Wat als je factuur niet betaald wordt?

Een stappenplan: dit doe je als klanten niet betalen

vrouw op laptop administratie betaallink factuur

Allianz Trade klantencheck

Elke ondernemer krijgt er vroeg of laat mee te maken: het feit dat facturen niet betaald worden. Wat kun je doen als een factuur niet betaald wordt? Doe je voordeel met ons stappenplan ‘niet-betaalde facturen’.

Redenen waarom klanten facturen niet betalen

Als een factuur niet betaald wordt heb je misschien de neiging om direct van het ergste uit te gaan: de klant wíl niet betalen, om wat voor reden maar ook. Maar niet-betalende klanten zijn meestal geen klanten die niet willen betalen. Veel voorkomende redenen waarom klanten niet betalen:

  • De factuur is ergens blijven liggen

  • Iemand op de boekhouding is op vakantie

  • Tijdelijke geldnood

  • Betaling is ingepland, maar nog niet uitgevoerd

Ga dus van het positieve uit, want anders gaat het ten koste van je eigen energie én mogelijk ten koste van de band met je klant. Als facturen niet betaald worden, is een positieve benadering is meestal de meest effectieve manier om je geld alsnog te krijgen.

Hoe pak je het aan als je factuur niet betaald is na de afgesproken betalingstermijn? Er is geen vaste procedure voor onbetaalde facturen, maar dit zijn een paar dingen die je kunt doen als een factuur niet betaald wordt.

Stap 1: stuur een eerste herinnering

Stap 1 is meestal voldoende om het probleem op te lossen: stuur een herinnering. Dit is een zakelijke maar vriendelijke e-mail die je eigenlijk automatisch na het verstrijken van de betalingstermijn kunt versturen. 

De meeste klanten zullen het niet persoonlijk opvatten als ze een herinneringsmail krijgen. Misschien krijg je wel direct een reactie dat de factuur later goedgekeurd is vanwege vakantie op de financiële afdeling. 

Stap 2: bel je opdrachtgever op

Als je na een week of langer nog niets gehoord hebt van je debiteur, pak dan je de telefoon en vraag hoe het zit met de niet-betaalde factuur. Overigens, sommige ondernemers besluiten te bellen voordat ze een herinnering sturen, dus stap 2 eerst. Dat is een inschatting die je moet maken op basis van je verhouding met je klant. 

In het telefoongesprek zal een debiteur ongetwijfeld ‘goede’ redenen aanvoeren waarom de factuur niet betaald is. Personeelstekort op de financiële afdeling, de maandelijkse betaling die nét de deur uit is, ... vul maar aan. Ga niet teveel in op die oorzaken tijdens het gesprek; dat kost je alleen maar energie. Focus op hoe nu verder: maak in het gesprek een duidelijke afspraak wanneer de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Bevestig deze afspraak schriftelijk, bijvoorbeeld per mail.  

Stap 3: stuur een tweede herinnering (aanmaning)

Heeft de eerste herinnering en bellen geen succes en is de rekening nog niet betaald? Stuur dan een tweede betalingsherinnering, of aanmaning. Weersta de verleiding om in je brief je frustratie te laten blijken. Blijf beleefd, maar wees wel heel duidelijk: als de opdrachtgever niet betaalt, ben je genoodzaakt tot het nemen van verdere stappen. Zo weet de debiteur heel goed wat er gebeurt als hij niet betaalt.

Stap 4: stel een betalingsregeling op

Deze stap zit niet altijd in het rijtje. Maar soms blijkt dat de debiteur in in betalingsproblemen verkeert. In dat geval kun je beslissen een betalingsregeling met hem te treffen om de kans op betaling te vergroten (bijvoorbeeld op basis van de WHOA). Bij een faillissement is namelijk de kans aanwezig dat je als geldeiser helemaal niks krijgt. Leg de betalingsregeling schriftelijk vast en formuleer de rechten en plichten van beide partijen duidelijk. 

