Thuiswerkbeleid opstellen? Zo pak je het aan
Zo stel je een hybride werken beleid op voor jouw onderneming
Werken jouw medewerkers veel vanuit huis? Veel bedrijven hebben in coronatijd de voordelen ervaren en besloten thuiswerken op te nemen in hun beleid. Ze stappen over op hybride werken (thuis en op kantoor werken). Natuurlijk moet je het thuiswerken dan wel goed reguleren, bijvoorbeeld met een thuiswerkbeleid. Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?
Thuiswerken: een succesverhaal
Veel werkgevers stonden huiverig tegenover het idee dat ze hun werknemers thuis konden laten werken. In coronatijd bleek dat deze angst ongegrond was. Thuiswerkers blijken blijer en productiever te zijn, juist omdat ze meer gevoel van autonomie ervaren en minder stress hebben. Zaken als reistijd, files en onnodige afleiding vallen weg, terwijl het werk beter te combineren is met bijvoorbeeld het gezin. Door thuiswerken is het mogelijk om talent dat verder weg woont, aan te trekken.
Niet gek dus, dat veel bedrijven ervoor kiezen om medewerkers niet meer te verplichten op kantoor te werken. Ze krijgen de vrijheid om thuiswerken en werken op kantoor te combineren: hybride werken.
Volgens de werkgeversenquête 2022 van de Rijksoverheid werkt één op de drie werknemers meer dan de helft van de tijd thuis. Geldt dat voor jouw bedrijf? Net zoals je afspraken maakt met je werknemers over werken op kantoor, zul je dan afspraken moeten maken over thuiswerken. Je moet dan een thuiswerkbeleid (of hybride werken beleid) opstellen. Hoe pak je dat aan?
Wat is een thuiswerkbeleid?
Een thuiswerkbeleid is een overeenkomst met je werknemer waarin je vastlegt hoe een werknemer bij hem thuis – dus niet op kantoor – werkzaamheden voor je verricht. Daarom wordt het ook vaak een thuiswerkovereenkomst genoemd. Met een thuiswerkbeleid geef je duidelijkheid over wat je van je medewerkers verwacht, wat hun rechten zijn, wat je voor ze regelt en hoe het zit met aansprakelijkheid. Het thuiswerkbeleid behartigt de belangen van zowel de werkgever als de werknemer. Veel bedrijven hebben het thuiswerkbeleid dan ook opgenomen in hun arbeidsovereenkomst.
Stappenplan thuiswerkbeleid
Hoe stel je een thuiswerkbeleid op? Waar moet je allemaal aan denken? Hier vijf stappen om je op weg te helpen.
1. Inventariseer de behoeften
De belangrijkste vraag is misschien wel: wie komen er in aanmerking voor thuiswerken? Sommige functies zijn namelijk niet vanuit huis in te vullen. Denk bijvoorbeeld aan productiemedewerkers en receptionisten.
Ga vervolgens na wat je medewerkers nodig hebben om succesvol thuis te werken. Dit kun je doen door hen om input te vragen over specifieke onderwerpen. Sommigen hebben ervaring met thuiswerken. Waar lopen zij tegenaan? Het zal direct opvallen dat werknemers uit verschillende groepen verschillende behoeften hebben. Probeer input te gebruiken om een beleid op te stellen dat voor iedereen werkt.
In het thuiswerkbeleid staan meestal afspraken over arbeidstijden, arbeidsomstandigheden en bescherming van persoonsgegevens. Heb je een werknemersvertegenwoordiging of ondernemingsraad? Dan is het verstandig om hen te betrekken bij het opstellen van je thuiswerkbeleid.
2. Check de juridische grondslagen
Goed om te weten: je werknemers hebben geen recht op thuiswerken. Het is een afspraak die je in overleg maakt. Maar als je besluit hybride werken op te nemen in je bedrijfsbeleid, zul je als werkgever rekening moeten houden met de wetgeving. Je moet bijvoorbeeld:
Aangeven welke werkzaamheden werknemers exact uitvoeren.
