Mag je personeel verplichte vakantiedagen laten opnemen?
Regels rond verplichte vrije dagen opleggen
Misschien is het in een bepaalde periode rustig voor jouw bedrijf. Mag je in zo’n geval personeel verplichten om vrije dagen op te nemen? Hoe kun je regels over verplichte vakantiedagen vastleggen? Dit zijn de opties.
Verplicht vakantiedagen opnemen
Mag je een werknemer verplichten om vakantiedagen op te nemen? Nee, je mag niet zomaar vakantiedagen opleggen en inroosteren, bijvoorbeeld als je tijdelijk geen werk hebt voor je werknemers. Een werknemer mag in principe zelf bepalen wanneer hij zijn vakantiedagen opneemt. Toch zijn er een paar uitzonderingen.
Verplichte vrije dagen aanwijzen
In sommige gevallen mag je wel ieder jaar een aantal verplichte vrije dagen aanwijzen. Bijvoorbeeld als je bedrijf gesloten is tijdens de vakantie. Dit moet dan wel vooraf zijn vastgelegd in de cao of je moet dit zelf vastleggen in de arbeidsovereenkomst met je werknemer. Daarin moet dus al zijn aangekondigd dat je als werkgever verplichte vrije dagen kunt aanwijzen en hoeveel. Een werknemer gaat daarmee akkoord bij ondertekening van zijn contract.
De verplichte vrije dagen die je aanwijst gaan af van het saldo aan vakantiedagen van je werknemers. Vaak is een verplichte vrije dag een dag na een feestdag, zoals de vrijdag na Hemelvaartsdag. Dit soort vrije dagen gelden meestal ieder jaar en vormen een vast onderdeel in een cao of arbeidscontract.
Hoeveel verplichte vrije dagen vastleggen?
Er is geen wettelijk maximum aan het aantal verplichte vrije dagen dat je mag opleggen. In sommige sectoren wordt de periode van bijna alle vrije dagen vastgelegd, denk maar aan de bouw (bouwvak) of het onderwijs (schoolvakanties). Dat zijn collectieve vakanties. Het is wel handig om je werknemers in ieder geval nog een paar vrij in te vullen vakantiedagen te geven, zodat zij tussendoor vrij kunnen nemen wanneer ze dat graag willen.
Verplichte vrije dagen aankondigen
Je moet zulke verplichte vrije dagen ruim van tevoren aankondigen, zodat werknemers er op tijd rekening mee kunnen houden. Doe dit bijvoorbeeld voor aanvang van een nieuw jaar. Het is niet verboden om hier later in het jaar nog mee te komen, maar dat is niet echt netjes naar je werknemers toe.
Loon betalen tijdens verplichte vrije dagen
Een verplichte vakantiedag is uiteraard wel een betaalde vrije dag. Net als bij andere vakantiedagen betaal je het loon gewoon door. Je mag je werknemers niet opleggen een dag onbetaald verlof te nemen, tenzij ze daar zelf om vragen of expliciet mee akkoord gaan.
Zijn feestdagen verplicht vrije dagen?
Je hoeft op erkende feestdagen, zoals met Pasen en Kerst, niet verplicht vrij te geven, tenzij dat in de cao of arbeidsovereenkomst is vastgelegd. Deze dagen zijn wel officiële vrije dagen, maar in bijvoorbeeld de horeca en detailhandel wordt toch vaak gewerkt. Ook is het niet bij wet vastgelegd dat werknemers op deze dagen extra loon krijgen. Controleer ook hiervoor je arbeidsovereenkomsten.
Feestdagen vastleggen
Als er geen cao van toepassing is in jouw branche, dan mag je zelf bepalen op welke feestdagen je werknemers vrij zijn. Een lijst met feestdagen kun je van tevoren vastleggen in de arbeidsovereenkomst of in een personeelshandboek. Vooraf afgesproken feestdagen gaan niet af van de vakantiedagen die je werknemer ieder jaar heeft. Het zijn extra vrije dagen.
Lees ook: de officiële feestdagen van 2023
Wettelijke vakantiedagen verplicht
Voor vakantiedagen gelden een aantal belangrijke regels. Zo moet je een aantal wettelijke vakantiedagen geven, namelijk vier keer het aantal uren dat iemand per week werkt. Daarnaast kun je ervoor kiezen extra vakantiedagen te geven. Dat zijn bovenwettelijke vakantiedagen. Je werknemers mogen zelf bepalen wanneer ze wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen opnemen, tenzij je dus verplichte vakantiedagen hebt afgesproken.
Tip: Hoe bereken je vakantiedagen en vakantie-uren? Lees meer over de berekening in het artikel over Wettelijke verlofdagen voor je personeel.
Andere opties om vrije dagen te geven
Je mag je werknemers ook een extra vrije dag of pretverlofdag geven. Dat is een mooie secundaire arbeidsvoorwaarde. Je kunt dit eventueel doen in plaats van een cadeau, kerstpakket, borrel of diner. Een pretverlofdag is een dag die buiten de regeling van feestdagen of vakantiedagen valt. Je kunt er ook voor kiezen om je personeel bijvoorbeeld een dagje vrij te geven als je bedrijf 10 jaar bestaat.
Veelgestelde vragen
Wat zegt de wet over verplichte vakantiedagen?
Volgens de wet heeft iedere werknemer recht op een aantal vakantiedagen. Per jaar is dat vier keer het aantal dagen dat hij wekelijks werkt.
Wanneer mag je verplichte vakantiedagen opleggen?
Een werknemer mag zelf bepalen wanneer hij vakantie opneemt, tenzij er bepaalde verplichte vrije vakantiedagen zijn vastgelegd in de cao of arbeidsovereenkomst. Bijvoorbeeld een periode aan collectieve vrije dagen tijdens een periode dat je bedrijf gesloten is, zoals tijdens de bouwvak of schoolvakanties.
Moet je een vakantie-aanvraag goedkeuren?
Een vakantieaanvraag van je werknemer moet je in principe goedkeuren, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn. Dat moet je kunnen aantonen. Probeer altijd in goed overleg met je werknemer naar een oplossing te zoeken. Zorg er in ieder geval voor dat hij zijn vakantiedagen op een ander moment kan opnemen.
Wanneer moet je wettelijke vakantiedagen uitbetalen?
Alleen als je werknemer uit dienst gaat moet je de overgebleven wettelijke vakantiedagen uitbetalen. In andere gevallen mogen wettelijke vakantiedagen niet worden uitbetaald. Bovenwettelijke vakantiedagen mag je wel tussentijds uitbetalen, als je werknemer daarom vraagt. Maar je bent niet verplicht dit te doen.
