Ben je het overzicht kwijt door alle nieuwe mensen of verschillende rollen binnen je organisatie? Met een organigram heb je de structuur weer helder voor je. Zo’n grafische weergave toont alle afdelingen, hiërarchische relaties en verantwoordelijkheden. Naast overzichtelijkheid biedt een organigram meer voordelen. Welke dat precies zijn en hoe je eenvoudig een organigram maakt, lees je hier.
Wat is een organigram?
Een organigram toont de interne structuur van je organisatie als een schematisch overzicht. Met zo’n visuele weergave zie je in één oogopslag de opbouw en onderlinge verhoudingen tussen je werknemers, functies, afdelingen en teams. Meestal worden met lijnen de hiërarchische relaties tussen managers en werknemers weergegeven.
Lees ook: Wat is een organigram?
Hoe maak je een organigram: welke tools kun je gebruiken?
Je hoeft geen grafisch genie te zijn om een organigram te maken. Het kan eenvoudig in een aantal bekende Microsoft 365-apps. Of met een van de vele online tools (meestal gratis).
Organigram maken Word
Werk je graag in Word? Open dan een leeg document en klik in de menubalk op ‘Invoegen’ en vervolgens op ‘SmartArt’. Er verschijnt een lijst met SmartArt-opties. Kies voor 'Hiërarchie'. Je kunt nu een keuze maken tussen allerlei verschillende templates voor je organigram. De opbouw is trouwens niet in ijzer gegoten; je kunt elementen veranderen, verplaatsen of verwijderen. Ook de opmaak van blokken en tekst kun je naar smaak aanpassen.
Organigram maken Excel
In Excel werkt het niet veel anders. Open eerst een leeg document. Ook hier kies je voor ‘Invoegen’ en vervolgens voor 'Hiërarchie'. Kies een template dat goed past bij je organisatie en voila! Vorm, kleur en positie van de elementen pas je eenvoudig aan, net als lettertype, grootte, etc.
Organigram maken Powerpoint
Ook als je een PowerPoint-presentatie in elkaar draait, voeg je eenvoudig een organigram toe aan een sheet. Dat werkt heel simpel via dezelfde stappen als hierboven beschreven voor Word en Excel.
Online tools organigram maken
Gebruik je liever een online tool met nog meer functionaliteiten? Bekijk dan eens:
Visme
Canva
SmartDraw
ChartHop
Lucidchart
Soorten en voorbeelden organigram
Het ontwerp van een organigram hangt vooral af van de ondernemingsvorm. Je kunt organigrammen grofweg onderverdelen in drie categorieën:
Hiërarchisch organigram
De klassieke en meest gebruikte vorm is een hiërarchisch organigram. Deze structuur kun je top-down (van boven naar beneden) lezen. In een hiërarchisch organigram sta jij bovenaan, eventueel met andere directieleden. Verder naar beneden staan de mensen en afdelingen met minder gezag en verantwoordelijkheden.
Daarbij geldt: hoe verder naar beneden, hoe minder belangrijk. Hierbij ontstaat vaak een piramidevorm.
Horizontaal organigram (vlak organigram)
Een horizontaal organigram is een grafische weergave van een heel ander soort ondernemingsvorm met vlakke hiërarchie. Deze moderne organisatiestructuur kenmerkt zich door veel betrokkenheid en grote verantwoordelijkheid van je werknemers. Vaak heeft dit type organigram slechts 2 niveaus: leidinggevenden en medewerkers.
Matrixorganigram
Rapporteren teamleden binnen jouw onderneming aan meerdere leidinggevenden en/of werken ze nauw samen met leden van andere afdelingen? Dan spreken we van een matrixorganisatie. Voor deze werkstructuur maak je een matrixorganigram, waarbij medewerkers in een matrixweergave onder verschillende projecten en afdelingen vallen.
Waar moet je op letten bij het maken van een organigram?
Nu je weet met welke programma’s je zoal een organigram maakt en welke soorten er bestaan, kun je zelf aan de slag. Daarbij is het belangrijk dat je eerst het doel definieert: is het voor intern gebruik, voor nieuwe medewerkers of een bepaald project? Of juist voor stakeholders?
Type bedrijfscultuur belangrijk bij keuze soort organigram
Daarnaast is het belangrijk dat je het juiste soort organigram kiest. Een stukje bewustzijn van hoe je organisatie is opgebouwd is daarbij onmisbaar. Werk je met een vlakke structuur? Dan heeft het weinig zin om een model te kiezen met een hiërarchische structuur. Weet je eigenlijk niet zo goed welke structuur je organisatie heeft? Dan kun je ook een stukje organisatieadvies inwinnen bij een adviesbureau.
Wees consistent
Probeer het organigram zo consistent mogelijk op te bouwen. Gebruik duidelijke labels voor functies en afdelingen, zorg voor goede leesbaarheid en kies een uniform ontwerp en kleurenschema om verwarring te voorkomen.
Zoek een goede balans tussen eenvoudig en gedetailleerd
Tot slot is het handig om vooraf na te denken over hoe nauwkeurig het organigram moet zijn. Een te complex organigram kan meer verwarring dan duidelijkheid opleveren. Een te eenvoudige weergave kan juist weer leiden tot ontbreken van belangrijke informatie of onderlinge relaties.
De voordelen van een organigram
Zo’n visuele weergave van de structuur binnen je organisatie biedt een heleboel voordelen:
Hiërarchie
In één oogopslag heb je de onderlinge relaties tussen je medewerkers, posities en afdelingen voor je. Oftewel, de hiërarchische structuur binnen je bedrijf. Dit kan bijvoorbeeld een traditionele top-down structuur zijn. Of misschien run je juist een vlakke organisatie (horizontale organisatie) waarbij iedereen, ongeacht positie, veel inspraak en invloed heeft.
Verantwoordelijkheid en rollen
Een organigram helpt je beter te begrijpen bij waar de verantwoordelijkheden liggen en wie aan wie rapporteert.
Interne communicatie
Het kan de interne communicatie bevorderen. Medewerkers zien direct bij wie ze moeten aankloppen voor bepaalde zaken.
Externe communicatie
Ook voor externe belanghebbenden (stakeholders) kan een organigram nuttig zijn. Zo kunnen investeerders, partners of leveranciers duidelijk zien hoe je organisatie is opgebouwd. Of hoe de rol van een contactpersoon (medewerker) zich verhoudt tot de rest van je organisatie.
Onboarding
Nieuwe medewerkers aan boord? Dan is een organigram een handig hulpmiddel om jullie organisatiestructuur snel te begrijpen.
Planning en besluitvorming.
Tijd voor organisatorische veranderingen binnen je organisatie? Een organigram helpt je met plannen en implementeren van deze veranderingen. Bijvoorbeeld bij het herstructureren van een bepaalde afdeling of het aanstellen van nieuwe teamleden.
Toewijzing van middelen
Een schematische weergave helpt je ook met het effectief toewijzen van middelen zoals tijd, personeel en budget.
