Geen btw-aftrek bij contante betaling brandstof

Kassabon van werknemer wordt door fiscus niet gezien als factuur

28 april 2021 2 minuten

Als ondernemer doen jij of je werknemer af en toe een contante betaling. Dat kan een keer gebeuren. Maar wist je dat je van een contant betaalde volle tank geen btw kunt aftrekken? En dat is zonde met 21% belasting op fossiele brandstof. Waarom dit zo is en, belangrijker, hoe je dit voorkomt lees je hier.

Wanneer mag je btw aftrekken?

Voor de aftrek van btw door ondernemers geldt als belangrijkste uitgangspunt dat aftrek alleen mogelijk is op basis van een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet. De Belastingdienst wil op de bon kunnen zien wie de betaling heeft gedaan, bijvoorbeeld door de manier van betalen - bijvoorbeeld met een creditcard, pin- of tankpas. Betalen jij of je werknemer de brandstof contant? En wil je deze declareren bij je bedrijf? Dan kun je de btw niet aftrekken, omdat niemand op basis van de tankbon kan achterhalen wie er precies heeft betaald. Zonde van die 21%...

Hoe voorkom je dat je brandstofkosten niet kunt aftrekken?

Eerst de makkelijkste: voorkom contante betalingen. Omdat je de bon van een contante betaling in principe op de stoep van het tankstation had kunnen vinden, keurt de Belastingdienst dit soort bonnen niet goed. Voorkomen dus. Hoe moet het dan wel?

  • Betaal met een zakelijke bankpas of creditcard.

  • Gebruik een zakelijke tank-, auto- of laadpas. Dan krijg je achteraf een fiscusproof factuur van de organisatie waar je de pas hebt. 

  • Moet je contant betalen? Vraag dan een btw-bon op naam van jouw bedrijf, incl. vermelding van je bedrijfsadres. 

Zeker van autokosten die je af kunt trekken van de belasting?

Om autokosten af te kunnen trekken van je belasting, moet je dus facturen/bonnen hebben die aan de regels van de Belastingdienst voldoen. Dit geldt voor brandstofkosten, maar ook kosten die jij of je werknemers maken voor het opladen van elektrische auto’s of parkeren. Dat kun je allemaal zelf bijhouden, bonnetjes inscannen (of bewaren in een schoenendoos - al worden boekhouders daar niet per se blij van). Maar het kan ook makkelijker. Bijvoorbeeld met een tankpas. De kosten van de brandstof worden dan opgeslagen in een account van de tankpas.