Thuiswerkbeleid opstellen? Zo pak je het aan

Hulp om je aan te passen aan het nieuwe normaal

13 juli 2021

Thuiswerken is in korte tijd noodgedwongen de norm geworden voor een groot deel van werkend Nederland. Veel bedrijven hebben hiervan de voordelen ervaren en hebben besloten thuiswerken op te nemen in hun beleid. Ze stappen over op hybride werken. Natuurlijk moet je het thuiswerken dan wel goed reguleren, bijvoorbeeld met een thuiswerkbeleid. Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?

Thuiswerken: een succesverhaal

Veel werkgevers stonden huiverig tegenover het idee dat ze hun werknemers thuis konden laten werken. Een coronajaar verder is gebleken dat deze angst ongegrond was. Thuiswerkers blijken blijer en productiever te zijn. Juist omdat ze meer gevoel van autonomie ervaren en minder stress hebben. Zaken als reistijd, files en onnodige afleiding vallen weg, terwijl het werk beter te combineren is met bijvoorbeeld het gezin. Door thuiswerken is het mogelijk om talent dat verder weg woont, aan te trekken.

Inmiddels is thuiswerken niet meer het advies van het kabinet. De vraag is dan: ga je iedereen verplichten weer volledig op kantoor te werken? Of maak je thuiswerken een integraal onderdeel van je beleid?

Volgens werkgeversvereniging AWVN wordt twee dagen per week thuiswerken de norm. Geldt dat voor jouw bedrijf? Net zoals je afspraken maakt met je werknemers over werken op kantoor, zul je dan afspraken moeten maken over thuiswerken. Je moet dan een thuiswerkbeleid opstellen. Hoe pak je dat aan?

Wat is een thuiswerkbeleid?

Een thuiswerkbeleid is een overeenkomst met je werknemer waarin je vastlegt hoe een werknemer bij hem thuis – dus niet op kantoor – werkzaamheden voor je verricht. Daarom wordt het ook vaak een thuiswerkovereenkomst genoemd. Met een thuiswerkbeleid geef je duidelijkheid over wat je van je medewerkers verwacht, wat hun rechten zijn, wat je voor ze regelt en hoe het zit met aansprakelijkheid. Omdat thuiswerken het nieuwe normaal is, hebben veel bedrijven het thuiswerkbeleid opgenomen in hun arbeidsovereenkomst.

Stappenplan thuiswerkbeleid

Hoe stel je een thuiswerkbeleid op? Waar moet je allemaal aan denken? Hier vijf stappen om je op weg te helpen. 

1. Inventariseer de behoeften

Het thuiswerkbeleid behartigt de belangen van zowel de werkgever als de werknemer. De belangrijkste vraag is misschien wel: wie komen er in aanmerking voor thuiswerken? Sommige functies zijn namelijk niet vanuit huis in te vullen. 

Ga vervolgens na wat je medewerkers nodig hebben om succesvol thuis te werken. Dit kun je doen door hen om input te vragen over specifieke onderwerpen. Sommigen hebben ervaring met thuiswerken. Waar lopen zij tegenaan? Het zal direct opvallen dat werknemers uit verschillende groepen verschillende behoeften hebben. Probeer input te gebruiken om een beleid op te stellen dat voor iedereen werkt.

In het thuiswerkbeleid staan meestal afspraken over arbeidstijden, arbeidsomstandigheden en bescherming van persoonsgegevens. Het is daarom verstandig om de werknemersvertegenwoordiging of ondernemingsraad ook te betrekken bij het opstellen van je thuiswerkbeleid.

2. Check de juridische grondslagen

Je werknemers hebben niet het recht op thuiswerken. Maar als je besluit hybride werken op te nemen in je bedrijfsbeleid, zul je als werkgever rekening moeten houden met de wetgeving. Je moet bijvoorbeeld:

  • Afspraken maken over waar en wanneer er werk voor je gedaan wordt.

