Eerste hulp bij administratie

Personeelshandboek definitie

Een personeelshandboek is een document waarin je algemene afspraken vastlegt die je maakt met je personeel. Deze afspraken kunnen gaan over onderwerpen als:

• Werktijden

• Ziekteverzuim

• Loon

• Woon-werkverkeer

• Thuiswerken

• Vakantie en verlof

• Kleding

Zie verderop in dit artikel welke onderwerpen je allemaal kunt opnemen in je personeelshandboek.

Toevoeging op contract

Natuurlijk kun je ook dit soort afspraken vastleggen in het arbeidscontract van de individuele werknemer. Maar met een personeelshandboek is het niet nodig om deze afspraken elke keer te maken als er iemand in dienst komt. Je hoeft alleen maar in het arbeidscontract op te laten nemen dat de regels uit het personeelshandboek van toepassing zijn.

Waarom handig?

Eigenlijk is een personeelshandboek een onmisbaar onderdeel van elk bedrijf. Een personeelshandboek is om verschillende redenen handig:

• Duidelijkheid. Door algemene afspraken vast te leggen, weet iedereen waar hij of zij aan toe is en wat recht en plichten zijn. Het geeft ook houvast.

• Tijdwinst. Je bespaart jezelf een hoop tijd door één keer alle algemene regels op een rij te zetten waaraan al je medewerkers zich moeten houden. En als je een wijziging wilt doorvoeren, hoef je dat ook maar op één plek te doen.

• Rechtvaardig. Met een personeelshandboek voorkom je dat voor de een andere regels gelden dan voor de ander. Dit bevordert een gelijke behandeling.

• Bescherming. Met een duidelijk personeelshandboek ben je beter beschermd tegen eventuele juridische aansprakelijkheid. Als je dingen goed hebt vastgelegd en je je aan de regels houdt, ben je minder snel aansprakelijk.

Wat je vastlegt in een personeelshandboek

Niet één personeelshandboek is hetzelfde. Dat komt doordat de situatie en afspraken binnen elke organisatie anders zijn. Een paar onderwerpen die je zeker niet mag vergeten:

• Gedragsregels

• Functieomschrijvingen

• Organogram van je bedrijf

• Loonhuis en salarisschalen

• Werktijden

• Overwerk

• Rusttijden

• Woon-werkverkeer

• Arbeidsomstandigheden

• Regels voor verzuim

• Ziekte en re-integratie

• Vakantie en verschillende soorten verlof

• Regelingen voor thuiswerken

• Scholing

• Veiligheid

• Risico’s

• Feestdagen

• Pensioen

Vergeet de cao niet

Geldt er voor jouw bedrijf een cao? Vergeet dan niet de belangrijkste regels uit de cao op te nemen in je personeelshandboek. Een cao is meestal niet geschreven in de taal van jouw organisatie. Zorg er dus voor dat de regels uit de cao in makkelijk te begrijpen taal in jouw personeelshandboek terechtkomen.

Bepaal de vrije feestdagen

Voeg een lijst toe met feestdagen waarop je werknemers vrij zijn. Op welke feestdagen moet je personeel verplicht vrij geven? Bijvoorbeeld met Kerst en Pasen of op Goede Vrijdagen Koningsdag? Hier zijn geen wettelijke regels voor. Je mag vaak zelf bepalen op welke dagen je betaald vrij geeft, behalve als er al afspraken over zijn gemaakt in een cao.

Tip: Bekijk een overzicht van erkende feestdagen.

Een personeelshandboek maken

Nu je weet wat er in grote lijnen in een personeelshandboek thuishoort, kun je aan de slag. Volg deze stappen:

Stap 1. Breng in kaart welke onderwerpen je wilt benoemen

Denk er over na welke regels en afspraken gelden voor iedereen binnen jouw bedrijf en maak een checklist van deze onderwerpen. Hierbij kan input van je personeel of collega-ondernemers nuttig zijn. Deze onderwerpen verdienen een plek in je personeelshandboek.