Tip: gaat het om een groot bedrijf dat de rekeningen niet betaald? Bekijk of dit valt onder wanbetalingen, waarvoor de ACM het Meldpunt achterstallige betalingen heeft geopend.

Stap 5: schakel een incassobureau in

Is de factuur nog steeds niet betaald? Dan kun je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Hiermee stel je de debiteur in gebreke. Vergeet niet te vermelden dat alle bijkomende kosten voor rekening van de opdrachtgever komen. Als starter kan het voordeliger zijn om te kiezen voor een incassobureau dat werkt op een basis van 'no cure no pay'. In het geval dat er niets wordt geïncasseerd, worden bij jou ook geen kosten in rekening gebracht. 

Houd er wel rekening mee dat bij een eventueel faillissement de kosten van een deurwaarder en de daaropvolgende gerechtelijke procedure niet hieronder vallen. 

Tip: je kunt ook zelf een brief van ingebrekestelling opstellen.

Stap 6: stap naar de rechter

In het uiterste geval als een factuur niet betaald wordt - en gelukkig komt het in de meeste gevallen niet voor - stuur je een dagvaarding waarmee je de klant voor de rechter daagt. Een dagvaarding vermeldt gedetailleerd wat iemand eist, de onderbouwing van de eis, de bewijzen waarover men beschikt en waarom de gedaagde partij wordt aangesproken. Je kunt hiervoor uiteraard een juridisch adviseur inschakelen.

Klant betaalt factuur niet, wat nu?

Zodra je vermoedt dat de klant helemaal niet gaat betalen, kun je de schade beperken door de debiteur over te hevelen naar dubieuze debiteuren. Deze groep facturen heet ook wel ‘oninbare facturen’ genoemd. Bij deze facturen mag je de btw die je al hebt afgedragen, weer terugvragen. Dat scheelt alvast iets. 

Voorkom dat je factuur niet betaald wordt

Natuurlijk is het het beste om te voorkomen dat facturen niet betaald worden. Hoe doe je dat?

Een paar dingen om op te letten:

  • Duidelijke algemene voorwaarden. Met goede algemene voorwaarden schep je duidelijkheid over wat je van je klant verwacht, ook als het gaat over betalingen en incasso.

  • Stuur een goede factuur. Voorkom fouten op de factuur. Geef de informatie die de opdrachtgever nodig heeft om direct te kunnen betalen. Natuurlijk hoort daarbij ook een goede betalingstermijn.

  • Gebruik UBL-facturen. Door UBL-facturen te versturen, maak je de kans op fouten zo klein mogelijk. Deze facturen worden automatisch ingelezen en herkend door boekhoudprogramma’s.

  • Check de kredietwaardigheid. Het is verstandig om bij het aannemen van nieuwe opdrachten altijd eerst het klantenrisico te inventariseren. Je doet dit door je bijvoorbeeld als ondernemer aan te sluiten bij het Bureau Krediet Registratie (BKR). Hier wordt voornamelijk gekeken naar betalingsachterstanden bij leningen, abonnementen en andere langlopende betalingen. Het is ook mogelijk om de kredietwaardigheid van je klanten te checken.

  • Zorg voor goed debiteurenbeheer. Al eerder genoemd, maar erg belangrijk: laat betalingen niet aan het toeval over.

  • Kies voor factoring. Bij factoring neemt een derde partij (een deel van) de facturen van je over en betaalt je direct het factuurbedrag uit.

  • Sluit een kredietverzekering af. Met een kredietverzekering verzeker je jezelf tegen de risico's van onbetaalde facturen. Want zelfs als je alles goed doet en je debiteurenbeheer op orde hebt, het risico blijft bestaan dat een klant niet betaalt. Een kredietverzekering is dan een perfect vangnet.


Meer weten over het beperken van financiële risico's? Check deze pagina.

Wat vind je van dit artikel?

Job Jansen

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.