  • Aangeven welke werkzaamheden werknemers voor je doen.

  • Toezien op de veiligheid van je werknemers.

  • Zorgen voor een ergonomische werkomgeving.

  • Rekening houden met de Arbowet.

  • Voorzien in een werkkostenregeling.

Je kunt ook rekening houden met de Wet flexibel werken. Op basis daarvan mag een werknemer namelijk een aanpassing aanvragen in arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd. Dit is in lijn met de mogelijkheid tot hybride werken.

3. Bepaal een thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding

Wanneer je werknemer thuis gaat werken, heeft hij een thuiswerkplek nodig. Zo’n thuiswerkplek moet voldoen aan de wetgeving in de Arbowet. Bepaal het budget voor zo’n werkplek en voorzie in een checklist zodat je je werknemer alle handvatten geeft om een veilige, ergonomische werkplek in te richten.

Vervolgens moet je ook nadenken over een thuiswerkvergoeding: een vergoeding om tegemoet te komen in de extra kosten die je werknemer maakt om thuis te kunnen werken. Hij gebruikt daar bijvoorbeeld internet en extra energie omdat hij thuis werkt. Sommige bedrijven geven een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per gewerkte dag.

Lees meer over vergoedingen voor thuiswerken.

Test het voorlopige huiswerkbeleid

Ga met deze informatie aan de slag en stel een draft-thuiswerkbeleid op. Toets deze schets met een aantal medewerkers en ga erover met elkaar in gesprek. Probeer vrijuit te brainstormen over de afspraken die je hebt opgesteld en kijk wat er ontbreekt of onduidelijk is. Vaak komen uit dat soort sessies allerlei pijnpunten naar voren die je nog kunt tackelen.

Maak een definitief thuiswerkbeleid

Nu je het voorlopige thuiswerkbeleid hebt losgelaten op een panel binnen je bedrijf, weet je precies wat er in je thuiswerkbeleid moet staan. Stel op basis daarvan je definitieve thuiswerkbeleid op. Laat het zo nodig nog controleren door een externe partij, zodat je zeker weet dat er geen fouten of (juridische) onnauwkeurigheden in staan.

Voorbeeld thuiswerkbeleid

Hoe ziet een voorbeeld thuiswerkbeleid eruit? Afspraken rondom thuiswerken kunnen onderdeel gemaakt worden van de bestaande arbeidsovereenkomst. Een voorbeeld thuiswerkbeleid kan de volgende elementen bevatten:

  • De tijden en/of dagen die je werknemer thuis werkt

  • De werkzaamheden die je werknemer thuis doet

  • De hoogte van de thuiswerkvergoeding (i.v.m. kosten als gas en licht, internet)

  • Welke apparatuur beschikbaar gesteld wordt voor het thuiswerken

  • Een thuiswerkbudget voor de inrichting van de thuiswerkplek

  • Een thuiswerkplek-checklist

  • Arbo-technische aanwijzingen voor een ergonomische werkplek (stoel, scherm, keyboard)

  • Het bedrijfsbeleid voor het gebruik van internet

  • Het beleid in verband met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes

  • Het beleid in verband met de bescherming van persoonsgegevens

  • Afspraken over de bereikbaarheid van je werknemer (telefonisch of digitaal)

  • Hoe de gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden gecontroleerd worden

  • Sancties als je werknemer het thuiswerkbeleid overtreedt

  • Situaties waarin de afspraken voor thuiswerken ingetrokken worden

Natuurlijk is deze lijst niet compleet. Elk bedrijf heeft andere omstandigheden, en dat maakt elke overeenkomst uniek.

Thuiswerkbeleid na corona

Door corona zijn veel werknemers gedwongen gaan thuiswerken. Maar thuiswerken is nog steeds geen recht. Dat is na corona niet ineens veranderd. Maar iedereen snapt nu wel beter waarom thuiswerken een goed idee is. Wat ga jij doen om thuiswerken op te nemen in je bedrijfs-DNA?

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.