort product of dienst. Als je diensten levert aan of het buitenland gelden er andere regels met betrekking tot btw. Hetzelfde geldt voor btw over goederen die je importeert vanuit het buitenland. 

Wanneer doe je btw aangifte?

Meestal doe je aangifte over een kwartaal. Als dat bij jou ook zo is, dan betaal je de omzetbelasting in de maand die volgt op het kwartaal waarover je aangifte doet. Voor het jaar 2022 zijn dit de uiterste betaaldata voor de btw-aangifte:

AangiftetijdvakUiterste aangiftedatum
1e kwartaal 202230 april 2022
2e kwartaal 202231 juli 2022
3e kwartaal 202231 oktober 2022
4e kwartaal 202231 januari 2022

Er zijn uitzonderingen: sommige bedrijven doen hun btw-aangifte per maand of per jaar. De Belastingdienst geeft aan over welke periode jij aangifte moet doen. Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijg je een btw-identificatienummer en een brief waarin staat over welk aangiftetijdvak je aangifte doet.

Maandelijkse of jaarlijkse btw aangifte

Je kunt bij de Belastingdienst aanvragen btw per maand of per jaar af te rekenen. Maandelijks aangeven kan handig zijn als je veel investeringen doet en deze btw snel terug wilt krijgen. Je doet de aangifte dan voor het eind van de volgende maand.

Jaarlijks aangeven kan als je minder dan € 1.883 btw per jaar betaalt en voldoet aan een aantal andere voorwaarden. Als je per jaar aangifte doet, moet je voor 31 maart van het jaar erop de btw-aangifte hebben ingediend en afgerekend.

Hoe doe je als ondernemer btw-aangifte?

Je kunt op drie manieren aangifte doen: 

  1. digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk

  2. via een boekhoudpakket of aangiftesoftware

  3. door een accountants- of administratiekantoor. 

Als je een overzichtelijke administratie hebt, is het niet moeilijk om zelf aangifte te doen via het portaal voor ondernemers van de Belastingdienst. De aangifte kost je ongeveer een uur als je het handmatig doet, met een boekhoudprogramma kan dat zelfs in een paar minuten. 

Benodigde gegevens

  • Alle ontvangen facturen met btw

  • Alle verstuurde facturen met btw

  • Te verrekenen btw over goederen en diensten van en naar het buitenland

  • Privégebruik van goederen en diensten

  • Btw-identificatienummer

Let op: bij de btw-aangifte gaat het om de factuurdatum, niet om de datum waarop de factuur is betaald!

Belangrijke tips voor de btw-aangifte

1. Voorkom naheffing: zorg dat je op tijd bent

De btw-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Als je te laat bent krijg je een naheffingsaanslag, tenzij je uitstel hebt aangevraagd. De naheffingsaanslag is een schatting van de btw die je moet betalen. Vind je de schatting te hoog? Dan kun je binnen zes weken bezwaar maken.

Tip: gebruik sms-alert 

Nooit meer vergeten je aangifte te doen? Meld je dan aan voor de sms-alert van de Belastingdienst. Hiermee word je via sms-berichten op de hoogte gehouden van de vervaldatum van de btw-aangifte.

2. Doe aangifte over de juiste periode

Dit punt ligt in het verlengde van punt 1. Let dus op: bij de btw-aangifte gaat het om de factuurdatum, niet om de datum waarop de factuur is betaald! Dus ligt de factuurdatum in juli, augustus of september? Dan doe je btw-aangifte in oktober, ook als de factuur pas voldaan wordt in november.

3. Btw van zakelijke etentjes

Veel btw mag je aftrekken. Maar niet de btw van eten of drinken in de horeca of de kosten van een cateraar, in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Ga je dus op een zakelijke reis, dan mag je de btw van je hotelovernachting wel aftrekken, maar de kosten van het diner, mogelijk in hetzelfde hotel, niet. Dan heb je dus een gespecificeerde rekening nodig. Overigens zijn de kosten van zakelijke reizen sowieso maar deels aftrekbaar. Daar gaat dus ook veel fout.

4. Welke btw aftrekken?

Van zakelijke etentjes mag je dus niet de btw aftrekken. Maar waar mag je dan ook alweer wel de btw van aftrekken? Kort gezegd mag je btw aftrekken van:

  • Zakelijke kosten

  • Inkopen

  • Investeringen

Natuurlijk moet je dan wel een factuur waar de btw op staat en die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

5. Verloren bonnetjes

Heb je zakelijke kosten gemaakt maar heb je (digitaal) geen bonnetje meer? Dan mag je de btw van die kosten helaas niet aftrekken. Helaas, de Belastingdienst gaat je niet op je blauwe ogen geloven. Ook al weet je nog precies hoeveel je hebt uitgegeven: geen bon betekent geen btw-aftrek. Jammer maar helaas.

6. Werkzaamheden vrijgesteld van btw

Bepaalde diensten zijn vrijgesteld van btw. Zoals journalistiek, onderwijs en sportclubs. Maar op regels zijn uitzonderingen, en voorwaarden, en bepalingen. Check heel goed of jouw product of dienst inderdaad vrijgesteld is. Is dat zo? Vergeet het dan niet nog op elke factuur te vermelden, met de reden. Je wilt niet achteraf worden aangeslagen voor btw die je niet hebt gefactureerd.

7. Btw op aanloopkosten

Veel ondernemers beginnen pas met een boekhouding bijhouden als ze zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zonde! Want de btw die je al hebt betaald voordat je bent begonnen met je bedrijf, mag je ook aftrekken. Denk aan de bouw van je website, de druk van je visitekaartjes of een gevolgde cursus die je nodig had voor je bedrijf. Bewaar dus ook van deze ‘aanloopkosten’ goed de bonnetjes, en vergeet niet om ze af te trekken.

8. Buitenlandse valuta

De koers van buitenlandse munten kan nogal eens veranderen. Bij btw-aangifte moet je dingen die in bijvoorbeeld ponden of dollars zijn gekocht, dus omrekenen. En let op: daarbij geldt de koers op de factuurdatum. Niet de koers op het moment dat je aangifte doet. Sowieso is btw bij internationale handel best ingewikkeld. In dit artikel leggen we uit hoe het werkt.

9: Benut de kleineondernemersregeling

Als je als ondernemer in een jaar minder dan € 20.000 omzet, kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer af te dragen en krijgt daarmee vrijstelling van de btw-aangifte. Ook bereken je geen btw meer aan klanten, wat een concurrentievoordeel kan opleveren. 

Let op: je kunt niet achteraf van deze regeling gebruik maken, je moet je hier vooraf voor aanmelden bij de Belastingdienst. Aanmelden kan op elk moment en moet uiterlijk 4 weken voor de datum dat je de regeling in wilt laten gaan gedaan zijn.

Auteur

Jelle Bos

Als eindredacteur help ik ondernemers antwoorden te vinden op hun vragen. Ik doe graag onderzoek naar de meest uiteenlopende onderwerpen en zet deze om naar toegankelijke kennisartikelen. Daarbij voeg ik de ervaring en kennis die ik zelf heb opgedaan in zowel zeer grote als kleinere bedrijven.