Stap 2. Zet de onderwerpen in logische volgorde

Groepeer de onderwerpen die je wilt opnemen in je personeelshandboek. Maak je handboek zo logisch mogelijk, zodat een werknemer later makkelijk op onderwerp kan zoeken. Bijvoorbeeld: je zorgt ervoor dat werktijden, overwerk en rusttijden bij elkaar horen. Door onderwerpen te clusteren, wordt je personeelshandboek echt een naslagwerk.

Stap 3. Verwoord de regels en afspraken per onderwerp

Nu is het zaak de afspraken die je wilt maken met je werknemers duidelijk op papier te zetten. Het personeelshandboek wordt misschien geen page turner, maar je moet wel aandacht besteden aan de schrijfstijl. Verwoord het duidelijk en houd de tekst zo eenvoudig mogelijk. Niet elke werknemer zal gewend zijn aan ingewikkelde juridische taal, dus keep it simple.

Nog een tip: probeer een positieve toon aan te houden. Dat staat ook een stuk vriendelijker. Als je verwoordt wat allemaal niet mag, kan de toon namelijk al gauw een beetje negatief worden. Denk minder in termen van verbodsbepalingen en meer in termen van verwachtingen en goed gedrag.

Stap 4. Laat je teksten checken door een specialist

Natuurlijk wil je duidelijkheid scheppen met een personeelshandboek, ook voor jezelf. Het is dan ook verstandig om je afspraken en regels te laten checken door een jurist. Natuurlijk moet je handboek hiermee niet veranderen in een wettekst. Maar een jurist kan je helpen om zaken goed af te spreken en te voorkomen dat je dingen zegt die juridisch onverstandig zijn.

Stap 5. Laat je personeelshandboek mooi opmaken

Een personeelshandboek klinkt de meeste mensen saai in de oren. Investeer daarom in de opmaak. Zorg dat het document er fris uitziet, misschien in de huisstijl van je bedrijf. Een al te compacte opmaak kan je lezer ontmoedigen om er dingen in op te zoeken. Je wilt juist dat het personeelshandboek toegankelijk en fris oogt. 

Stap 6. Deel het personeelshandboek met iedereen

Iedereen binnen je organisatie moet op de hoogte zijn van de inhoud van je personeelshandboek. Zorg er dus voor dat iedereen het krijgt: bij het tekenen van het contract of bij het uitkomen van het personeelshandboek.

Stap 7. Hou het up-to-date 

Als het personeelshandboek er eenmaal is, moet je zorgen dat de informatie erin up-to-date blijft. Helaas verandert er nog weleens wat, ook qua wet- en regelgeving, dus het doorvoeren van correcties hoort erbij. Natuurlijk moet je bij elke wijziging erop toezien dat al je werknemers een update van het personeelshandboek ontvangen.

Voorbeeld personeelshandboek

Als je een personeelshandboek gaat maken voor je werknemers, hoef je niet alles zelf te verzinnen. Bedenk dat talloze bedrijven je zijn voorgegaan. Hier vind je een voorbeeld van Tony's Chocolonely en Blendle. Bekijk ze vooral even ter inspiratie!

Je kunt ook gemakkelijk een template personeelshandboek downloaden via bijvoorbeeld Canva en naar eigen smaak aanpassen. Scheelt ook een hoop werk.

Verschil personeelshandboek en personeelsreglement

Bij veel bedrijven wordt er geen onderscheid gemaakt tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement. Maar strikt genomen is er een verschil: een personeelsreglement is een juridisch document met algemene arbeidsvoorwaarden, terwijl het personeelshandboek algemener is en het reilen en zeilen binnen de organisatie beschrijft. Als je ervoor zorgt dat je personeelshandboek ook alle juridische regels van een personeelsreglement bevat, heb je misschien alleen een personeelshandboek nodig.

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.