Wat heb ik aan een personeelshandboek?

In een personeelshandboek leg je alle interne regels en richtlijnen op het gebied van personeelszaken binnen je bedrijf vast. In de praktijk is dit handboek een onmisbare aanvulling op het arbeidscontract.

Waarom een personeelshandboek?

Het personeelshandboek is een praktisch en onmisbaar naslagwerk voor het vastleggen van afspraken met je personeelsleden. Je gebruikt het personeelshandboek als een aanvulling op het arbeidscontract en op de CAO (indien van toepassing). Zorg ervoor dat alle werknemers een exemplaar ontvangen, of dat ze toegang hebben tot een digitale en/of online versie.

Wat staat er in een personeelshandboek?

Het handboek omvat alle interne regels en richtlijnen binnen het bedrijf. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan regels en afspraken omtrent flexibele werktijden, thuiswerken, ziekte(-verzuim), arbeidsomstandigheden, BHV, veiligheidsprotocollen, het aanvragen van vakantie en verlof en opleidingsmogelijkheden. Ook functieomschrijvingen en afspraken over salaris en beloning kunnen deel uitmaken van een personeelshandboek. Er hoeven niet alleen maar afspraken en regels in het personeelshandboek te staan. Je kunt ook vastleggen hoe je binnen het bedrijf met elkaar omgaat en wat je belangrijkste waarden zijn. De inhoud van het handboek is voor elk bedrijf anders, omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is. Een personeelsadviseur kan je helpen bij het opstellen van een handboek voor jouw bedrijf. 

Voordelen: duidelijkheid en structuur

• Het handboek zorgt voor duidelijkheid en structuur voor je personeel en organisatie. Je kunt er op terugvallen als er onduidelijkheden zijn;

• Je bent juridisch ingedekt doordat je specifieke afspraken duidelijk kenbaar maakt aan je personeel;

• Het maken van een personeelshandboek dwingt een ondernemer om vooruit te denken over welke afspraken er gelden in geval van ziekte en verlof, ook als dit (nog) niet van toepassing is;

• Het aanpassen van regels en afspraken is makkelijker centraal te regelen in een personeelshandboek, zonder handboek moet je met elke werknemer afzonderlijk over nieuwe afspraken onderhandelen.

Het personeelshandboek en de cao

Ook als je bedrijf of branche gebonden is aan een cao, is het handig om bepaalde onderwerpen uit deze cao over te nemen in het personeelshandboek. Door de belangrijkste cao-bepalingen in begrijpelijke taal in het personeelshandboek op te nemen en daar waar nodig toe te spitsen op het bedrijf, zijn de afspraken voor alle partijen helder. 

Bindende werking

Werknemers zijn alleen aan het personeelshandboek gebonden als dit nadrukkelijk in de arbeidsovereenkomst vastligt. Met een clausule maak je het handboek onderdeel van een individuele arbeidsovereenkomst. 

Wijzigingen in het personeelshandboek

Een personeelshandboek moet regelmatig geactualiseerd worden vanwege de veranderende wet- en regelgeving. Om te zorgen dat een werknemer ook gebonden is aan wijzigingen, kun je een eenzijdig wijzigingsbeding opnemen. Als een werknemer het niet eens is met een eenzijdige wijziging, kan hij naar de kantonrechter stappen om nakoming van de oude regeling te eisen. In dat geval moet je kunnen aantonen dat het belang om de wijziging door te voeren zwaarder weegt dan het individuele belang van de werknemer. Als je de noodzaak van de wijziging goed kunt onderbouwen, heb je goede kans dat de kantonrechter je in het gelijk stelt.

Met een personeelshandboek heb je als werkgever een centraal document waarop je kan terugvallen. Geen discussies, helder voor iedereen.