Afspraken maken over waar en wanneer het werk wordt gedaan.
Toezien op de veiligheid van je werknemers, ook thuis.
Zorgen voor een ergonomische werkomgeving.
Rekening houden met de Arbowet.
Voorzien in een werkkostenregeling.
Houd ook rekening met de Wet flexibel werken. Op basis daarvan mag een werknemer namelijk een aanpassing aanvragen in arbeidsduur, arbeidsplaats en werktijd. Dit is in lijn met de mogelijkheid tot hybride werken.
3. Bepaal een thuiswerkbudget en thuiswerkvergoeding
Wanneer je werknemer thuis gaat werken, heeft hij een thuiswerkplek nodig. Zo’n thuiswerkplek moet voldoen aan de wetgeving in de Arbowet. Bepaal het budget voor zo’n werkplek en voorzie in een checklist zodat je je werknemer alle handvatten geeft om een veilige, ergonomische werkplek in te richten. Dit leg je uiteraard ook vast in het thuiswerkbeleid.
Vervolgens moet je ook nadenken over een thuiswerkvergoeding: een vergoeding om tegemoet te komen in de extra kosten die je werknemer maakt om thuis te kunnen werken. Hij of zij gebruikt bijvoorbeeld internet en extra energie omdat hij thuis werkt. Sommige bedrijven geven een thuiswerkvergoeding van € 3 netto per gewerkte dag.
Lees meer over vergoedingen voor thuiswerken.
Test het voorlopige huiswerkbeleid
Ga met deze informatie aan de slag en stel een eerste versie van het thuiswerkbeleid op. Toets deze schets met een aantal medewerkers en ga erover met elkaar in gesprek. Probeer vrijuit te brainstormen over de afspraken die je hebt opgesteld en kijk wat er ontbreekt of onduidelijk is. Vaak komen uit dat soort sessies allerlei pijnpunten naar voren die je nog kunt tackelen.
Maak een definitief thuiswerkbeleid
Nu je het voorlopige thuiswerkbeleid hebt losgelaten op een panel binnen je bedrijf, weet je precies wat er in je thuiswerkbeleid moet staan. Stel op basis daarvan je definitieve thuiswerkbeleid op. Laat het zo nodig nog controleren door een externe partij, zodat je zeker weet dat er geen fouten of (juridische) onnauwkeurigheden in staan.
Thuiswerkbeleid voorbeeld
Afspraken rondom thuiswerken kunnen toegevoegd worden aan de bestaande arbeidsovereenkomst. Het is dan een soort extra hoofdstuk. Wat moet er in de praktijk allemaal in een thuiswerkbeleid of hybride werken beleid komen? Dit thuiswerkbeleid voorbeeld geeft je een goed beeld van de elementen die in zo’n beleid kunnen staan:
De tijden en/of dagen die je werknemer thuis werkt
De werkzaamheden die je werknemer thuis doet
De hoogte van de thuiswerkvergoeding (i.v.m. kosten als gas en licht, internet)
Welke apparatuur beschikbaar gesteld wordt voor het thuiswerken
Een thuiswerkbudget voor de inrichting van de thuiswerkplek
Een thuiswerkplek-checklist
Arbo-technische aanwijzingen voor een ergonomische werkplek (stoel, scherm, keyboard)
Het bedrijfsbeleid voor het gebruik van internet
Het beleid in verband met vertrouwelijke gegevens en inlogcodes
Het beleid in verband met de bescherming van persoonsgegevens
Afspraken over de bereikbaarheid van je werknemer (telefonisch of digitaal)
Hoe de gewerkte uren en uitgevoerde werkzaamheden gecontroleerd worden
Sancties als je werknemer het thuiswerkbeleid overtreedt
Situaties waarin de afspraken voor thuiswerken ingetrokken worden
Natuurlijk is deze lijst niet compleet. Elk bedrijf heeft andere omstandigheden, en dat maakt elke overeenkomst uniek. Pas dit dus aan naar je eigen situatie!
