Debiteurenbeheer: 3 cruciale eerste stappen

Gouden tips om structureel sneller je geld te ontvangen

21 november 2018

Achter je geld aan jagen is niet leuk. Met slim ingericht debiteurenbeheer zorg je ervoor dat je geld sneller binnenkomt en dat jij daar als ondernemer geen stress van hebt. Het begint met preventie.

Financiële risico’s beperken

Debiteurenbeheer

Ervoor zorgen dat je verstuurde facturen ook betaald worden: met een mooi woord noemen we dat debiteurenbeheer. Je debiteuren zijn je klanten die nog moeten betalen. Het in kaart brengen van wie er nog moeten betalen is je debiteurenadministratie. Om je geld (op tijd) binnen te krijgen voor de goederen die je hebt geleverd of de diensten die je hebt verricht, onderneem je vaak een aantal stappen, zoals een telefonische of schriftelijke herinnering en een aanmaning. Maar een goed debiteurenbeheer begint eerder.

Preventie

Ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen. Debiteurenbeheer begint namelijk al voordat er sprake is van een openstaande vordering/factuur. Belangrijke stappen hierbij zijn:

  • Ga na met wie je zaken doet.

Als het om een bedrijf gaat, raadpleeg dan bijvoorbeeld het handelsregister van de KvK om te checken of het bedrijf wel echt bestaat. Controleer ook de tekeningsbevoegdheid van de persoon die een opdracht bij je plaatst. Niet iedereen binnen een bedrijf is namelijk gemachtigd om een bestelling te doen namens het bedrijf. Neem contact op met het bedrijf op het algemene nummer en vraag na wie er bevoegd zijn. Zeker bij export is het aan te raden om op internet het bedrijf te zoeken en attent te zijn op zakelijke bestellingen via bijvoorbeeld een hotmail of gmail account.

  • Check de kredietwaardigheid van je klant.

Controleer of je klant wel een goede betaalreputatie en financiële status heeft. Dit kun je doen via een kredietinformatiebureau of een kredietverzekeraar. Dun & Bradstreet (D&B), Graydon en Coface zijn enkele bekende partijen waar je deze financiële informatie kunt opvragen over bedrijven. Kredietverzekeraars beschikken bijvoorbeeld over betalingservaringen die andere leveranciers hebben gehad met jouw (potentiële) klant. Al die informatie kun je in een rapport of kredietadvies opvragen. Daarbij geven deze informatiebureaus en kredietverzekeraars ook een score van kredietwaardigheid, waarmee je in een oogopslag kunt zien of het financieel verantwoord is om op krediet zaken te doen met deze (potentiële) klant.

  • Maak duidelijke afspraken over levering en betaling.

Spreek duidelijk af met je klant wat de betalingsvoorwaarden en leveringsvoorwaarden zijn en leg dit bij voorkeur schriftelijk vast. Je kunt hierbij gebruik maken van je algemene voorwaarden.

3 gouden tips om sneller je geld te krijgen

  1. Vraag of je klant vooraf kan betalen of binnen een korte termijn (bijvoorbeeld 8 dagen) in ruil voor korting. Dit scheelt jou een stuk debiteurenbeheer en het aanhouden van eventuele voorraden op eigen rekening.

  2. Leg in je voorwaarden of contract vast dat jij altijd eigenaar blijft van de geleverde zaken totdat je klant alles heeft betaald. Mocht het fout gaan met de betaling kun je altijd je goederen terugeisen.

  3. Overweeg het inschakelen van de hulp van een kredietverzekeraar. Hiermee kun je een hoop wanbetalingen voorkomen en afdekken, weet ook ondernemer Marco van Veen: "Ik wil iedere mkb-ondernemer aanraden betaalrisico’s te onderzoeken. Wacht niet tot het te laat is en je het eerste faillissement aan je broek hebt hangen. Dat is doodzonde."

Achteraf

Wat kun je na levering van je dienst of goederen doen om je geld snel te ontvangen?

  • Zorg dat je de factuur zo snel mogelijk verstuurd - met je product mee of direct na het leveren van de dienst.

  • Bel direct na facturatie je klant om te checken of de factuur is ontvangen, of de levering in orde is en of het bedrag correct is. Dit voorkomt een hoop discussies achteraf.

  • Check je administratie dagelijks op ontvangen betalingen.

  • Zorg ervoor dat je herinneringen en aanmaningen consequent worden verstuurd op vastgestelde dagen. Dit kun je ook automatiseren - via je boekhoudsoftware bijvoorbeeld.

  • Volg elke aanmaning op met een telefoontje.

  • Vergeet niet in je laatste (meestal derde) aanmaning de klant formeel in gebreke te stellen en te verwijzen naar de rente en kosten die bij uitblijven van betaling in rekening worden gebracht. Let hierbij op dat een ingebrekestelling aan een consument aan bepaalde wettelijke voorwaarden moet voldoen.

  • Accepteer geen nieuwe opdrachten als betalingstermijnen zonder geldige reden worden overschreden door die opdrachtgever.

  • Schakel op tijd een professionele partij in, zoals een incassobureau, kredietverzekeraar of factoringmaatschappij, om je te helpen bij het invorderen van het geld.

Auteur

Raphael Klees